Last updated on 5 ago 2024

A continuación, te explicamos cómo puedes gestionar eficazmente los presupuestos de las conferencias con habilidades de asertividad.

Con tecnología de la IA y la comunidad de LinkedIn

La gestión del presupuesto de una conferencia requiere algo más que hacer números; también exige asertividad. La asertividad en la gestión del presupuesto significa tomar decisiones financieras con confianza, negociar los costos y garantizar que la conferencia aporte valor sin exceder sus límites financieros. Se trata de ser firme pero respetuoso en su trato con proveedores, patrocinadores y miembros del equipo para mantener el presupuesto bajo control. Tanto si eres un organizador de conferencias experimentado como si eres nuevo en el puesto, dominar la asertividad puede conducir a una gestión presupuestaria más eficiente y eficaz.

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1 Planificación presupuestaria

La gestión eficaz del presupuesto comienza con un plan claro. Antes de sumergirse en los detalles, debe establecer un presupuesto integral que describa los ingresos y gastos esperados. Considere todas las posibles fuentes de ingresos, como la venta de entradas, los patrocinios y las tarifas de los expositores, y compárelas con los costos proyectados, como el alquiler del lugar, el catering y la tecnología. La asertividad entra en juego cuando se establecen límites financieros realistas y se apegan a ellos. Debe confiar en sus proyecciones y estar preparado para defenderlas cuando negocie con proveedores y partes interesadas.

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Haifa Romanza,S.E.

Accounting & Tax Manager
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Effectively managing conference budgets with assertiveness skills involves setting clear limits, negotiating confidently, prioritizing essential expenses, monitoring spending, and communicating transparently. By maintaining a firm yet flexible approach, you can ensure financial resources are allocated wisely and the conference runs smoothly.

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Wil Brown

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I prepare three cost scenarios and ensure the team sticks rigidly to them. 1) Minimum-Viable: This is usually venue fees and insurance. 2) Mid-Range: Above, plus catering (morning/afternoon tea and lunch). 3) Top-Tier: Above, plus AV, barista coffee, speaker gifts and all the other bells and whistles. --- In the budget spreadsheet, we track ticket sales and sponsorship. Our spreadsheet automatically calculates where we are in the cost scenarios.

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2 Negociación de costos

La negociación de costos es un área en la que la asertividad es crucial. Cuando se trata de vendedores o proveedores de servicios, es importante comunicar sus limitaciones presupuestarias de forma clara y firme. Esto no significa ser agresivo; Más bien, se trata de ser directo y honesto sobre lo que puede pagar. Al hacerlo, a menudo puede obtener mejores tarifas o servicios adicionales sin costo adicional. Recuerde que los proveedores suelen estar dispuestos a negociar, especialmente si ven el potencial de una relación a largo plazo.

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Wil Brown

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Most of the conferences I organise are NFP. Mentioning this at the beginning of supplier talks helps frame the cost conversation. Be very clear on what you are and are not getting from a supplier, and get it in writing. We have reused several suppliers for multiple conferences because of their service and discounts.

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3 Maximización de ingresos

Maximizar los ingresos es tan importante como minimizar los costos. Buscar asertivamente acuerdos de patrocinio y comercializar su conferencia para atraer a más asistentes puede tener un impacto significativo en los resultados de su presupuesto. No dudes en ponerte en contacto con posibles patrocinadores o en utilizar estrategias creativas de marketing para impulsar la venta de entradas. Cada dólar adicional ganado es uno menos que necesita recortar de otras áreas, así que sea proactivo y confíe en sus esfuerzos de generación de ingresos.

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Wil Brown

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Sponsorships can make or break your conference. Ensure your sponsorship tiers are fair and that there is a clear ROI for the companies giving you money. I like to send a personalised video message from myself or the organising team along with the sponsorship prospectus. I get better engagement and conversions using this tactic.

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4 Supervisión financiera

Mantener la asertividad en la supervisión financiera significa revisar regularmente su presupuesto y hacer los ajustes necesarios. Vigile de cerca los gastos y esté preparado para reducir los costos donde sea necesario sin comprometer la calidad de la conferencia. Si surgen gastos inesperados, abórdelos de frente encontrando áreas en las que pueda compensar el aumento. Este enfoque proactivo ayuda a evitar que los problemas menores se conviertan en grandes contratiempos financieros.

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Wil Brown

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This is where my three cost scenarios really help. By tracking expenses weekly, you should not be caught out by any surprises. Have a dedicated treasurer watching the costs and a secondary person for a double check.

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5 Colaboración en equipo

Colaborar con su equipo es esencial para administrar el presupuesto de una conferencia de manera efectiva. Fomente la comunicación abierta y asegúrese de que todos entiendan los objetivos y las limitaciones financieras. Cuando los miembros del equipo propongan nuevas ideas o soliciten fondos adicionales, evalúe estas sugerencias de manera asertiva. Esto significa estar abierto a ideas innovadoras y, al mismo tiempo, ser realista sobre el presupuesto. Al fomentar un entorno de equipo en el que se comparte la responsabilidad financiera, pueden trabajar juntos para tomar decisiones rentables.

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6 Relaciones con proveedores

Establecer relaciones sólidas con los proveedores puede suponer un ahorro de costes y un valor añadido para su conferencia. Acérquese a estas asociaciones con confianza y claridad sobre sus necesidades presupuestarias. Sea sincero acerca de sus limitaciones financieras, pero también exprese su voluntad de trabajar juntos para el beneficio mutuo. La asertividad en estas interacciones ayuda a establecer el respeto y puede conducir a mejores acuerdos, negocios repetidos y términos potencialmente más favorables en el futuro.

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7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más te gustaría añadir?

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Wil Brown

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Try and minimise printed materials. Not only is this good for the environment, but it will also save costs. Supply attendees with online workbooks and slides well before the conference.

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1 Planificación presupuestaria

2 Negociación de costos

3 Maximización de ingresos

4 Supervisión financiera

5 Colaboración en equipo

6 Relaciones con proveedores

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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A continuación, te explicamos cómo puedes gestionar eficazmente los presupuestos de las conferencias con habilidades de asertividad.

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1 Planificación presupuestaria

2 Negociación de costos

3 Maximización de ingresos

4 Supervisión financiera

5 Colaboración en equipo

6 Relaciones con proveedores

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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