Was sind die besten Möglichkeiten, um mit Stakeholdern zu kommunizieren, wenn Sie hinter dem Zeitplan zurückliegen?

Bereitgestellt von KI und der LinkedIn Community

Hinter dem Zeitplan zurückzubleiben, ist eine häufige Herausforderung für Versicherungsfachleute, insbesondere wenn es sich um komplexe Ansprüche, mehrere Parteien und unvorhergesehene Ereignisse handelt. Die Art und Weise, wie Sie mit Ihren Stakeholdern kommunizieren, wenn es zu Verzögerungen kommt, kann jedoch einen großen Unterschied bei der Aufrechterhaltung von Vertrauen, Glaubwürdigkeit und Zufriedenheit ausmachen. In diesem Artikel lernen Sie einige Best Practices für die Kommunikation mit Stakeholdern kennen, wenn Sie hinter dem Zeitplan zurückbleiben, und wie Sie einige häufige Fallstricke vermeiden können, die Ihrem Ruf und Ihren Beziehungen schaden können.

Wichtige Erkenntnisse aus diesem Artikel

Reach out immediately:

Don’t wait for stakeholders to inquire about delays. Be upfront about the issues causing the delay and share what steps you're taking to mitigate them.### *Offer new timelines:Provide a revised plan with updated milestones and deliverables. This reassures stakeholders that you have a clear strategy to get back on track.

Diese Zusammenfassung wird von KI sowie diesen Expert:innen unterstützt:

1 Identifizieren Sie Ihre Stakeholder

Der erste Schritt besteht darin, herauszufinden, wer Ihre Stakeholder sind und was ihre Erwartungen und Bedürfnisse sind. Stakeholder sind alle, die ein Interesse oder Einfluss auf Ihr Projekt haben, z. B. Kunden, Manager, Kollegen, Anbieter, Aufsichtsbehörden oder externe Partner. Sie sollten Ihre Kommunikation auf der Grundlage der Auswirkungen und der Dringlichkeit der einzelnen Stakeholder priorisieren. Zum Beispiel kann Ihr Kunde der wichtigste Stakeholder sein, da er direkt vom Ergebnis und dem Zeitplan Ihres Projekts betroffen ist. Sie sollten auch den bevorzugten Kommunikationsstil und -kanal der einzelnen Beteiligten berücksichtigen, z. B. E-Mail, Telefon oder von Angesicht zu Angesicht.

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Daniel Kofi Sarkodie Duah, Dip.CII, FMA

Transformation & Partnerships Manager @ iRisk || Linkedin Top Voice || Google Certified Data Analyst || Insurance Business Intelligence || Aspiring PMP
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When you're running behind schedule, it's crucial to communicate openly and honestly with stakeholders. Be transparent about the challenges, explain the reasons for the delay, and outline the steps you're taking to catch up. Assure them that you're committed to delivering a quality outcome and that you appreciate their understanding. Clear communication builds trust and allows stakeholders to adjust their expectations while maintaining a positive relationship with them.

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2 Seien Sie proaktiv und transparent

Der zweite Schritt besteht darin, proaktiv und transparent zu kommunizieren. Warten Sie nicht bis zur letzten Minute oder bis Sie jemand um ein Update bittet. Wenden Sie sich stattdessen an Ihre Stakeholder, sobald Sie feststellen, dass Sie hinter dem Zeitplan zurückliegen, und erläutern Sie die Gründe und die Auswirkungen der Verzögerung. Seien Sie ehrlich und realistisch in Bezug auf die Situation und vermeiden Sie es, Ausreden zu finden oder anderen die Schuld zu geben. Transparenz schafft Vertrauen und zeigt, dass Sie rechenschaftspflichtig und verantwortlich für Ihre Arbeit sind.

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Michelle F.

People Leader | Mindset Coach | Sr. Product Manager | Digital Servicing
(bearbeitet)
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In my experience, transparency over avoiding wins, every time. When you can be honest and open about where you are and where you’re going, it shows trust and opens doors for discussion. Most delays have downstream impacts and require discussion, the sooner those discussions can take place, the better everyone feels and benefits.

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3 Stellen Sie einen überarbeiteten Plan und einen Notfallplan zur Verfügung

Der dritte Schritt besteht darin, einen überarbeiteten Plan und einen Notfallplan für Ihr Projekt bereitzustellen. Ein überarbeiteter Plan sollte die neuen Fristen, Meilensteine, Ergebnisse und Ressourcen für Ihr Projekt sowie die Maßnahmen enthalten, die Sie ergreifen, um aufzuholen und weitere Verzögerungen zu vermeiden. Ein Notfallplan sollte die potenziellen Risiken und Herausforderungen enthalten, die sich auf Ihr Projekt auswirken könnten, sowie die Strategien zur Risikominderung und die Sicherungsoptionen, die Sie eingerichtet haben. Die Bereitstellung eines überarbeiteten Plans und eines Notfallplans zeigt, dass Sie proaktiv und lösungsorientiert sind und die besten und schlimmsten Szenarien berücksichtigt haben.

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Gabriel Cirino 🌻

Senior Growth at Zurich Insurance | Lecturer in UX and Analytical Culture | MSc Candidate in Information Science
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In the dynamic world of Insurtech, delays are inevitable, but how we communicate them makes a significant difference. When behind schedule, transparency is key. Immediately inform stakeholders, offering clear explanations and realistic expectations. This honesty fosters trust and understanding. Next, provide a revised plan, detailing new deadlines and milestones. This shows commitment to project goals and an understanding of the impact of delays. Also, include a contingency plan outlining potential risks and mitigation strategies, demonstrating foresight and preparedness. How do you think these approaches impact stakeholder relationships in the Insurtech industry? Let's discuss!

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4 Feedback und Input einholen

Der vierte Schritt besteht darin, Feedback und Input von Ihren Stakeholdern einzuholen. Fragen Sie sie, ob sie Fragen, Bedenken oder Vorschläge zu Ihrem überarbeiteten Plan und Notfallplan haben. Hören Sie auf ihr Feedback und ihren Input und erkennen Sie ihre Gefühle und Meinungen an. Versuchen Sie, alle Probleme oder Einwände anzusprechen, die sie haben könnten, und zeigen Sie, dass Sie ihren Beitrag und ihre Zusammenarbeit schätzen. Das Einholen von Feedback und Input zeigt, dass Sie respektvoll und reaktionsschnell sind und dass Sie sich um ihre Zufriedenheit und Erwartungen kümmern.

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5 Follow-up und aktualisieren Sie regelmäßig

Der fünfte Schritt besteht darin, Ihre Stakeholder regelmäßig über Ihre Fortschritte und Ihren Status zu informieren und zu informieren. Halten Sie sie über alle Änderungen, Herausforderungen oder Erfolge auf dem Laufenden, die sich auf Ihr Projekt auswirken. Verwenden Sie den Kommunikationsstil und -kanal, den sie bevorzugen, und seien Sie konsistent und zeitnah in Ihrer Kommunikation. Vermeiden Sie es, zu viele oder zu wenige Nachrichten zu senden, da dies zu Verwirrung oder Frustration führen kann. Die regelmäßige Nachverfolgung und Aktualisierung zeigt, dass Sie zuverlässig und professionell sind und sich für die Umsetzung Ihres Projekts einsetzen.

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6 Entschuldigen Sie sich und schätzen Sie

Der sechste Schritt besteht darin, sich zu entschuldigen und Ihre Stakeholder zu würdigen. Entschuldigen Sie sich für die Unannehmlichkeiten oder Enttäuschungen, die Ihre Verspätung verursacht hat, und bedanken Sie sich für ihre Geduld und Unterstützung. Erkennen Sie ihre Beiträge und Bemühungen an und heben Sie die positiven Ergebnisse und Vorteile Ihres Projekts hervor. Entschuldigen Sie sich und schätzen Sie Ihre Stakeholder zeigt, dass Sie bescheiden und höflich sind und dass Sie Ihre Beziehung und Ihren Ruf bei ihnen schätzen.

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7 Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch beachten sollten

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1 Identifizieren Sie Ihre Stakeholder

2 Seien Sie proaktiv und transparent

3 Stellen Sie einen überarbeiteten Plan und einen Notfallplan zur Verfügung

4 Feedback und Input einholen

5 Follow-up und aktualisieren Sie regelmäßig

6 Entschuldigen Sie sich und schätzen Sie

7 Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch beachten sollten

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