Wie gehen Sie mit schwierigen oder sensiblen Gesprächen per Videokonferenz um?

1 Bereiten Sie sich und die andere Person vor

Bevor Sie einen Videoanruf für ein schwieriges oder sensibles Gespräch initiieren oder daran teilnehmen, stellen Sie sicher, dass Sie mental und emotional bereit sind. Identifizieren Sie den Hauptzweck und das gewünschte Ergebnis des Gesprächs und antizipieren Sie die möglichen Reaktionen und Antworten der anderen Person. Bereiten Sie einige wichtige Punkte und Beispiele vor, um Ihre Botschaft zu untermauern, und üben Sie sie bei Bedarf. Geben Sie der anderen Person auch eine Vorwarnung über das Thema und den Ton des Gesprächs, damit sie sich ebenfalls vorbereiten kann. Vermeiden Sie Überraschungen oder Hinterhalte, die Abwehr oder Groll auslösen können.

2 Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt und die richtige Einstellung

Timing und Kontext sind wichtige Faktoren für jedes Gespräch, besonders aber für schwierige oder heikle Gespräche. Wählen Sie eine Zeit, die für Sie beide geeignet ist, und vermeiden Sie es, den Anruf direkt vor oder nach einer anderen Besprechung oder Frist zu planen. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit und Privatsphäre haben, um ohne Unterbrechungen oder Ablenkungen zu sprechen. Suchen Sie sich einen ruhigen und bequemen Platz zum Sitzen und überprüfen Sie Ihre Internetverbindung, Audio- und Videoqualität. Passen Sie die Beleuchtung, den Kamerawinkel und den Hintergrund an, um einen professionellen und respektvollen Eindruck zu hinterlassen.

3 Seien Sie klar und respektvoll

Wenn Sie den Videoanruf starten, begrüßen Sie die andere Person herzlich und danken Sie ihr für ihre Zeit. Kommen Sie dann auf den Punkt und nennen Sie den Hauptgrund für das Gespräch. Seien Sie klar und prägnant in Bezug auf das, was Sie sagen möchten, und verwenden Sie eine neutrale und respektvolle Sprache. Vermeide es, die andere Person zu beschuldigen, zu beschuldigen oder zu verurteilen, und konzentriere dich auf Fakten und Verhaltensweisen und nicht auf Persönlichkeiten oder Absichten. Erkennen Sie alle positiven Aspekte oder Beiträge der anderen Person an und drücken Sie Ihre Wertschätzung oder Anerkennung aus.

4 Zuhören und mitfühlen

Ein schwieriges oder sensibles Gespräch ist kein einseitiger Monolog, sondern ein wechselseitiger Dialog. Nachdem Sie Ihre Nachricht übermittelt haben, geben Sie der anderen Person die Möglichkeit, zu antworten und ihre Gedanken und Gefühle mitzuteilen. Hören Sie aktiv und aufmerksam zu, was sie sagen, und zeigen Sie, dass Sie interessiert und besorgt sind. Verwenden Sie verbale und nonverbale Hinweise wie Nicken, Lächeln oder "Ich verstehe" oder "Ich verstehe", um Ihr Engagement und Ihre Beziehung zu zeigen. Fühlen Sie sich in ihre Emotionen und Perspektiven ein und bestätigen Sie ihre Bedenken oder Frustrationen. Vermeiden Sie es, sie zu unterbrechen, zu streiten oder abzulehnen.

5 Suchen Sie nach Lösungen und Vereinbarungen

Das Ziel eines schwierigen oder sensiblen Gesprächs ist nicht, einen Streit zu gewinnen oder Ihren Willen durchzusetzen, sondern eine für beide Seiten akzeptable Lösung oder Vereinbarung zu finden. Nachdem Sie der anderen Person zugehört und sich in sie hineinversetzt haben, fragen Sie sie nach ihren Vorschlägen oder Ideen, wie sie das Problem lösen oder die Situation verbessern können. Teilen Sie Ihre eigenen Erwartungen oder Vorschläge mit und versuchen Sie, eine gemeinsame Basis oder einen Kompromiss zu finden. Seien Sie flexibel und aufgeschlossen, aber auch fest und realistisch. Fassen Sie die wichtigsten Punkte und Maßnahmen zusammen, auf die Sie sich einig sind, und bestätigen Sie sie mündlich oder schriftlich.

6 Positives Ende

Der letzte Eindruck, den Sie bei der anderen Person hinterlassen, kann die Zukunft Ihrer Beziehung und Zusammenarbeit beeinflussen. Beenden Sie den Videoanruf daher positiv und zeigen Sie, dass Sie sie schätzen und respektieren. Danken Sie ihnen noch einmal für ihre Zeit und Teilnahme und drücken Sie Ihre Hoffnung oder Zuversicht aus, dass die Dinge besser oder reibungsloser werden. Bieten Sie bei Bedarf Ihre Unterstützung oder Hilfe an und laden Sie sie ein, sich bei Fragen oder Bedenken mit Ihnen in Verbindung zu setzen. Verabschieden Sie sich höflich und herzlich und lächeln Sie.