Sie stehen vor unerwarteten Änderungen des Projektumfangs. Wie stellen Sie sicher, dass die Erwartungen der Kunden auf Kurs bleiben?

1 Bewerten Sie die Auswirkungen

Wenn sich der Umfang ändert, besteht Ihr erster Schritt darin, deren Auswirkungen auf das Projekt gründlich zu bewerten. Dies bedeutet, dass Sie bewerten müssen, wie sich die Änderungen auf Zeitpläne, Kosten und Ressourcenzuweisung auswirken. Sie müssen sich mit Ihrem Projektteam zusammensetzen und die neuen Anforderungen analysieren. Berücksichtigen Sie die Auswirkungen auf jeden Aspekt des Projekts und identifizieren Sie mögliche Risiken oder Vorteile, die sich daraus ergeben können. Wenn Sie das volle Ausmaß der Umfangsänderung kennen, können Sie damit beginnen, einen Plan zu formulieren, um sie anzugehen, ohne den Erfolg des Projekts zu gefährden.

3 Klar kommunizieren

Eine klare Kommunikation ist von größter Bedeutung, wenn es um Änderungen des Umfangs geht. Sie müssen alle Beteiligten, einschließlich Ihres Kunden, Ihrer Teammitglieder und Subunternehmer, unverzüglich über die Änderungen und deren Auswirkungen auf das Projekt informieren. Verwenden Sie eine klare Sprache und seien Sie transparent über die Gründe für die Änderungen und die erwarteten Ergebnisse. Regelmäßige Updates helfen dabei, die Erwartungen zu managen und das Vertrauen zwischen Ihnen und dem Kunden sowie zwischen Ihren Teammitgliedern aufrechtzuerhalten.

4 Verwalten von Ressourcen

Das Ressourcenmanagement wird noch wichtiger, wenn sich der Umfang ändert. Möglicherweise müssen Sie Ressourcen neu zuweisen, sei es Personal, Ausrüstung oder Material, um sicherzustellen, dass sich das Projekt an die neuen Anforderungen anpassen kann. Es ist wichtig, Ihre Strategien zur Ressourcenzuweisung zu überprüfen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen, um das Projekt auf Kurs zu halten. Dies kann die Einstellung zusätzlicher Teammitglieder, die Beschaffung neuer Materialien oder die Anpassung der Arbeitsbelastung an die Änderungen umfassen.

5 Risiken minimieren

Jede Änderung bringt Risiken mit sich, daher ist es wichtig, potenzielle Risiken, die mit der Änderung des Geltungsbereichs verbunden sind, zu identifizieren und zu mindern. Entwickeln Sie einen Risikomanagementplan, der mögliche Szenarien und deren Lösungen skizziert. Dieser proaktive Ansatz ermöglicht es Ihnen, Probleme anzugehen, bevor sie zu Problemen werden, und zeigt Ihrem Kunden, dass Sie die Situation unter Kontrolle haben. Indem Sie auf Risiken vorbereitet sind, können Sie die Projektdynamik aufrechterhalten und Ihrem Kunden versichern, dass sein Projekt in kompetenten Händen ist.

6 Erwartungen anpassen

Schließlich ist das Management der Kundenerwartungen von entscheidender Bedeutung, wenn sich der Umfang ändert. Seien Sie ehrlich darüber, was angesichts der neuen Parameter des Projekts realistisch erreicht werden kann. Wenn Fristen verlängert werden müssen oder die Kosten steigen, kommunizieren Sie dies frühzeitig und klar. Arbeiten Sie mit Ihrem Kunden zusammen, um die Erwartungen anzupassen und sicherzustellen, dass er die Gründe für die Änderungen versteht. Indem Sie eine offene und ehrliche Beziehung pflegen, können Sie gemeinsam durch Änderungen des Umfangs navigieren und das Projekt voranbringen.