Beitrag von comstruct

Die Aufbewahrung von Lieferscheinen ist ein wesentlicher Bestandteil der betrieblichen Dokumentation und Buchführung. Sie dient nicht nur der Nachverfolgung von Warenbewegungen, sondern auch der Sicherstellung der Übereinstimmung mit gesetzlichen Anforderungen. Mit dem zunehmenden Trend zur stellen sich viele Unternehmen die Frage, wie sich ihre Lieferscheine effizient und rechtssicher aufbewahren lassen. #Archivierung #AS_Digital #DMS #Dokumentenmanagement #Digitalisierung #Lieferschein #Aufbewahrung https://lnkd.in/egtd4fgC

ᴅᴀꜱ ꜱᴀɢᴛ ᴜɴꜱᴇʀ ᴋᴜɴᴅᴇ Antalis   Seit 2020 ist unsere Software Evy Xpact im Auftragsmanagement bei Antalis im Einsatz. Vor dem Einsatz von Xpact hat ein Mitarbeiter von Antalis die neue Bestellung aus dem Eingangsordner entnommen, diese zunächst ausgedruckt & dann manuell in das SAP-System eingegeben. Vom Bestelleingang bis zu dem Zeitpunkt, ab dem die Bestellung im System sichtbar war, dauerte der Vorgang bis zu vier Minuten. Darüber hinaus war die manuelle Bearbeitung fehleranfällig.   Mit dem textbasierten Ansatz unserer Lösung Evy Xpact lassen sich auch aus unstrukturierten Daten relevante Infos herauslesen & klassifizieren. Kunden profitieren dadurch – je nach Einsatzszenario – von einem Automatisierungsgrad von nahezu 100 % sowie von circa 90 % an Kosten- & Zeitersparnis bei der Dokumentenverarbeitung.     Bei Anatalis dauert der Prozess nur noch ca. 15 Sekunden und sieht aus wie folgt: Xpact liest aus den Bestellungen – meist PDF- oder Office-Dateien, aber auch reine E-Mail-Texte – die für die Bearbeitung des Auftrags nötigen Positionen aus. Dazu zählen unter anderem Mengen-, Artikel- & Kundennummer. Lässt sich etwa keine Kundennummer finden, sucht Xpact stattdessen automatisch nach der Umsatzsteuernummer & ermittelt mithilfe einer hinterlegten Tabelle daraus die Kundennummer. Sollte auch keine Umsatzsteuernummer angegeben sein, ermittelt Xpact diese anhand der Lieferantennummer.   Sind alle auftragskritischen Angaben geklärt, liest die Software als nächstes automatisch die Lieferadresse sowie den Liefertermin aus, gefolgt von den Daten zur Bestellung selbst, wie etwa Bestellnummer, Bestellname sowie Artikelnummer & Mengeneinheit. Auch hier gibt es einige Fallstricke zu beachten. Ein Beispiel: Der Kunde bestellt drei Stück eines bestimmten Artikels, meint damit aber keine Einzelpositionen, sondern Kartons oder Rollen, die er in seinem System als Stück angelegt hat. Hier muss die Xpact die richtige Mengeneinheit identifizieren. Hierfür wurde in Xpact eine Marching-Tabelle hinterlegt, die aus der Bestellhistorie für jeden Kunden die jeweils korrekten Mengeneinheiten parat hält. Für den Fall, dass Xpact im Validierungsprozess fehlende Angaben identifiziert, die von der Software nicht selbst ersetzen werden können, schickt sie automatisch eine Fehlermeldung, & die Bestellung wird manuell bearbeitet.     Ihr Auftragsmanagement ist noch nicht vollständig digitalisiert? Sie nutzen noch nicht alle Vorteile einer KI im Auftragsmanagement? Dann besuchen Sie unsere Webseite für nähere Infos oder wenden Sie sich direkt an Michael Vogel. Rouven Bartmann

Die E-Rechnung soll ab 2025 das Standardformat im B2B-Geschäft werden. Unternehmen müssen daher beide Formate effizient verarbeiten können. Die Prozessstruktur dafür aufzubauen, ist jedoch ressourcenintensiv, ich habe schon viele Projekte gesehen, die aufgrund personeller Engpässe viel zu weit in die Zukunft verschoben wurden. Low-Code schafft Abhilfe. Wie das geht, beschreiben unser Stefan Weimann von der JobRouter AG und Nina Harms von der Bonpago GmbH sehr eindrucksvoll in diesem lesenswerten Artikel:

Erhält Ihr Unternehmen auch so viele #Rechnungen 🗒 und ist dies für Ihre hausinterne Kreditorenbuchhaltung eine große Herausforderung? Dann ist diese Customer Story für Sie interessant, denn die Firma Ströer suchte nach einem Outsourcing Dienstleister und fand bei Ricoh die richtige Lösung. Nun profitiert das Unternehmen von der gewonnenen Zeit ⌚ und freien Kapazitäten. Mit der Lösung #Ricoh IDX sparen Sie Zeit, Geld und Ressourcen, denn Ihre #Workflows werden schneller und effizienter. Und ganz nebenbei helfen Sie der Umwelt, denn wenn Sie Daten statt Papier senden und empfangen, mindern Sie Ihren CO₂ Ausstoß für Druck und Transport. Lesen Sie hier die ganze Story: https://fcld.ly/2pex0na Und hier geht es zu unserer Lösung: https://fcld.ly/t7dwdac

Optimieren Sie Ihre Lieferscheinverwaltung! Alle Lieferscheine werden gesammelt und unsortiert gescannt, den Rest übernimmt agorum core! Wie machen das unsere Kunden mit unzähligen und seitenlangen Lieferscheinen? Stellen Sie sich vor, Lieferscheine werden aus Ihrem ERP-System gedruckt und direkt ins DMS abgelegt. Bei Ankunft der Lieferung werden die entsprechenden Lieferscheine in Papierform unterschrieben. Jetzt kommt die Automatisierung ins Spiel: Alle unterschriebenen Lieferscheine werden gesammelt und als Stapel auf einen Scanner gelegt. agorum core übernimmt dann den Rest - von der Sortierung bis zur Rekonstruktion der Dokumente in ihre korrekten Ablageordner. Das Ergebnis? Ein effizienter und fehlerfreier Prozess, der Zeit spart und die Genauigkeit erhöht. Doch das ist noch nicht alles. Die Vorteile der Automatisierung mit agorum core gehen weit darüber hinaus: Zeitersparnis und Fehlerminimierung: Durch die Automatisierung der Dokumentensortierung sparen Sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern minimieren auch die Fehlerquote, die bei manuellen Prozessen oft unvermeidlich ist. Verbesserte Übersichtlichkeit und Zugänglichkeit: Dank der eindeutigen Identifikation und Speicherung an einem bestimmten Ablageort können benötigte Dokumente schnell und einfach gefunden werden. Die OCR-Texterkennung ermöglicht zudem eine effiziente Volltextsuche in den Dokumenten, was die Zugänglichkeit weiter verbessert. Kosteneffizienz: Durch die Minimierung des manuellen Aufwands können Mitarbeiter für komplexere Aufgaben eingesetzt werden, was letztlich zu einer besseren Ressourcennutzung führt. Zusätzlich entfallen Zusatzkosten für externe Scan-Dienstleistungen, da der Prozess vollständig intern abgewickelt werden kann. Klingt interessant? Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über die Möglichkeiten der Dokumentenautomatisierung mit agorum core zu erfahren und wie es Ihre Arbeitsabläufe optimieren kann. #delivery #dms #ecm #business #automatisierung #digitalisieren

Stellen Sie sich eine Kreditorenbuchhaltung vor, die nicht nur effizient, sondern auch revolutionär einfach ist. Unsere Lösungen für die digitale Rechnungsverarbeitung transformieren den Standard, und machen ihn fast so einfach wie Online-Shopping. 😉 Doch was beinhaltet diese Lösung eigentlich alles? 📝 Die arbeitsintensive Bearbeitung von Lieferantenrechnungen belastet die Kreditorenbuchhaltung. Wir helfen Unternehmen, Transparenz zu erreichen, die Kontrolle zu verbessern und die Effizienz zu steigern. Zum Prozess gehören folgende Teilbereiche: ✅ E-Procurement Die Bestellung von Waren und Dienstleistungen muss heutzutage nicht schwierig sein. Wir kennen es alle vom Online-Shopping – ein Klick und die Ware ist morgen da. Mit derselben Einfachheit können auch Unternehmensbestellungen gemacht werden. ✅ Elektronischer Austausch von Dokumenten Damit Unternehmen noch mehr Zeit und Kosten sparen und zusätzlich die Umwelt schonen, sollen die verwendeten Dokumente möglichst elektronisch ausgetauscht werden. ✅ Rechnungsautomatisierung Damit Ihre digitale Rechnungsverarbeitung den grösstmöglichen Mehrwert bringt, ist es essenziell, konsequent auf die Automatisierung des Prozesses zu setzen. ✅ Was die digitale Rechnungsverarbeitung sonst noch alles beinhaltet, erfahren Sie hier: https://hubs.la/Q02v-XqT0

Gefahr in der Zulieferkette: Warum papierbasierte Entgeltkontrollen zum Problem werden können Sie sind für die Entgeltabrechnung zuständig und alles läuft noch auf Papier. Schon beim Druck der Berichte können Probleme auftreten, z. B. technische Probleme bei der Druckerei. Aber das ist erst der Anfang. Nach dem Druck müssen die Papierlisten per KFZ ausgeliefert werden. Für die Verteilung dieser wichtigen Dokumente werden extra Fahrer eingesetzt. Was passiert, wenn der Fahrer plötzlich ausfällt? Oder es gibt einen Stau oder einen Unfall auf der Straße? Die Abrechnungen dürfen sich nicht verzögern, sonst gerät das ganze Team unter Druck. Tatsächlich ist genau dies bei einem unserer Kunden in der Vergangenheit passiert: Eine einzige Verspätung kann die ganze Kette beeinflussen. Das Team muss improvisieren, damit die Mitarbeitenden ihren Lohn pünktlich erhalten. Die manuelle Bearbeitung birgt zahlreiche Risiken: menschliche Fehler, verlorene Dokumente und Verzögerungen. ➡ Die Lösung: Digitalisierung ↪ Fehler minimieren: Automatisierte Prozesse reduzieren menschliche Fehler. ↪ Zeit sparen: Digitale Belege sind sofort verfügbar. ↪ Flexibilität erhöhen: Mitarbeitende haben jederzeit Zugriff auf ihre Abrechnungen. ↪ Sicherheit gewährleisten: Digitale Systeme schützen sensible Daten. Mein Fazit: Papierbasierte Prozesse sind ineffizient und riskant. Die Digitalisierung bietet viele Vorteile und sorgt dafür, dass Sie und Ihr Team sich auf das Wesentliche konzentrieren können. Wie lang ist Ihre Zulieferkette?

[Blog] #eInvoicing, der elektronische Austausch von Rechnungen zwischen Geschäftspartnern, zählt zu den Schlüsselkomponenten der ✅ Prozessoptimierung. Standards wie #ZUGFeRD, #XRechnung und #Peppol steigern die Interoperabilität und Effizienz. Doch trotz der offensichtlichen Vorteile bevorzugen manchen Unternehmen Individuallösungen und verbauen sich dadurch wichtige ⚡️Wettbewerbsvorteile⚡️. Lernen Sie in diesem Beitrag von SEEBURGER E-Invoicing-Experte Rolf Holicki die Vorteile standardisierter E-Invoicing-Lösungen kennen. 👉 https://lnkd.in/esufjCM5

Schmeißt die Füller und Kugelschreiber weg 🖋🗑*: Die fortgeschrittene elektronische Signatur (feS) im Rechnungswesen wurde kürzlich beim IT-Eigenbetrieb it@M produktiv gesetzt! 🌐 Mit dieser innovativen Technologie wird ein medienbruchfreier digitaler Workflow zur Rechnungsprüfung ermöglicht, der den gesetzlichen Anforderungen entspricht und die Bearbeitung für alle Beteiligten erleichtert. Die feS stellt sicher, dass die Person, deren digitale "Unterschrift" auf einem Dokument hinterlegt wird, tatsächlich die ist, die sie vorgibt zu sein. Dadurch wird ein hoher Schutz vor Manipulation und Fälschung gewährleistet – selbst wenn die Person nicht mehr bei der Stadt München beschäftigt ist. 📝🌐🔒 💡 Bisher mussten alle erforderlichen Unterschriften zur Rechnungsfreigabe manuell auf Papier geleistet werden. Mit der feS und dem neuen digitalen Workflow wird der Rechnungsbearbeitungsprozess nun effizienter, sicherer und schneller. Wir freuen uns, dass die feS nun produktiv gesetzt wurde und sind überzeugt davon, dass der neue digitale Workflow die Rechnungsprüfung erheblich erleichtern und beschleunigen wird. Die Zeiten des manuellen Bestätigens und der Verwendung von handgezeichneten sowie eingescannten Rechnungsprüfungsblättern gehören nun der Vergangenheit an. 🎉✨ 👉 Die fortgeschrittene elektronische Signatur hat im Rechnungsprüfungsprozess bereits ihren Nutzen bewiesen, doch ihr Potenzial geht weit darüber hinaus. In Zukunft könnte diese Möglichkeit auch in vielen anderen Bereichen genutzt werden. #staytuned Habt ihr schon Erfahrungen mit dem Thema fEs gesammelt? #fEs #Innovation #ITInnovation #Digitalisierung #digital #München *denkt bei der Entsorgung eurer Schreibgeräte bitte daran zu recyceln 😎♻

Ob Rechnungen, Mahnungen oder Gehaltsabrechnungen: Der Versand von großen Mengen an Briefen kostet viel Zeit und Geld. Wie zwei Unternehmen dieses Problem mithilfe von Automatisierungen gelöst haben und dabei sogar klimafreundlicher agieren, erfährst du hier. [Anzeige]