Seriendruck durchführen

Du musst eine Maßen-E-Mail verschicken? Serienbriefe sind besonders nützlich, wenn du eine E-Mail mit individualisierten Nachrichten an mehrere Personen schickst. In dieser Lektion zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du mit Word, Outlook und Excel-Tabellen einen Serienbrief versendest. Du beginnst mit einem Hauptdokument, fügst die empfangenden Personen hinzu, ergänzt das Dokument mit Feldern, damit der Seriendruck deine E-Mail-Nachricht individualisieren kann und sendest sie dann. In diesem Beispiel werde ich eine Erinnerungs-E-Mail an die Teilnehmenden einer Kundenveranstaltung senden. Bitte beachte, dass die Funktion Seriendruck nur in der Desktop-Version verfügbar ist, und der Seriendruck-Assistent nur auf einem PC funktioniert. Um loszulegen, öffne ich Microsoft Word und erstelle einen Entwurf für die E-Mail, die ich versenden möchte. Du kannst das Word-Beispieldokument in deinen Übungsdateien verwenden, d.h. Seriendruck Übungsdokument. Wenn du das Dokument geöffnet hast, gehst du auf die Registerkarte Sendungen im oberen Bereich des Bildschirms und wählst "Seriendruck starten". Wähle dann im Drop-down-Menü die Option "Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen". Diese führt dich Schritt für Schritt durch den Versand eines Seriendrucks. Als Nächstes wählst du die Art des Dokument aus, an dem du arbeitest: eine E-Mail. Wähle dann "Weiter: Dokument wird gestartet". Im nächsten Schritt bietet dir der Assistent die Möglichkeit, von einer Vorlage oder einem bestehenden Dokument auszugehen. Wähle "Aktuelles Dokument verwenden", nämlich das Word-Dokument, das bereits geöffnet und vorbereitet ist. Wähle "Weiter: Empfänger wählen". Du kannst eine aus Outlook oder Excel erstellte Liste verwenden oder direkt in Word eine neue Liste erstellen. Für dieses Beispiel habe ich eine Kontaktliste in Excel erstellt. Du kannst dir diese Liste in der Übungsdatei herunterladen. Sie heißt "Beispiel E-Mail-Kontaktliste". Wähle "Vorhandene Liste verwenden". Wenn du diese Option auswählst, musst du auch auswählen, welche Kontakte verwenden werden sollen, also wähle Durchsuchen. Navigiere zu deiner Kontaktliste und wähle Öffnen. Bestätige die zu verwendende Tabelle oder das Blatt, wähle OK, überprüfe, ob die Liste korrekt importiert wurde, und wähle erneut OK. Wähle dann "Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief". Jetzt kannst die Informationen über die empfangenden Personen zu deiner Nachricht hinzufügen. Setze den Cursor an die Stelle, an der die Informationen in der Nachricht erscheinen sollen und wähle den Informationstyp im Assistentenfenster aus. Platziere deinen Cursor z.B. an der Stelle, an der die Grußzeile stehen soll, und wähle Grußzeile. Im Fenster "Grußzeile einfügen" kannst du das Format der Grußzeile auswählen, z.B. die Anrede, das Namensformat und mehr. Wenn der Name des Empfangenden in der Liste fehlt, ersetzt Word ihn durch eine allgemeine Grußformel: "Sehr geehrte Damen und Herren". Im Vorschaufeld kannst du mit den Pfeilen durch die Kontakte gehen, um zu sehen, wie die einzelnen Grußformate aussehen werden. Wenn du fertig bist, wähle O und Word fügt das Platzhalterfeld ein, das als Text zwischen zwei Pfeilen erscheint. Jetzt kannst du weitere Seriendruckfelder hinzufügen oder weitergehen und wählen "Weiter: Vorschau auf Ihre Briefe". Word ersetzt das Seriendruckfeld vorübergehend durch Einträge aus der Liste der Empfangenden, sodass du eine Vorschau auf jede E-Mail sehen kannst, bevor du sie versendest. Das ist besonders hilfreich, wenn deine E-Mail viele Seriendruckfelder enthält. Wenn du dir angesehen hast, wie die einzelnen E-Mails aussehen werden, wähle "Weiter: Seriendruck beenden". Du bist nun fast bereit, die Maßen-E-Mail zu verschicken. Wähle "Fertig stellen und zusammenführen" und dann "E-Mail-Nachrichten senden". Füge nun eine Betreffzeile hinzu, z.B. "Tag der Kund:innenzufriedenheit" und wähle OK, wenn du bereit bist, die zu versenden. Das war es schon. Wenn du alle entsprechenden Einstellungen und Felder eingerichtet hast, kannst du mit dem Serienbrief schnell an große Gruppen kommunizieren und trotzdem jede Nachricht individuell gestalten. Probiere es aus, wenn du das nächste Mal eine Massen-E-Mail verschicken musst.