Sie haben bei Ihrer Veranstaltung unerwartete technische Probleme. Wie können Sie den Zeitplan anpassen, um den Erfolg sicherzustellen?

1 Schnelle Bewertung

Wenn ein technischer Haken auftritt, besteht Ihr erster Schritt darin, die Situation schnell einzuschätzen. Bestimmen Sie die Art und das Ausmaß des Problems und wie es sich auf den Zeitplan Ihrer Veranstaltung auswirkt. Ist es ein kleiner Schluckauf oder eine größere Fehlfunktion? Wenden Sie sich an Ihr technisches Team, um die für eine Korrektur erforderliche Zeit zu verstehen. Mit diesen Informationen können Sie damit beginnen, Ihren Zeitplan zu überarbeiten, wesentliche Elemente zu priorisieren und zu identifizieren, welche Teile Ihrer Veranstaltung angepasst oder vorübergehend auf Eis gelegt werden können.

4 Binden Sie Ihr Publikum ein

Engagement ist wichtig, um die Aufmerksamkeit Ihres Publikums bei technischen Schwierigkeiten aufrechtzuerhalten. Haben Sie einen Plan für interaktive Aktivitäten, die keine Technologie erfordern, wie z. B. Eisbrecherfragen oder Gruppendiskussionen. Diese Aktivitäten können von Veranstaltungsmitarbeitern oder Rednern initiiert werden und eignen sich hervorragend, um die Energie und Konzentration der Teilnehmer aufrechtzuerhalten, während hinter den Kulissen an den technischen Problemen gearbeitet wird.

5 Unterstützung nutzen

Zögern Sie nicht, Ihr Support-Netzwerk zu nutzen. Wenn Sie Sponsoren, Partner oder Anbieter auf der Veranstaltung haben, prüfen Sie, ob diese Unterstützung oder Ressourcen bereitstellen können, um die technischen Probleme zu beheben. Möglicherweise verfügen sie über Backup-Geräte oder alternative Lösungen, die Zeit sparen können. Darüber hinaus können sie mit den Teilnehmern in Kontakt treten, zusätzliche Networking-Möglichkeiten oder spontane Präsentationen anbieten und so einen positiven Beitrag zum Veranstaltungserlebnis leisten.

6 Anpassen und fortfahren

Sobald das Problem unter Kontrolle ist, passen Sie Ihre Zeitleiste entsprechend an und fahren Sie mit der Veranstaltung fort. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer über den neuen Zeitplan informiert sind und wissen, was sie als nächstes erwartet. Wenn bestimmte Teile der Veranstaltung gekürzt oder weggelassen werden mussten, überlegen Sie, wie Sie sie in zukünftige Veranstaltungen integrieren oder den Teilnehmern die Inhalte in einem anderen Format zur Verfügung stellen können, z. B. als digitale Downloads oder Follow-up-Webinare.

7 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten

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