Beitrag von Bernd Ruffing

Prozessdefinition vs. Umsetzung ?! 🥊  Ein Dauerbrenner bei Xpreneurs. ⚡ Es ist eine (vermeindliche) Polarität, die das Xpreneurs Team umtreibt: Wie viel Prozessdefinition braucht es innerhalb unserer Arbeit und welche Abläufe funktionieren ganz ohne Zutun? Das sehen die Partner:innen des Teams durchaus unterschiedlich und sind auch unterschiedlich motiviert, Prozesse zu definieren und zu dokumentieren. In einem Association Meeting zu zweit näherten sich Patrick und Annika diesem Thema. Patrick Scheuerer als Vertreter der Prozessperspektive und Annika Catharina Bock als die Meisterin der Quick-Fixes. ⚒️ Einleuchtende Ergebnisse waren unteranderem, dass die Vorstellung einer Prozessdefinition viel umfangreicher scheint, als sie eigentlich ist. Kurz einen Schritt zurückzutreten und aus der Meta-Perspektive aufzuschreiben was man gerade tut, muss nicht lange dauern. Um der Prokrastination hier vorzubeugen, hilft ein erster Wurf statt ein perfekt ausformuliertes Vorgehen. Die ständige Iteration bei Xpreneurs trägt den Rest sowieso irgendwann bei. Wo Prozesse wirklich relevant im Xpreneurs Alltag werden, sind die Schnittstellen zwischen mehren Rollen. Dies ist z.B. im Consulting und Marketing Kreis der Fall. Sind hier Prozesse nicht ausformuliert, führt das schnell zu Unklarheit über die Arbeit der anderen Rollen. Wie läuft das bei euch im Team? Bist du ein Prozess-Guru? #team #process #SelbstManagement #holacracy

𝘗𝘳𝘰𝘻𝘦𝘴𝘴𝘦 𝘴𝘪𝘯𝘥 𝘥𝘦𝘳 𝘎𝘢𝘮𝘦𝘤𝘩𝘢𝘯𝘨𝘦𝘳 𝘧ü𝘳 𝘫𝘦𝘥𝘦𝘴 𝘜𝘯𝘵𝘦𝘳𝘯𝘦𝘩𝘮𝘦𝘯 Statt einzelne Schuldige zu suchen, sollten wir den Ursprung von Problemen ganzheitlich betrachten und verstehen. Oftmals liegen diese in unklaren Abläufen und mangelnden Strukturen begründet. Hier setzen durchdachte Prozesse an – sie sind das Fundament für reibungslose Abläufe. Aber was bedeutet das konkret? 𝙋𝙧𝙤𝙯𝙚𝙨𝙨𝙠𝙡𝙖𝙧𝙝𝙚𝙞𝙩 𝙨𝙘𝙝𝙖𝙛𝙛𝙚𝙣 Definieren und dokumentieren wir unsere Abläufe? Sind unsere Mitarbeiter entsprechend geschult? 𝙎𝙩𝙧𝙖𝙩𝙚𝙜𝙞𝙨𝙘𝙝𝙚𝙨 𝙑𝙤𝙧𝙜𝙚𝙝𝙚𝙣 Wir müssen uns Zeit nehmen, um zu überlegen, wie wir unsere Prozesse optimal gestalten können. Diese Überlegungen müssen in klaren Prozessdokumentationen festgehalten werden. 𝙆𝙤𝙣𝙩𝙞𝙣𝙪𝙞𝙚𝙧𝙡𝙞𝙘𝙝𝙚 𝙑𝙚𝙧𝙗𝙚𝙨𝙨𝙚𝙧𝙪𝙣𝙜 Regelmäßige Überprüfung und Anpassung unserer Prozesse sind unerlässlich. Der Austausch mit den Mitarbeitern ist dabei entscheidend, denn Qualitätssicherung betrifft nicht nur eine Abteilung, sondern das gesamte Team. 𝙋𝙧𝙤𝙯𝙚𝙨𝙨𝙙𝙤𝙠𝙪𝙢𝙚𝙣𝙩𝙖𝙩𝙞𝙤𝙣 𝙖𝙡𝙨 𝙇𝙚𝙞𝙩𝙛𝙖𝙙𝙚𝙣 Eine übersichtliche Dokumentation ermöglicht es unseren Kollegen, jederzeit auf wichtige Abläufe zurückzugreifen und sich zu orientieren. Kurz gesagt - Prozesse sind der Schlüssel zum Erfolg für jedes Unternehmen. Sie schaffen Klarheit, verbessern die Effizienz und fördern das Qualitätsmanagement. Wie handhabt ihr das? Welchen Stellenwert haben Prozesse in eurem Unternehmen? #Effizienz #Prozessoptimierung #Qualitätsmanagement #Klebebotschafter

🆘 Die Ursachensuche beim Troubleshooting in Produktionsprozessen ist oft komplex, weil zahlreiche Variablen wie Lieferketten, Mitarbeiter oder externe Faktoren Einfluss auf das Gesamtsystem haben. Die Identifikation der eigentlichen Fehlerquelle erfordert oft umfangreiche Datenanalysen und zeitaufwändige manuelle Untersuchungen. 🖥 Ein digital geführter Problemlösungsprozess sorgt dafür, dass die Ursache des Problems schnell erkannt und nachhaltig ausgeräumt wird. Eine Bereichs-übergreifende Gesamtsicht fördert dabei die Zusammenarbeit von Teams unterschiedlicher Disziplinen – und minimieren den Einsatz von sogenannten 🚒 „Firefighting“-Task Forces 🚒 . 👨🚒 Entdecken Sie das Potenzial digital geführter Problemlösungsprozesse mit dem ValueStreamer. ➡ Einfach Link in den Kommentaren klicken! ⬅ #troubleshooting #leanmanagement #operationalexcellence

🔍 𝗗𝗶𝗲 𝗘𝗻𝘁𝘀𝘁𝗲𝗵𝘂𝗻𝗴 𝘃𝗼𝗻 𝗟𝗮𝘆𝗲𝗿𝗲𝗱 𝗣𝗿𝗼𝗰𝗲𝘀𝘀 𝗔𝘂𝗱𝗶𝘁𝘀 (𝗟𝗣𝗔): 𝗪𝗶𝗲 𝗮𝗹𝗹𝗲 𝗽𝗹ö𝘁𝘇𝗹𝗶𝗰𝗵 𝗮𝘂𝗳 𝗤𝘂𝗮𝗹𝗶𝘁ä𝘁 𝗮𝗯𝗳𝗮𝗵𝗿𝗲𝗻!   Wusstest du, dass Layered Process Audits (LPA) aus einem simplen Gedanken entstanden sind? „Qualität ist eine Aufgabe für alle – wirklich alle!“ Das bedeutet, dass auch der CEO plötzlich nicht nur den Statusbericht erwartet, sondern selbst mit aufs Parkett geht! 👀 Vor gut zwei Jahrzehnten startete die Automobilindustrie die Idee, alle Ebenen – vom Shopfloor bis zur Geschäftsleitung – einzubinden. Das Auditieren wurde so zum „Escape Room“ der Qualitätskontrolle: Teamwork deluxe und ein bisschen Rätselraten. 😉 💡 𝗗𝗶𝗲 𝗱𝗿𝗲𝗶 „𝗴𝗼𝗹𝗱𝗲𝗻𝗲𝗻 𝗥𝗲𝗴𝗲𝗹𝗻“ 𝗱𝗲𝘀 𝗟𝗣𝗔: 𝟭. 𝗔𝗹𝗹𝗲 𝗺𝗮𝗰𝗵𝗲𝗻 𝗺𝗶𝘁 – egal ob Azubi oder Vorstand, jeder darf ran. 𝟮. 𝗔𝘂𝗳 𝗱𝗮𝘀 𝗪𝗲𝘀𝗲𝗻𝘁𝗹𝗶𝗰𝗵𝗲 𝗸𝗼𝗻𝘇𝗲𝗻𝘁𝗿𝗶𝗲𝗿𝗲𝗻 – LPAs sind wie ein Espresso: kurz, stark, direkt auf den Punkt. 𝟯. 𝗗𝗿𝗮𝗻𝗯𝗹𝗲𝗶𝗯𝗲𝗻 𝘂𝗻𝗱 𝘃𝗲𝗿𝗯𝗲𝘀𝘀𝗲𝗿𝗻 – kein Einmal-Effekt; das Ziel ist nachhaltige Qualität! Und das Beste? Mit einem Tool wie dem 𝗣𝗿𝗼𝘇𝗲𝘀𝘀𝗣𝗶𝗹𝗼𝘁 wird die Einführung von LPAs zum Kinderspiel! Kein ewiges Durchklicken durch Excel-Listen, keine Planungs-Puzzle – einfach starten und Qualität aufs nächste Level heben. 🎉   Also: Steht euer nächster „LPA-Check“ schon im Kalender? 😉   #Qualität #LPA #ProzessPilot #Effizienz #Teamwork 

Sie verschwenden wertvolle Ressourcen und sorgen für Demotivation, wenn Sie Qualitätsmanagement nur als gesetzliche Pflicht umsetzen. Niemand ist motiviert beim Gedanken daran tagelang Gerätelisten und Gefahrstoffverzeichnisse zu erstellen. Qualitätsmanagement bedeutet Prozesse in der Praxis so anzulegen, dass sie die gesetzlichen Anforderungen abdecken, eine Sicherheit für die Patienten und Mitarbeiter bieten und die eigenen Herausforderungen und Ziele enorm nach vorne katapultieren. Qualitätsmanagement ist nicht einfach nur eine Pflicht, es ist das zentrale Führungswerkzeug. Denn alles was wir tun ist ein Prozess. Die Frage ist wie bewusst setzen wir diesen um und zahlt er auf die gewinnbringenden Praxisergebnisse ein? Wer Qualitätsmanagement mit dieser Einstellung anpackt, wird schnell merken, dass die gezielte Prozesssteuerung der einzige Weg zu Motivation und Innovation ist.

𝐈𝐬𝐭 𝐝𝐞𝐢𝐧𝐞 𝐎𝐫𝐠𝐚𝐧𝐢𝐬𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐛𝐞𝐫𝐞𝐢𝐭, 𝐝𝐮𝐫𝐜𝐡 𝐤𝐫𝐢𝐭𝐢𝐬𝐜𝐡𝐞 𝐏𝐫𝐨𝐳𝐞𝐬𝐬𝐛𝐞𝐭𝐫𝐚𝐜𝐡𝐭𝐮𝐧𝐠 𝐢𝐡𝐫 𝐯𝐞𝐫𝐛𝐨𝐫𝐠𝐞𝐧𝐞𝐬 𝐏𝐨𝐭𝐞𝐧𝐳𝐢𝐚𝐥 𝐳𝐮 𝐞𝐧𝐭𝐟𝐞𝐬𝐬𝐞𝐥𝐧? 🌟 In der dynamischen Welt der Prozessgestaltung stehen meine Kunden vor einigen Herausforderungen. Ein kritischer Blick auf die Prozessgestaltung kann der Schlüssel sein zu effektiven und effizienten Abläufen. Hier sind einige zentrale Punkte, die ihr bereits von meinen vergangenen Checks mitnehmen könnt: 1. 𝑲𝒍𝒂𝒓𝒆 𝑫𝒆𝒇𝒊𝒏𝒊𝒕𝒊𝒐𝒏 𝒖𝒏𝒅 𝑩𝒆𝒏𝒆𝒏𝒏𝒖𝒏𝒈 𝒗𝒐𝒏 𝑷𝒓𝒐𝒛𝒆𝒔𝒔𝒆𝒏: Aktive und präzise Prozessnamen sind entscheidend, um den Zweck und die Handlungen innerhalb des Prozesses sofort klarzustellen. Dies fördert das Verständnis und die Engagement der Beteiligten. 2. 𝑽𝒊𝒔𝒖𝒆𝒍𝒍𝒆 𝑫𝒂𝒓𝒔𝒕𝒆𝒍𝒍𝒖𝒏𝒈 𝒖𝒏𝒅 𝑳𝒂𝒚𝒐𝒖𝒕: Die Nutzung von einheitlichen Layouts und die 𝐕𝐞𝐫𝐰𝐞𝐧𝐝𝐮𝐧𝐠 𝐯𝐨𝐧 𝐒𝐰𝐢𝐦𝐥𝐚𝐧𝐞𝐬 verbessern die Lesbarkeit und ermöglichen eine schnelle Identifikation von Verantwortlichkeiten ohne den gesamten Prozess durchlesen zu müssen. 3. 𝑴𝒆𝒔𝒔𝒖𝒏𝒈 𝒖𝒏𝒅 𝑨𝒏𝒑𝒂𝒔𝒔𝒖𝒏𝒈: Die Effektivität eines Prozesses muss kontinuierlich gemessen und angepasst werden. Dies erfordert definierte Zeiten und klare Zielvorgaben, um die Leistung überprüfen und optimieren zu können. --> Ich nutze für meine eigenen Prozess toggltrack und bin sehr zufrieden. 4. 𝑺𝒄𝒉𝒖𝒍𝒖𝒏𝒈 𝒖𝒏𝒅 𝑬𝒊𝒏𝒃𝒊𝒏𝒅𝒖𝒏𝒈 𝒅𝒆𝒓 𝑴𝒊𝒕𝒂𝒓𝒃𝒆𝒊𝒕𝒆𝒓: Die erfolgreiche Implementierung neuer Prozesse hängt stark von der Beteiligung und dem Verständnis der Mitarbeitenden ab. Schulungen sind essentiell, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten den Prozess verstehen und unterstützen. Holt Commitment ab! 𝐒𝐢𝐧𝐝 𝐝𝐢𝐞 𝐌𝐢𝐭𝐚𝐫𝐛𝐞𝐢𝐭𝐞𝐧𝐝𝐞𝐧 (𝐀𝐮𝐬𝐟ü𝐡𝐫𝐞𝐧𝐝𝐞 / 𝐏𝐫𝐨𝐳𝐞𝐬𝐬𝐜𝐡𝐧𝐢𝐭𝐭𝐬𝐭𝐞𝐥𝐥𝐞𝐧) 𝐞𝐢𝐧𝐯𝐞𝐫𝐬𝐭𝐚𝐧𝐝𝐞𝐧 𝐮𝐧𝐝 𝐡𝐚𝐛𝐞𝐧 𝐁𝐨𝐜𝐤 𝐝𝐢𝐞𝐬𝐞𝐧 𝐖𝐞𝐠 𝐠𝐞𝐦𝐞𝐢𝐧𝐬𝐚𝐦 𝐦𝐢𝐭 𝐞𝐮𝐜𝐡 𝐳𝐮 𝐠𝐞𝐡𝐞𝐧? 5. 𝑷𝒐𝒔𝒊𝒕𝒊𝒗𝒆 𝑭𝒆𝒉𝒍𝒆𝒓𝒌𝒖𝒍𝒕𝒖𝒓 𝒖𝒏𝒅 𝑲𝒐𝒎𝒎𝒖𝒏𝒊𝒌𝒂𝒕𝒊𝒐𝒏: Die Vermeidung negativer Begriffe wie "Schuldfrage klären" und die Förderung einer konstruktiven Fehlerkultur durch Begriffe wie "Ursachenanalyse" tragen zu einer 𝐨𝐟𝐟𝐞𝐧𝐞𝐧 𝐮𝐧𝐝 𝐥ö𝐬𝐮𝐧𝐠𝐬𝐨𝐫𝐢𝐞𝐧𝐭𝐢𝐞𝐫𝐭𝐞𝐧 𝐀𝐫𝐛𝐞𝐢𝐭𝐬𝐚𝐭𝐦𝐨𝐬𝐩𝐡ä𝐫𝐞 bei. 👉🏼 Welche der oben genannte Punkte könntest du zukünftig mehr beachten, um die Effizienz in deinem Unternehmen zu steigern? #Qualitätsmanagement #ISO9001 #BewussteQualität

Mit einem gutem Prozessmanagement ✅ wird die Durchführung der Arbeit beschrieben Wir arbeiten schon lange mit dem Organigramm. Hiermit machen wir die fachlichen Bereiche und Entscheidungsverantwortung deutlich. Mittels Prozessbeschreibungen füllen wir quasi die Kästchen des Organigramms mit den dort ausgeführten Prozessen. Durch Prozessbeschreibungen wird nachvollziehbar: - wer (Organisationseinheit) - macht was - wie - womit - weshalb (Ergebnis des Prozesses)   Kurz: Prozessbeschreibungen machen die Durchführungsverantwortung sichtbar. So wie wir durch Ultraschall Organe und Blutflüsse im Körper sehen können, so können wir das Innere des Unternehmens durch Prozessdarstellungen konkreter wahrnehmen. Das ermöglicht dem Management noch effektiver zu steuern. Welche Erfahrungen hast Du damit gemacht? #agiletransformation #enablingbetterorganizations #mittelstand #horizontalführen #transformation #futureofwork #newwork #crossfunktional 

MANIFEST FÜR EIN FUNKTIONIERENDES QUALITÄTSMANAGEMENT - 084 Spaßfaktor in #Managementsystemen? Es gibt ihn, aber er ist sehr selten anzutreffen in der weiten Unternehmens- und Organisationslandschaft. Und dabei ist es nun wirklich kein Ergebnis einer Raketenwissenschaft, dass Menschen, die Spaß haben an dem was sie tun, motivierter, interaktiver und wirkungsvoller sind. Warum also Faktoren wie Spaß, Freude und Humor in Managementsystemen außen vor lassen? Einen Grund gibt es dafür nicht. Also starten wir damit noch heute! :-) #QMManifest #Qualität #Qualitätsmanagement #Spaß

Alles hat bekanntlich ein Ende nur die Wurst hat zwei. So hieß es zumindest früher. Dann kam der Gedanke von End-to-End-Prozessen auf. Gemeint war damit die Idee, dass Prozesse nicht an den Abteilungsgrenzen enden (bspw. Vertriebsprozesse, Produktionsprozesse, Finanzprozesse) sondern vielmehr vom einen Ende des Kundenbedarfes bis zum anderen Ende der Serviceerbringung oder Produktlieferung zur Deckung dieses Bedarfes integriert über die verschiedenen Bereiche hinweg gedacht und analysiert werden sollen. Denn innerhalb der funktionalen Bereiche sind Prozesse vielfach schon weitgehend optimiert; Potenzial liegt aber nach wie vor in der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit. Prof. Rummler aus den USA nannte Prozessmanagement daher auch einmal sehr passend ein „Instrument zum Managen der weißen Zwischenräume im Organigramm“ (Rummler/Brache 1995). Das war der Gedanke von „end-to-end“. Ich habe das 2012 sogar zum Anlass genommen, um ein Buch über end-to-end Prozessmanagement zu schreiben, das positiven Anklang fand. Heute ist der Begriff end-to-end positiv besetzt. Und genau darin liegt auch das Problem: gerade weil positiv besetzt, ist heute plötzlich alles „end-to-end“. Der Begriff wird völlig undifferenziert überall verwendet. Es gibt heute end-to-end Solutions, end-to-end Services, end-to-end Consulting, end-to-end IT Applikationen, end-to-end Operating Models und vieles mehr. Und Prozesse sind heute natürlich auch immer end-to-end. Häufig ist dort, wo end-to-end drauf steht, aber nicht end-to-end drinnen. Es freut mich einerseits, dass sich der Begriff so durchgesetzt hat. Andererseits hilft er uns nicht, wenn er sinnentfremdet verwendet wird. Begriffe sind nur dann stark, wenn sie klar definiert sind und korrekt angewendet werden. Lassen Sie uns daher den Begriff dort nutzen, wo er passt und die Diskussion weiterbringt. Sonst landen wir am Ende wieder bei der Wurst. 😊

🤔💭 Was ist eigentlich so schwer an einfachen Prozessen im Service Management? Hier unsere Top 3 ❌ Todsünden in der Prozessgestaltung, die statt Effizienz nur Kopfschmerzen bereiten: 🥉 Platz 3: Gruppenentscheidungen Entscheidungen oder Freigaben können einen Prozess bis zum Stillstand behindern, wenn die Zustimmung aller beteiligten erforderlich ist. Der Grund ist oft gar nicht eine Ablehnung der Entscheidung, sondern dass Entscheider gar keine Entscheidung treffen, also auf die Freigabeanforderung nicht reagieren. 🐢🚦Wie wäre es stattdessen mit einer Veto-Option? Kein Widerspruch bedeutet grünes Licht! ✅ 🥈 Platz 2: unnötige Regeln Klar braucht es Spielregeln oft in Form von Richtlinien für die Arbeit im Prozess. Regeln werden oft dann erstellt, wenn irgendwo etwas schiefgelaufen ist. Dann entsteht der Wunsch, diesen Fall zu regeln. Zu viele Regeln erzeugen allerdings künstliche Komplexität. Es ist hier ratsam, die Relevanz der Situation zu bewerten. Viele Regeln sind nicht selten ein Zeichen für mangelndes #Vertrauen in die #Kompetenz oder den guten Willen der Akteure.  Adäquates Training und sinnvolle Unterstützung wirken hier Wunder. 💼🎯 🥇 Und auf Platz 1: Sonderfälle Der Teufel steckt im Detail – Sonderfälle! Die meisten Prozesse sind simpel, solange wir uns auf die #Top5 konzentrieren. Lasst uns das Besondere nicht zum Standard machen und damit die Prozesswelt verkomplizieren! ⚙️💡 Wie geht ihr mit diesen Herausforderungen um? #ProzessOptimierung #LeanManagement #EffizienzBoost 🚀💼 Schreibt uns eure Erfahrungen und Tipps in die Kommentare! 👇🏼🔄 #einfachmachen #BusinessProcess #SimpleIsBetter #Productivity