¿Cómo se pueden priorizar los plazos cuando todos tienen la misma urgencia?

1 Evaluar la situación

El primer paso para priorizar tus plazos es evaluar la situación y recopilar toda la información relevante. Necesitas saber cuáles son los plazos, cuáles son los requisitos, cuáles son las expectativas y cuáles son las consecuencias de no cumplirlos o retrasarlos. También hay que tener en cuenta los recursos, las dependencias y los riesgos que conlleva cada tarea o proyecto. Esto te ayudará a tener una idea clara de tu carga de trabajo e identificar los elementos más urgentes e importantes.

2 Usar una matriz de priorización

Una matriz de priorización es una herramienta que puede ayudarte a clasificar tus tareas o proyectos en función de dos criterios: urgencia e importancia. La urgencia se refiere a la rapidez con la que vence una fecha límite, y la importancia se refiere al impacto que tiene una tarea o proyecto en sus objetivos, resultados o partes interesadas. Puedes usar una matriz simple de 2x2 para categorizar tus tareas o proyectos en cuatro cuadrantes: hacer primero, programar, delegar o eliminar. Esto te ayudará a centrarte en los elementos más críticos y valiosos y evitar perder el tiempo en los triviales o irrelevantes.

3 Comunícate y negocia

A veces, es posible que tenga plazos contradictorios o poco realistas que están fuera de su control o capacidad. En este caso, debe comunicarse y negociar con sus gerentes, clientes o colegas para encontrar una solución mutuamente aceptable. Debe explicar la situación, los desafíos y las compensaciones involucradas en el cumplimiento de los plazos. También debe proponer opciones alternativas, como extender el plazo, reducir el alcance o aumentar los recursos. Debe ser asertivo, respetuoso y colaborativo en su comunicación y negociación, y buscar retroalimentación y confirmación sobre los resultados acordados.

4 Planificar y ejecutar

Una vez que haya priorizado y negociado sus plazos, debe planificar y ejecutar sus tareas o proyectos en consecuencia. Debe dividir sus tareas o proyectos en pasos manejables, asignar plazos y responsabilidades, y realizar un seguimiento de su progreso y rendimiento. También debe anticipar y mitigar cualquier problema u obstáculo potencial que pueda afectar a sus plazos, como cambios en los requisitos, retrasos en los comentarios o problemas técnicos. Debe ser flexible, adaptable y proactivo en su planificación y ejecución, y actualizar a sus partes interesadas sobre el estado y los resultados de sus tareas o proyectos.

5 Revisar y mejorar

El último paso para priorizar los plazos es revisar y mejorar el proceso y los resultados. Debe evaluar su desempeño, resultados y comentarios, e identificar qué funcionó bien y qué se puede mejorar. También debe reflexionar sobre su aprendizaje, desafíos y logros, y celebrar su éxito y reconocimiento. Debes ser honesto, constructivo y positivo en tu revisión y mejora, y aplicar tus conocimientos y lecciones a tus tareas o proyectos futuros.

6 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más te gustaría añadir?