Aus dem Kurs: Optimierung der Arbeit mit Microsoft 365

Mit externen Gästen arbeiten

Aus dem Kurs: Optimierung der Arbeit mit Microsoft 365

Mit externen Gästen arbeiten

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Bei Projektarbeiten ist oft eine Zusammenarbeit mit externen Organisationen notwendig. Und es ist wichtig, die Kooperation so nahtlos wie möglich zu gestalten. In Teams können externe Gäste an Meetings und Chats teilnehmen und an Dokumenten mitarbeiten. In dieser Lektion zeige ich dir, wie du externe Gäste einlädst und die Einstellungen und Berechtigungen verwaltest, die du für die Zusammenarbeit mit ihnen in Teams benötigst. Um loszulegen, öffne ich Teams auf der Startseite von Microsoft 365. In diesem Beispiel koordiniere ich externe Lieferantinnen und Lieferanten für eine Kundenveranstaltung, die ich plane. Zunächst wähle ich das Team aus, dem ich Gäste hinzufügen möchte. In diesem Team klicke ich auf weitere Optionen, rechts neben dem Namen des Teams und dann auf "Mitglied hinzufügen". Hier gebe ich die E-Mail-Adressen meiner Gäste ein. Wenn ich alle Gäste ausgewählt habe, wähle ich Hinzufügen. Und die Gäste erhalten eine E-Mail-Einladung. Sie müssen diese Einladung annehmen, um starten zu können. Der Name eines Gastes wird in Microsoft Teams immer mit Gast gekennzeichnet. Du kannst auch oben in jedem Kanal nachsehen, wie viele Gäste sich darin befinden, indem du auf das Symbol Kanalinfo klickst. Um es zu schließen, wähle erneut das Informationssymbol. Um den Zugang für bestimmte Gäste festzulegen, wähle "Mehr Optionen" neben dem Teamnamen. Wähle dort "Team verwalten". Auf der Registerkarte Einstellungen wählst du das Drop-down-Menü Gastberechtigungen aus, um die gewünschten Optionen oder Berechtigungen auszuwählen oder zu deaktivieren. Prima, jetzt kannst du externe Gäste hinzufügen und bestimmte Berechtigungen für sie festlegen. Du wirst im Handumdrehen mit ihnen zusammenarbeiten können.

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