Te enfrentas a cambios de última hora para tu evento. ¿Cómo puede asegurarse de que todas las partes interesadas se mantengan informadas?

1 Evaluación rápida

Cuando ocurran cambios, evalúe rápidamente la situación para determinar el impacto en su evento. Considere qué aspectos se ven afectados y priorice la información que necesita atención inmediata. Por ejemplo, si el orador principal cancela, debe encontrar un reemplazo o ajustar el horario rápidamente. Su evaluación debe ser exhaustiva pero rápida, identificando los puntos principales que las partes interesadas deben conocer. Esto le permitirá comunicarse con claridad y propósito, asegurándose de que su mensaje aborde primero los cambios más críticos.

2 Información centralizada

Establecer un centro de información centralizado, como un sitio web o una aplicación dedicada a eventos, es esencial para difundir actualizaciones de manera eficiente. Esta plataforma debe ser la fuente de referencia para que todas las partes interesadas reciban notificaciones y cambios en tiempo real. Asegúrese de que sea fácilmente accesible y se actualice regularmente con la información más reciente. Aliente a todos los involucrados a consultar primero este centro para ver las actualizaciones, lo que le ahorrará tiempo y evitará la propagación de información errónea.

3 Mensajería directa

Para actualizaciones urgentes que requieren atención inmediata, la mensajería directa a través de correos electrónicos, mensajes de texto o aplicaciones de eventos puede ser muy efectiva. Elabora mensajes claros y concisos que destaquen el cambio y sus implicaciones. Personalice la comunicación siempre que sea posible, ya que puede hacer que las partes interesadas se sientan valoradas e informadas. Por ejemplo, informar directamente a sus proveedores sobre un cambio en los tiempos de configuración puede evitar contratiempos logísticos y mantener una relación profesional.

4 Redes Sociales

Aproveche las plataformas de redes sociales para mantener a las partes interesadas informadas sobre los cambios más amplios en los eventos. Las publicaciones rápidas en plataformas como Twitter y Facebook pueden llegar rápidamente a una amplia audiencia. Utilice estas plataformas para compartir actualizaciones, pero también para interactuar con su audiencia, responder preguntas y brindar tranquilidad. Este enfoque ayuda a mantener el entusiasmo por el evento mientras aborda cualquier inquietud que pueda surgir debido a los cambios.

5 Sesión informativa para el personal

El personal de tu evento es tu comunicador de primera línea, así que asegúrate de que estén completamente informados sobre todos los cambios. Organice una reunión rápida o una llamada de conferencia para discutir los nuevos desarrollos y cómo manejar las preguntas de los asistentes o proveedores. Proporcióneles una hoja de preguntas frecuentes o puntos clave de conversación para mantener la coherencia en la información que se transmite. Cuando su equipo está informado y seguro, estará mejor equipado para manejar la situación sobre el terreno.

6 Retroalimentación

Por último, cree un bucle de retroalimentación en el que las partes interesadas puedan expresar sus preocupaciones o pedir más aclaraciones. Ya sea a través de una dirección de correo electrónico dedicada, una línea directa o una sección de la aplicación de tu evento, asegúrate de que haya un canal para la comunicación bidireccional. Acusar recibo de sus mensajes y dirigirme a ellos con prontitud. Esto no solo te ayuda a cortar de raíz cualquier problema potencial, sino que también fomenta un sentido de comunidad y atención en torno a tu evento.