¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas para usar herramientas y plataformas digitales para comunicarse con su equipo y clientes?

1 Elija la herramienta adecuada

No todas las herramientas y plataformas digitales son iguales. Dependiendo de su propósito, audiencia y contexto, debe seleccionar la herramienta más adecuada para su comunicación. Por ejemplo, si desea compartir una actualización rápida o una pregunta simple, puede usar el correo electrónico, el chat o el mensaje de texto. Si necesita discutir un tema complejo, intercambiar ideas o negociar un acuerdo, es posible que prefiera una videollamada, un seminario web o una reunión virtual. Considere los pros y los contras de cada herramienta, como la velocidad, la claridad, el compromiso, los comentarios y el costo.

2 Adapta tu estilo

Diferentes herramientas y plataformas digitales requieren diferentes estilos de comunicación. Debe adaptar su tono, idioma y formato para adaptarse al medio y la situación. Por ejemplo, si usa el correo electrónico, debe ser claro, conciso y educado. Use la gramática, la ortografía y la puntuación adecuadas. Incluye una línea de asunto, un saludo y una firma. Evite la jerga, la jerga y los emoticonos. Si usas video, debes ser seguro, expresivo y atento. Use el lenguaje corporal, el contacto visual y los gestos. Vístase profesionalmente, elija un fondo adecuado y enmudezcase cuando no esté hablando.

3 Respeta la etiqueta

Cada herramienta y plataforma digital tiene su propia etiqueta o normas de comportamiento. Debe respetar la etiqueta para evitar malentendidos, conflictos y daños a su reputación. Por ejemplo, si usa chat o texto, debe responder con prontitud, usar mensajes cortos y simples y acusar recibo. Evite enviar spam, interrumpir o escribir en mayúsculas. Si usa video, debe verificar la calidad de su audio y video, unirse a tiempo y presentarse. Evite realizar múltiples tareas, comer o irse abruptamente.

4 Sé inclusivo

Las herramientas y plataformas digitales pueden permitir la comunicación a través de fronteras, culturas y orígenes. Debe ser inclusivo y respetuoso con la diversidad de su equipo y clientes. Por ejemplo, si usa el correo electrónico, debe usar un saludo neutral o formal, evitar modismos o humor que puedan perderse en la traducción y usar una fuente clara y simple. Si usa video, debe usar un lenguaje común, hablar lenta y claramente, y evitar interrumpir o hablar sobre otros.

5 Manténgase seguro

Las herramientas y plataformas digitales también pueden exponer su comunicación a riesgos, como piratería, phishing o violaciones de datos. Debe estar seguro y proteger su privacidad y confidencialidad. Por ejemplo, si usa correo electrónico, debe usar una contraseña segura, cifrar archivos adjuntos confidenciales y verificar la identidad del remitente. Evite abrir enlaces o archivos adjuntos sospechosos, o compartir información personal o financiera. Si usa video, debe usar una plataforma segura, bloquear su sala de reuniones y evitar compartir su pantalla o cámara sin permiso.

6 Sé humano

Finalmente, las herramientas y plataformas digitales nunca pueden reemplazar el elemento humano de la comunicación. Necesitas ser humano y mostrar empatía, compasión y emoción. Por ejemplo, si utiliza el correo electrónico, debe expresar aprecio, gratitud o simpatía cuando sea apropiado. Use emoticonos o emojis con moderación y solo cuando coincidan con el tono de su mensaje. Si usa video, debe sonreír, asentir o reír cuando sea apropiado. Usa el humor o rompehielos para romper la tensión o crear una buena relación.

7 Esto es lo que más debe considerar

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más le gustaría añadir?