Last updated on 28 jun 2024

Te enfrentas a problemas técnicos inesperados en tu evento. ¿Cómo se puede ajustar el cronograma para garantizar el éxito?

Con tecnología de la IA y la comunidad de LinkedIn

A la hora de planificar un evento, se esboza meticulosamente cada detalle, pero ¿qué se hace cuando surgen problemas técnicos inesperados? Su éxito depende de su capacidad para ajustar el cronograma mientras mantiene la compostura y se asegura de que sus invitados permanezcan comprometidos. Es un escenario desafiante, pero con un enfoque tranquilo y un poco de pensamiento rápido, puede navegar a través de estos problemas y aún así organizar un evento exitoso.

Encuentra respuestas de expertos en este artículo colaborativo

Elección de la comunidad a partir de 4 contribuciones. Más información

1 Evalúe rápidamente

Cuando se produce un inconveniente técnico, el primer paso es evaluar rápidamente la situación. Determine la naturaleza y el alcance del problema y cómo afecta el programa de su evento. ¿Es un pequeño contratiempo o un mal funcionamiento importante? Póngase en contacto con su equipo técnico para comprender el tiempo necesario para una solución. Con esta información, puedes empezar a reelaborar tu cronograma, priorizando los elementos esenciales e identificando qué partes de tu evento pueden ajustarse o suspenderse temporalmente.

Añade tu opinión

Dimitra Grigorea

Event Planner, Stage Manager, Event Management Lecturer, Wedding Planner, Mentor
Denunciar la contribución
I believe that doing several trials in advance and doing a set up from the previous day is an efficient way to minimise last minute technical issues. In the case this happens finally you should run the schedule based on how much time is needed to repair the issue and assist your guests so they do not get affected or lose part of the experience

Traducido

Recomendar
Caio Bueno

Produtor de eventos | Eventos corporativos | Corridas de rua | Live marketing | Estandes
Denunciar la contribución
Em eventos, podemos destacar a importância de avaliar rapidamente qualquer problema técnico que surja. É útil criar uma lista de verificação para garantir que todos os aspectos sejam considerados durante a avaliação. Além disso, é crucial entender como o problema pode afetar a experiência dos participantes, priorizando soluções de maneira eficaz. Durante esse processo, manter a calma e ser objetivo ajuda a tomar decisões claras para minimizar o impacto do problema. Essas medidas são essenciais para gerenciar crises com eficiência e manter a confiança dos participantes no evento.

Traducido

Recomendar

2 Comunícate con claridad

La comunicación clara es crucial en tiempos de disrupción. Informa a tus asistentes del problema sin causar pánico. Ofrezca una explicación concisa y asegúreles que está trabajando para resolver el problema. Actualice al personal de su evento y a los presentadores o artistas sobre los cambios en el cronograma. Esta transparencia ayuda a gestionar las expectativas y mantiene la confianza entre usted y los participantes de su evento.

Añade tu opinión

Caio Bueno

Produtor de eventos | Eventos corporativos | Corridas de rua | Live marketing | Estandes
Denunciar la contribución
Quando surgirem problemas, é importante se comunicar com clareza. Seja direto e evite jargões, para que todos entendam rapidamente o que está acontecendo e o que fazer. Além de explicar o problema, ofereça instruções claras sobre como os participantes devem proceder enquanto aguardam a solução. Mantenha todos atualizados regularmente, mesmo que não haja novidades, para mostrar que a situação está sendo monitorada. Isso ajuda a manter a calma e a confiança.

Traducido

Recomendar

3 Flexible Agenda

Tener una agenda flexible es clave para manejar contratiempos inesperados. Si se enfrenta a un retraso, considere la posibilidad de reorganizar los segmentos que no dependen de la tecnología problemática. Por ejemplo, mueva las sesiones de networking, los paneles de discusión o los descansos hacia adelante. Esto gana tiempo para reparaciones técnicas y mantiene a su audiencia comprometida. Tenga siempre un plan de respaldo para el contenido que pueda llenar cualquier vacío no planificado.

Añade tu opinión

Caio Bueno

Produtor de eventos | Eventos corporativos | Corridas de rua | Live marketing | Estandes
Denunciar la contribución
Em eventos, é recomendável ter uma agenda flexível para lidar com contratempos inesperados. Planeje contingências detalhadas e mantenha canais de comunicação abertos para informar rapidamente sobre mudanças. Utilize tecnologia para ajustes rápidos e incorpore sessões interativas que possam ser adaptadas. Treine sua equipe para responder a imprevistos e colete feedback em tempo real. Estruture intervalos estratégicos, seja transparente com o público e tenha conteúdo sob demanda disponível. Monitore continuamente todos os aspectos do evento para antecipar e reagir rapidamente a problemas.

Traducido

Recomendar

4 Involucra a tu audiencia

El compromiso es esencial para mantener la atención de su audiencia durante las dificultades técnicas. Tenga un plan para actividades interactivas que no requieran tecnología, como preguntas para romper el hielo o discusiones grupales. Estas actividades pueden ser iniciadas por el personal del evento o por los oradores y son excelentes para mantener la energía y la concentración de los asistentes mientras se realiza el trabajo entre bastidores para abordar los problemas técnicos.

Añade tu opinión

5 Aproveche el soporte

No dudes en aprovechar tu red de apoyo. Si tiene patrocinadores, socios o proveedores en el evento, vea si pueden proporcionar asistencia o recursos para ayudar a mitigar los problemas técnicos. Pueden tener equipos de respaldo o soluciones alternativas que pueden ahorrar tiempo. Además, pueden interactuar con los asistentes, ofreciendo oportunidades adicionales de networking o presentaciones improvisadas, lo que contribuye positivamente a la experiencia del evento.

Añade tu opinión

6 Ajuste y proceda

Una vez que el problema esté bajo control, ajuste su cronograma en consecuencia y continúe con el evento. Asegúrese de que todos los participantes estén al tanto del nuevo horario y de lo que pueden esperar a continuación. Si ciertas partes del evento tuvieron que acortarse u omitirse, considere cómo puede incorporarlas en eventos futuros o proporcionar el contenido a los asistentes en otro formato, como descargas digitales o seminarios web de seguimiento.

Añade tu opinión

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más te gustaría añadir?

Añade tu opinión

Planificación de eventos

Seguir

Valorar este artículo

Hemos creado este artículo con la ayuda de la inteligencia artificial. ¿Qué te ha parecido?

Está genial Está regular

Denunciar este artículo

Ver todo

Te enfrentas a problemas técnicos inesperados en tu evento. ¿Cómo se puede ajustar el cronograma para garantizar el éxito?

1

2

3

4

5

6

7

1 Evalúe rápidamente

2 Comunícate con claridad

3 Flexible Agenda

4 Involucra a tu audiencia

5 Aproveche el soporte

6 Ajuste y proceda

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Planificación de eventos

Valorar este artículo

Gracias por tus comentarios

Más artículos sobre Planificación de eventos

Lecturas más relevantes

Te enfrentas a problemas técnicos inesperados en tu evento. ¿Cómo se puede ajustar el cronograma para garantizar el éxito?

1

2

3

4

5

6

7

1 Evalúe rápidamente

2 Comunícate con claridad

3 Flexible Agenda

4 Involucra a tu audiencia

5 Aproveche el soporte

6 Ajuste y proceda

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Planificación de eventos

Valorar este artículo

Gracias por tus comentarios

Explorar otras aptitudes