Wie erstellen Sie eine Flottenmanagementrichtlinie, die Rollen, Verantwortlichkeiten und Verfahren festlegt?

1 Bewerten Sie Ihren Fuhrpark

Die Bewertung Ihrer aktuellen Flottensituation und die Identifizierung von Verbesserungspotenzialen ist der erste Schritt. Dazu können Sie Daten aus Ihrer Flottenmanagement-Software, Fahrzeuginspektionen, Fahrerfeedback und Branchen-Benchmarks verwenden. Bei der Bewertung der Leistung, Risiken und Chancen Ihres Fuhrparks sollten Größe, Typ und Zustand Ihrer Fahrzeuge berücksichtigt werden. den Zweck, die Häufigkeit und die Dauer Ihrer Reisen; den Kraftstoffverbrauch, die Wartungs- und Reparaturkosten Ihrer Fahrzeuge; die Sicherheits-, Schulungs- und Compliance-Aufzeichnungen Ihrer Fahrer; und die Umweltauswirkungen und Nachhaltigkeitsziele Ihrer Flotte.

2 Definieren Sie Ihre Ziele

Der nächste Schritt im Flottenmanagement besteht darin, Ihre Ziele zu definieren und sie mit Ihren Geschäftszielen in Einklang zu bringen. Ihre Ergebnisse sollten klar und messbar sein, wie z. B. die Reduzierung des Kraftstoffverbrauchs und der Emissionen, die Erhöhung der Fahrzeugauslastung und -verfügbarkeit, die Verbesserung der Sicherheit und Zufriedenheit der Fahrer, die Minimierung der Wartungs- und Reparaturkosten sowie die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Anforderungen.

3 Legen Sie Ihre Standards fest

Der dritte Schritt besteht darin, Ihre Standards für das Flottenmanagement festzulegen und diese an Ihre Fahrer und andere Stakeholder zu kommunizieren. Dies sollte spezifische und konsistente Kriterien für die Auswahl, den Erwerb, die Wartung und die Entsorgung Ihrer Fahrzeuge enthalten. Sie können beispielsweise das Mindest- und Höchstalter, den Kilometerstand und den Zustand Ihrer Fahrzeuge festlegen. Möglicherweise bevorzugen oder benötigen Sie bestimmte Marken, Modelle und Funktionen. Möglicherweise haben Sie auch eine Häufigkeit und einen Umfang von Fahrzeuginspektionen und -dienstleistungen. Darüber hinaus sollten Sie über Verfahren und Unterlagen für die Meldung und Lösung von Fahrzeugproblemen sowie über Methoden und Kriterien für den Verkauf oder die Stilllegung Ihrer Fahrzeuge verfügen.

4 Weisen Sie Ihre Rollen zu

Der vierte Schritt besteht darin, Ihrem Flottenmanagement Rollen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen und sicherzustellen, dass jeder sie versteht und befolgt. Es sollte eine klare und rechenschaftspflichtige Hierarchie mit einem Flottenmanager eingerichtet werden, der die Planung, Budgetierung und Koordination des Betriebs überwacht. Fahrer, Fahrzeuge sicher, effizient und verantwortungsbewusst zu betreiben; Mechaniker zur Durchführung von Wartungs- und Reparaturarbeiten; Administratoren zur Erledigung administrativer und finanzieller Aufgaben; und Auditoren zur Überwachung von Compliance und Leistung.

5 Implementieren Sie Ihre Verfahren

Der fünfte Schritt besteht darin, Ihre Flottenmanagementverfahren zu implementieren und deren Wirksamkeit zu überwachen. Dies erfordert praktische und zuverlässige Prozesse für die Ausführung, Nachverfolgung und Berichterstattung Ihrer Flottenaktivitäten, wie z. B. die Reservierung von Fahrzeugen für verschiedene Fahrten und Zwecke, die Aufzeichnung und Überprüfung von Fahrzeugkilometern, Kraftstoffverbrauch und Ausgaben, die Benachrichtigung und Eskalation von Fahrzeugvorfällen, Unfällen und Verstößen, das Sammeln und Analysieren von Fahrzeugdaten und Feedback sowie das Überprüfen und Verbessern von Flottenrichtlinien und -praktiken.

6 Aktualisieren Sie Ihre Richtlinie

Der letzte Schritt besteht darin, Ihre Police regelmäßig zu aktualisieren und an die sich ändernden Bedürfnisse und Bedingungen Ihres Flottenbetriebs anzupassen. Mindestens einmal im Jahr sollten Sie Ihre Richtlinie überprüfen und Anpassungen auf der Grundlage von Feedback, Daten und Ergebnissen aus Ihren Flottenmanagementverfahren vornehmen. Darüber hinaus sollten Sie externe Faktoren berücksichtigen, die Ihren Flottenbetrieb beeinflussen können, wie z. B. technologische Innovationen in der Branche, Kundenpräferenzen für Ihre Produkte oder Dienstleistungen, gesetzliche und behördliche Änderungen sowie ökologische und soziale Auswirkungen.

7 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten

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