Last updated on 18. Juli 2024

Sie koordinieren ein Projekt mit externen Anbietern. Wie stellen Sie sicher, dass alle auf dem gleichen Zeitplan bleiben?

Bereitgestellt von KI und der LinkedIn Community

Bei der Koordination eines Projekts, an dem externe Anbieter beteiligt sind, ist es entscheidend, dass alle über den Projektzeitplan informiert sind. Die Herausforderung liegt nicht nur in der Komplexität der Aufgaben, sondern auch in der Vielfalt der Teams und Kommunikationsstile. Um dies zu erreichen, müssen Sie einen klaren Kommunikationsplan erstellen, realistische Fristen setzen und ein kollaboratives Umfeld fördern. Denken Sie daran, dass Ihre Aufgabe zwar darin besteht, das Projekt zum Erfolg zu führen, aber der Respekt vor dem Fachwissen und den Prozessen der Lieferanten der Schlüssel zur Aufrechterhaltung einer positiven Arbeitsbeziehung ist.

Wichtige Erkenntnisse aus diesem Artikel

Regular check-ins:

Conduct frequent progress meetings to ensure vendors are on the same page. These catch-ups let you nip any timeline deviations in the bud and make sure everyone's rowing in the same direction.
Set clear milestones:

Crisp, measurable milestones act as road signs for vendors, helping them understand their role and stay aligned with the project's tempo. Celebrate each milestone reached; it keeps spirits up and motivation strong.

Diese Zusammenfassung wird von KI sowie diesen Expert:innen unterstützt:

1 Klare Ziele

Sich von Anfang an klare, messbare Ziele zu setzen, ist entscheidend, um alle auf Kurs zu halten. Sie müssen artikulieren, wie der Erfolg des Projekts aussieht, und ihn in spezifische Meilensteine aufschlüsseln. Diese Klarheit hilft externen Anbietern, ihre Rolle im Gesamtbild zu verstehen und ihre Arbeit entsprechend auszurichten. Regelmäßige Check-ins zur Überprüfung dieser Ziele und des Fortschritts bei der Erreichung dieser Ziele können dazu beitragen, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und das Projekt auf Kurs zu halten.

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Piotr Kazmierczak

Ambassador of Innovation: Pioneering Change and Inspiring Growth | Driving Business Transformation with Tailored Solutions | Committed to Delivering Excellence in SAP BI
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When coordinating a project with external vendors, clearly define project goals. Collaborate with vendors to establish milestones, deadlines, and deliverables. Regularly communicate progress and address any deviations promptly. Transparency and alignment are key!

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Carla Tapullima

Jefe de Planeamiento | Gestión del tiempo y organización | Ingeniera Industrial | CIP N° 236477
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Define y comunica claramente los objetivos del proyecto a todos los proveedores externos. Asegúrate de que comprendan las metas específicas, los entregables esperados y cómo su trabajo contribuye al éxito general del proyecto. Proporciona documentación detallada y asegúrate de que todos los proveedores tengan acceso a la información necesaria para alinear sus esfuerzos con los objetivos del proyecto.

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Jerard Emerzon

FM Coordinator @ Al Shirawi FM | B.Eng , IOSH
(bearbeitet)
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Breakdown the project into small deliverables and set a timeline for the vendors to deliver each of them. Track the progress of these deliverables on a daily basis to ensure the vendors finish them within the required timeline. Carry out periodical project meetings to check-in with the vendors and track deviations.

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Tian Janzen van Rensburg

Lead Engineer
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I would have a project plan for each part and highlight to the vendor where they sit in it. Example, I need boards built, vendor says 1-2 weeks, I put 2-4 weeks. Client will be happy when it is early, but any OH SH..... moments will have some time for you to fix them.

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2 Kommunikationsplan

Ein robuster Kommunikationsplan ist das Rückgrat einer erfolgreichen Projektkoordination mit externen Anbietern. Sie sollten regelmäßige Besprechungen einrichten, die bevorzugten Kommunikationskanäle definieren und die Häufigkeit der Aktualisierungen festlegen. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten über den Fortschritt des Projekts informiert sind und etwaige Bedenken zeitnah ausgeräumt werden. Ein Kommunikationsplan trägt auch dazu bei, Vertrauen und Transparenz aufzubauen, die für den Erfolg der Zusammenarbeit unerlässlich sind.

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Carla Tapullima

Jefe de Planeamiento | Gestión del tiempo y organización | Ingeniera Industrial | CIP N° 236477
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Establece un plan de comunicación robusto que incluya reuniones regulares, actualizaciones de progreso y canales de comunicación abiertos. Utiliza herramientas de gestión de proyectos para centralizar la información y facilitar la colaboración entre todos los involucrados. Mantén una comunicación constante y transparente, abordando cualquier problema o cambio de manera oportuna. Asegúrate de que todos los proveedores estén al tanto de los plazos, los hitos y las expectativas.

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Piotr Kazmierczak

Ambassador of Innovation: Pioneering Change and Inspiring Growth | Driving Business Transformation with Tailored Solutions | Committed to Delivering Excellence in SAP BI
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Effective project coordination is crucial for successful outcomes. As you coordinate a project with external vendors, consider these steps: Organize and Communicate: Share project details with stakeholders and assign duties to team members. Monitor Progress: Keep track of work, document key workflows, and track the project budget. Identify Bottlenecks: Address potential issues promptly. Effortless Communication: Facilitate seamless information flow between teams. Remember, acknowledging challenges like time zones and cultural norms upfront helps mitigate collaboration issues.

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3 Realistische Fristen

Das Setzen realistischer Fristen ist unerlässlich, um einen Zeitplan einzuhalten, den alle Parteien einhalten können. Sie sollten eng mit den Anbietern zusammenarbeiten, um deren Fähigkeiten und Einschränkungen zu verstehen, bevor Sie Fristen festlegen. Dieser kollaborative Ansatz bei der Planung hilft, Überengagement zu vermeiden und das Risiko von Terminüberschreitungen zu verringern. Denken Sie daran, dass ein Zeitplan flexibel genug sein sollte, um unvorhergesehene Herausforderungen zu bewältigen und gleichzeitig das Projekt voranzutreiben.

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4 Risikomanagement

Ein effektives Risikomanagement ist der Schlüssel, um ein Projekt mit externen Anbietern im Zeitplan zu halten. Sie sollten potenzielle Risiken frühzeitig erkennen und Strategien zur Risikominderung entwickeln. Dieser proaktive Ansatz ermöglicht es Ihnen, Probleme zu beheben, bevor sie sich auf den Zeitplan auswirken. Die Einbeziehung von Anbietern in die Risikobewertung stellt auch sicher, dass sie sich möglicher Hürden bewusst sind und ihre Arbeit so planen können, dass Verzögerungen vermieden oder minimiert werden.

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5 Maßnahmen zur Rechenschaftspflicht

Die Implementierung von Maßnahmen zur Rechenschaftspflicht ist eine weitere Strategie, um sicherzustellen, dass alle im gleichen Zeitplan bleiben. Definieren Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten für jeden Anbieter und legen Sie Metriken zur Leistungsmessung fest. Regelmäßige Fortschrittsberichte und Meilensteinüberprüfungen können dazu beitragen, die Verantwortlichkeit aufrechtzuerhalten. Wenn sich Anbieter darüber im Klaren sind, dass ihre Leistung überwacht wird, ist es wahrscheinlicher, dass sie sich an den vereinbarten Zeitplan halten.

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Tian Janzen van Rensburg

Lead Engineer
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A good contract with vendors is the key here. Your contract is your protection. So you can say: 1. You shall deliver before X, or daily charges will incur 2. Onsite support shall remain for X amount of hours, or until fit for purpose. Remember your key words here as vendors will know and understand what their role is.

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6 Tools für die Zusammenarbeit

Der Einsatz von Collaboration-Tools kann die Koordination eines Projekts mit externen Anbietern erheblich verbessern. Diese Tools erleichtern die Echtzeitkommunikation, den Austausch von Dokumenten und die Projektverfolgung. Sie sollten Tools auswählen, die für alle Beteiligten zugänglich sind und die erforderlichen Funktionen bereitstellen, um die spezifischen Anforderungen Ihres Projekts zu unterstützen. Der effektive Einsatz von Technologie kann Arbeitsabläufe rationalisieren und alle Beteiligten mit dem Projektzeitplan beschäftigen.

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1 Klare Ziele

2 Kommunikationsplan

3 Realistische Fristen

4 Risikomanagement

5 Maßnahmen zur Rechenschaftspflicht

6 Tools für die Zusammenarbeit

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2 Kommunikationsplan

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4 Risikomanagement

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