Wie können Sie Verträge mit Beherbergungsbetrieben für Tagungen effektiv verwalten?

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Die Verwaltung von Verträgen mit Beherbergungsbetrieben für Konferenzen kann eine herausfordernde und komplexe Aufgabe sein. Sie müssen die besten Preise und Bedingungen für Ihre Veranstaltung aushandeln und gleichzeitig sicherstellen, dass der Veranstaltungsort Ihren Erwartungen und Anforderungen entspricht. In diesem Artikel geben wir Ihnen einige Tipps und Best Practices, wie Sie Verträge mit Beherbergungsbetrieben für Konferenzen effektiv verwalten können.

In diesem gemeinsamen Artikel finden Sie Antworten von Expert:innen.

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1 Verstehen Sie Ihre Bedürfnisse und Ziele

Bevor Sie sich auf die Suche nach Unterkünften machen, müssen Sie eine klare Vorstellung von Ihren Konferenzbedürfnissen und -zielen haben. Mit wie vielen Teilnehmern rechnen Sie? Was sind ihre Vorlieben und Bedürfnisse? Wie lange werden sie bleiben? Wie sieht Ihr Budget und Ihr Zeitplan aus? Was sind Ihre Ziele und Ergebnisse für die Veranstaltung? Ein detaillierter und realistischer Plan hilft Ihnen, Ihre Optionen einzugrenzen und Ihre Erwartungen an potenzielle Anbieter zu kommunizieren.

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Jay Hollisey

Head of Travel and Events
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I always find that a deep delve into the clients brand ideology is a good starting place. Budget and key venue componants aside, finding a venue which suits the clients style is a great starting point... For example, Tech companies wouldn't find a classic style venue appealing. They'd invariably want a venue which is modern, offers superb AV and has an eye on sustainability.

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2 Anbieter recherchieren und vergleichen

Sobald Sie Ihre Bedürfnisse und Ziele definiert haben, können Sie damit beginnen, verschiedene Unterkunftsanbieter zu recherchieren und zu vergleichen, die Ihren Kriterien entsprechen. Sie können Online-Plattformen, Empfehlungen, Bewertungen oder Besuche vor Ort nutzen, um Informationen und Feedback über die Qualität, den Standort, die Verfügbarkeit und die Ausstattung der Veranstaltungsorte zu sammeln. Sie sollten auch die Flexibilität, den Ruf und die Reaktionsfähigkeit der Anbieter sowie ihre Erfahrung und ihr Fachwissen bei der Ausrichtung ähnlicher Veranstaltungen berücksichtigen.

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Jay Hollisey

Head of Travel and Events
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Research venues thoroughly! There's plenty of online reviews to consider and images are easily obtained. Use your judgement wisely and if something doesn't feel right, investigate. Conduct site visits. There's no better way to ensure you're providing your client with the most suitable selection of venues if you've experienced them yourself. Ask questions, check the variables and believe in what you're proposing. You'll also find that building a face to face relationship with the venue will ensure a smoother experience from conception to completion.

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3 Verhandeln und Prüfen von Verträgen

Nachdem Sie einige Anbieter in die engere Wahl gezogen haben, können Sie damit beginnen, Verträge mit ihnen auszuhandeln und zu überprüfen. Sie sollten darauf abzielen, das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen und gleichzeitig sicherzustellen, dass der Vertrag alle wesentlichen Aspekte Ihrer Veranstaltung abdeckt, wie z. B. Zimmerpreise, Blockgröße, Fluktuations- und Stornierungsbedingungen, Zahlungsbedingungen, Haftungs- und Entschädigungsklauseln, Bestimmungen über höhere Gewalt und Streitbeilegungsmechanismen. Außerdem sollten Sie den Vertrag sorgfältig prüfen und gegebenenfalls rechtlichen Rat einholen, bevor Sie ihn unterschreiben.

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Jay Hollisey

Head of Travel and Events
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Don't be afraid to ask!! All contracts are negotiatiable to a certain extent. Make sure you, your client and the supplier are happy with each element of the agreement. If there's an area of concern which cannot be negotiated further, discuss the highlighted point with each party and ensure mechanisms are in place that will not breach the agreement. Additional note: Costs are always at the forefront of the discussion however, when negotiating prices (DDR, rooms etc) be realistic with what you're asking for. Do not open discussions with a reduction request of 25% of the original value, it's not going to happen! You're more likely to put the venue off working with you. Everyone must be happy i.e. client, venue and organiser. Find the medium!

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4 Kommunizieren und Überwachen von Verträgen

Sobald Sie den Vertrag unterschrieben haben, müssen Sie während der gesamten Planung und Durchführung Ihrer Veranstaltung eine regelmäßige und klare Kommunikation mit dem Beherbergungsbetrieb pflegen. Sie sollten sie über alle Änderungen oder Probleme informieren, die sich auf den Vertrag auswirken können, wie z. B. Anwesenheit, Tagesordnung oder Logistik. Sie sollten auch die Leistung und Einhaltung der Vorschriften des Anbieters überwachen und Abweichungen oder Unstimmigkeiten von den Vertragsbedingungen dokumentieren. Wenn Probleme auftreten, sollten Sie diese umgehend und professionell angehen und bei Bedarf eine Lösung oder Entschädigung suchen.

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5 Verträge bewerten und verlängern

Nach Beendigung Ihrer Veranstaltung sollten Sie die Ergebnisse und Rückmeldungen Ihres Vertrags mit dem Beherbergungsbetrieb auswerten. Sie sollten beurteilen, wie gut sie Ihre Bedürfnisse und Ziele erfüllt haben und wie zufrieden Sie und Ihre Teilnehmer mit ihrem Service und ihren Einrichtungen waren. Sie sollten auch alle Bereiche identifizieren, in denen Verbesserungen möglich sind, oder Lektionen, die Sie für zukünftige Veranstaltungen gelernt haben. Wenn Sie mit dem Anbieter zufrieden sind und planen, wieder mit ihm zusammenzuarbeiten, sollten Sie in Betracht ziehen, den Vertrag zu erneuern oder zu verlängern oder bessere Bedingungen oder Anreize für langfristige Beziehungen auszuhandeln.

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6 Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch beachten sollten

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1 Verstehen Sie Ihre Bedürfnisse und Ziele

2 Anbieter recherchieren und vergleichen

3 Verhandeln und Prüfen von Verträgen

4 Kommunizieren und Überwachen von Verträgen

5 Verträge bewerten und verlängern

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