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就職活動に使用する履歴書は、ワードでダウンロードして手に入れる方法もあります。
履歴書はコンビニエンスストアや文房具店などでも販売されていますが、履歴書の様式には転職者用に作成されているタイプや、就活生用に作成されたタイプなど様々なものがあります。
もちろんお店で購入することも履歴書を準備する手段の一つですが、自分に最も適したタイプの履歴書をワードでダウンロードするという方法もあるのです。
履歴書をワードでダウンロードするメリットは、履歴書の作成をそのままPCで行えるということです。
手書きでなくワードで履歴書を作成することで、内容の変更や書き損じの修正が簡単にできるようになります。
手書きで履歴書を作成する方であっても、まずはワードで履歴書をダウンロードし、下書きを作成してから本番用の履歴書を手書きで作成するという使い方もできます。
ダウンロードできる履歴書のタイプは3種類
ダウンロードできる履歴書のタイプは3種類です。
1つめは「JIS規格」と呼ばれるタイプです。
JIS規格とは、「日本工業規格（Japan Industrial Standards）」という基準に基づいて作成されたフォーマットのことを指します。
履歴書には就活生用や転職者用などのフォーマットもありますが、それらの多くはこのJIS規格を参考につくられていることが多いです。
2つめは就活生向けにつくられたタイプです。
このタイプの履歴書には扶養欄などはなく、自己PRや志望動機の欄が設けられています。
3つめは転職者向けにつくられたタイプです。
このタイプの履歴書には職歴欄が設けられており、履歴書に様々なことを記載できるように記載項目が細かく分けられていないことが多いです。
JIS規格
ダウンロードできる履歴書のタイプは主に3種類あり、その1つがJIS規格です。
JIS規格とは「日本工業規格（Japan Industrial Standards）」という基準に基づいて作成されたフォーマットのことで、他のタイプの履歴書の基準となっています。
この基準は必ず守らなければいけないものではないため、このフォーマットを踏襲して就活生向けや転職者向けに様々な履歴書が作られています。
JIS規格の履歴書の多くには「扶養家族の人数」や「配偶者およびその扶養義務の有無」を記載する欄がありますが、その欄が必要なければ他のタイプの履歴書を使用すると良いでしょう。
企業によってはJIS規格の履歴書を使用するよう、あらかじめ求職者に指定する場合があります。
もし企業から指定された場合は、JIS規格のフォーマットをダウンロードするようにしましょう。
就活生向け
ダウンロードできる履歴書のタイプのうち、2つめには就活生向けの履歴書が挙げられます。
2つめの履歴書は、新卒の就活生向けに作成されているため、扶養欄や配偶者欄などはありません。
そのかわり、自己PRや志望動機の欄が大きく作られていることが多いです。
履歴書のタイプを企業から指定されていない場合で、かつ新卒採用の就職活動をする方はこのタイプを選ぶと良いでしょう。
なぜなら自己PR欄や志望動機の欄が大きいため、他の履歴書に比べて自己PRや志望動機のアピールに使用しやすいというメリットがあるからです。
ひとくちに「就活生向け」と言ってもさまざまな履歴書があるため、自分がアピールしたい部分のスペースが大きい履歴書を探してダウンロードするのが良いでしょう。
転職用
ダウンロードできる履歴書のタイプのうち、3つめには転職者向けの履歴書が挙げられます。
このタイプの履歴書は、JIS規格の履歴書や就活生向けの履歴書と違って職歴欄が設けられていることが多いです。そのため、学歴と職歴の書き分けがしやすいことが特徴です。
また、記載項目が細かく分けられていないことも特徴として挙げることができます。
転職者がアピールしたい項目に応じて自分でカスタマイズをできる要素が多いので、転職者に多く用いられています。
ただし履歴書を書き慣れていない場合において、転職者向けの履歴書を使用することには注意が必要です。
書くべき項目の判断に迷う場合は、就活生向けやJIS規格の履歴書を使用しても問題ありません。
履歴書をダウンロードする方法での使い方
履歴書をダウンロードする方法での使い方として、主に2つの方法を挙げることができます。
1つめは、「記載すべき項目をすべてPC上で作成する」方法です。
履歴書は手書きで作成する方も多いですが、ダウンロードする場合はワード上で最後まで作成することが可能になります。
綺麗な字が書けない方でも、PC上で最後まで履歴書を作成することで見栄えの良い履歴書を作成できます。
また、誤字脱字や内容の修正の度に一から書き直す必要もないため、履歴書の作成が非常に効率的になります。
2つめは、履歴書を手書きする場合にまずはPC上で下書きとして履歴書を作成する方法です。
一度PC上で最後まで作成すると、最適な文字サイズや文字間の幅を確認できます。
①データのダウンロード後PCで履歴書を作成
履歴書を作成するに際し、履歴書のフォーマットのダウンロードをした後はPCで最後まで履歴書を作成することが可能になります。
履歴書を手書きで作成する場合は、誤字や脱字があったり、内容に変更が生じたりするたびにまた一から履歴書を再作成する必要があります。
しかし、これでは非常に時間がかかってしまうことが多いです。
履歴書のフォーマットをダウンロードした場合には、そのままPC上で履歴書の作成ができます。
これによって、誤字や脱字を発見したり、内容に変更が生じたりしても一から履歴書を作成しなおす必要がなくなるのです。
特に転職者の方は履歴書をEメールで提出するように企業から求められることが多いため、履歴書をPC上で最後まで作成する方が多いです。
フォントや文字サイズは統一する
履歴書をPC上で最後まで作成する際は、フォントや文字サイズは統一しましょう。
なぜならフォントや文字サイズが一部分違うだけで、履歴書の見た目は悪くなってしまうからです。
また、フォントや文字サイズが統一されていないと「この求職者は文書作成能力が低い」と判断されてしまう可能性があります。
ビジネス文書においてもフォントや文字サイズを統一することは基本的なマナーの一つです。
履歴書をPC上で作成するメリットの一つは「綺麗な文字で仕上げられること」であるため、そのメリットを活かすためにもフォントや文字サイズは統一するように注意しましょう。
完成後はPDFにして文字のズレがないか確認
履歴書の必要事項をPC上で入力して完成させた後は、PDFにして文字のズレがないかを確認しましょう。
なぜならPC上のデータは、印刷すると文字にズレが生じる場合があるからです。
印刷後の状況を確認せず、文字にズレがあるまま履歴書を企業に提出してしまうと「この人は注意力の低い人である」と採用担当者に思われてしまう可能性があります。
データをPDFに変換することで印刷後の状態を確認することができるため、履歴書をPC上で作成した後はPDFに変換するようにしましょう。
②データのダウンロード後に紙で印刷してペンで記入
履歴書のフォーマットデータをダウンロードした後は、紙で印刷してペンで記入することも可能です。
履歴書を手書きで書くかPCで作成するかについては、企業からの指定が無ければどちらの方法で作成しても問題ありません。
しかし新卒採用の就活では人柄や個性、素養も評価の一つであるため、それらが伝わりやすい手書きの履歴書を好む採用担当者も存在します。
一方で中途採用の場合では、人柄や個性、素養よりも今までに積んできた経験や実力が重視されます。
そのため、中途採用の場合は読みやすさを重視してPC上で作成された履歴書を好む採用担当者もいます。
どちらの場合においても共通して言えることは、「履歴書の作成方法が合否の決め手になることはない」ということです。
履歴書を手書きにするかPCで作成するかについて迷った場合は、自分がアピールしたい要素によって使い分けすると良いでしょう。
A3サイズはA4の2枚ではなくA3一枚でプリントする
A3サイズの履歴書はA4で2枚にプリントするのではなく、A3一枚でプリントするようにしましょう。
なぜならA4で2枚に印刷してしまうと、企業にとって履歴書の管理に手間がかかってしまうからです。
A3の印刷用紙が家に無いという方は多いですが、A3の印刷用紙は文房具店や家電量販店でも購入することが可能です。
1枚にできる履歴書をわざわざA4で2枚に分けてしまうと、採用担当者に「気が利かない人だ」と判断される可能性があるため、A3サイズの履歴書はA3一枚でプリントするように心がけましょう。
プリントでかすれ・滲みがある場合はプリントし直す
履歴書をプリントした際に、文字にかすれや滲みがある場合はプリントしなおしましょう。
履歴書は、企業が保管する正式な書類です。
内定を取得して就職した場合には、履歴書は長年に渡って保管されます。
ビジネス上の正式書類にかすれや滲みを残した状態で企業に提出してしまうと、仕事の雑さを懸念される可能性があります。
採用担当者にマイナスの評価をされないために、履歴書にかすれや滲みが生じた場合はプリントしなおすようにしましょう。
履歴書をワードで作成する場合も証明写真を貼る
履歴書をワードで作成する場合にも、証明写真を忘れずに貼りましょう。なぜなら証明写真は、企業にとって本人確認をするための材料だからです。
「証明写真のデータがない」などの理由で、PC上で作成された履歴書に証明写真を貼らないまま提出してしまう方は多く見受けられます。
しかし履歴書の証明写真は本人確認のための材料であるため、写真を貼らないと面接に進むことができない場合は多いです。
証明写真のデータは写真屋で撮影すればもらえますし、ネット上でデータをダウンロードできる方法も増えています。
手書きで履歴書を作成するときと同様に、履歴書をワードで作成する場合にも証明写真を貼るようにしましょう。それにより、選考を順調に進めることができます。
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