Last updated on 28 ago 2024

El alcance de tu proyecto ha cambiado inesperadamente. ¿Cómo decides qué tareas priorizar ahora?

Con tecnología de la IA y la comunidad de LinkedIn

Cuando el alcance de un proyecto cambia inesperadamente, puede echar por tierra los planes mejor diseñados. Como alguien que gestiona un proyecto de construcción, está muy familiarizado con los desafíos que conllevan los cambios de alcance. Ya sea debido a solicitudes de los clientes, condiciones imprevistas del sitio o actualizaciones regulatorias, estos cambios pueden ser desalentadores. Pero no temáis; Con un enfoque estratégico, puedes decidir qué tareas priorizar para mantener tu proyecto en marcha.

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1 Evalúe el impacto

Para priorizar eficazmente las tareas después de un cambio inesperado en el alcance del proyecto, comience por evaluar el impacto del cambio. Considere cómo los nuevos elementos afectan el cronograma, el presupuesto y la asignación de recursos de su proyecto. Debe evaluar qué aspectos del proyecto son más sensibles a los retrasos o a los sobrecostes e identificar las dependencias que podrían causar un efecto dominó en otras tareas. Esta evaluación de impacto proporcionará una imagen clara de las tareas que requieren atención inmediata y las que pueden aplazarse.

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Rahul Pandya

EPCM, EPC, PMC, PMO, Concept to Commissioning Project Management of Green power, Petrochemicals, Chemicals, Agro & Pesticides, Cu-Smelting & Refining.Ex. Coromandel, Ex. RSPL, Ex. RIL, Ex. SEL.
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As a role of a project manager, one must analyse and review for scope change. There might change in scope decided by management or due to change in design/ requirement or else. Prior to initiate change of scope the project manager needs to understand the effect of change at a stage of the continuing project. Sometimes the scope is reduced to execute later on or non priorities job. But if the scope change is must and project schedule/cost affected, than project manager need to take a call for decision for revised schedule/cost. Scope change also affects stakeholders action, vendor order clause. Project manger accept change and plan to revise schedule/cost and priorities activities as per management decision.

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Hany Elmancy, MSc, BSC, SFC, SSYB, PE, PMP, MBA

Senior Program Control | PMO Consultant | Planning & Project Control | Risk Manager | Delay Analysis Expert | Forensic Planner and claim specialist | Instructor | PMC-Senior Portfolio Controls | Public Speaker
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The first step in prioritizing tasks after an unexpected scope change is to assess the impact of the change on the overall project. This involves understanding how the new scope affects timelines, budgets, resource allocation, and project deliverables. Assessing the impact requires a thorough analysis of the existing project plan, identifying tasks that are most affected by the change, and determining whether additional resources or time will be needed to accommodate the new requirements. By understanding the full extent of the impact, you can make informed decisions about which tasks need immediate attention and which can be deferred or adjusted.

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Mohamed Sadig

PMI-PMP® | PMI-PBA® | PMI-RMP® | P3O® | Construction Manager at Al-Qasabi Company | Project Management | Construction Management | Business Analyst | Fit-Out Construction.
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As a role of a construction manager I start by figuring out which tasks are most important and urgent. Look at how each task affects your project's goals and deadlines. Check in with stakeholders to make sure you're meeting their expectations. Consider what resources you have available and prioritize tasks that can be done with those resources. Identify tasks that can prevent big problems or risks. Finally, update your project plan and schedule to reflect the new priorities and make sure your team knows about the changes.

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Rahul Pandya

EPCM, EPC, PMC, PMO, Concept to Commissioning Project Management of Green power, Petrochemicals, Chemicals, Agro & Pesticides, Cu-Smelting & Refining.Ex. Coromandel, Ex. RSPL, Ex. RIL, Ex. SEL.
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As a role of a project manager, one must analyse and review for scope change. There might change in scope decided by management or due to change in design/ requirement or else. Prior to initiate change of scope the project manager needs to understand the effect of change at a stage of the continuing project. Sometimes the scope is reduced to execute later on or non priorities job. But if the scope change is must and project schedule/cost affected, than project manager need to take a call for decision for revised schedule/cost. Scope change also affects stakeholders action, vendor order clause. Project manger accept change and plan to revise schedule/cost and priorities activities as per management decision.

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Claudio Carvalho

Oil&Gas | LNG | Renewables | Construction Manager | Site Manager | Project Manager | Naval Architect |
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Incorporating significant changes into a project requires careful engineering to outline the scope, detail the activities, and schedule them effectively, especially if they impact the critical path. If these changes do affect the critical path, it's crucial to make every effort to avoid project delays. Adding scope in the middle of the project can lead to additional costs, such as increased manpower, which may not be beneficial. However, if the change is necessary, it’s important to thoroughly plan all related activities, verify with stakeholders their capacity to implement the changes, and ensure proper documentation for change management.

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2 Involucrar a las partes interesadas

Una vez que se comprenda el impacto, interactúe con las partes interesadas clave. Estas son las personas que tienen un interés personal en el éxito del proyecto, como clientes, inversores y líderes de equipo. Discuta el cambio de alcance con ellos para comprender sus preocupaciones y prioridades. Su aporte es crucial porque te ayudará a alinear las tareas revisadas del proyecto con sus expectativas y los objetivos generales del proyecto. Este enfoque colaborativo garantiza que, cuando se priorizan las tareas, se hace con una comprensión integral de las necesidades de las partes interesadas.

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Hany Elmancy, MSc, BSC, SFC, SSYB, PE, PMP, MBA

Senior Program Control | PMO Consultant | Planning & Project Control | Risk Manager | Delay Analysis Expert | Forensic Planner and claim specialist | Instructor | PMC-Senior Portfolio Controls | Public Speaker
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Engaging stakeholders is crucial when the project scope changes unexpectedly. Stakeholders—including clients, team members, subcontractors, and suppliers—need to be informed about the changes and their implications. Involving stakeholders in the decision-making process ensures that everyone is aligned with the new priorities and understands the rationale behind them. Stakeholder engagement also provides an opportunity to gather input and feedback, which can be invaluable in determining how to adjust the project plan effectively. This collaborative approach fosters a sense of ownership and commitment among stakeholders, making it easier to navigate the changes and maintain project momentum.

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3 Planes de actualización

Con los aportes de las partes interesadas, es hora de actualizar los planes de su proyecto. Esto incluye la revisión de la estructura de desglose del trabajo (EDT), que es una descripción detallada del trabajo requerido para el proyecto. También tendrás que ajustar el cronograma y el presupuesto del proyecto para reflejar el nuevo alcance. Al volver a priorizar las tareas, considere qué actividades son críticas para el éxito del proyecto y cuáles se pueden ajustar con un impacto mínimo. Este paso consiste en encontrar el equilibrio entre los nuevos requisitos y el marco del proyecto existente.

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Engr. Damilola Alese,B.Eng., COREN ®, MNSE ®, P.M. Certified

Project Manager/Senior Project Engineer/Construction manager/Site manager
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The effect of updating plans when scope creep arises as a PM cannot be over emphasized as this basically provides a roadmap to ensure the project stays on course. It is important to go back to the project plan made at the beginning of the project to add the scope changes to give a true reflection of the overall status of the project thereby not missing anything out there.

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Hany Elmancy, MSc, BSC, SFC, SSYB, PE, PMP, MBA

Senior Program Control | PMO Consultant | Planning & Project Control | Risk Manager | Delay Analysis Expert | Forensic Planner and claim specialist | Instructor | PMC-Senior Portfolio Controls | Public Speaker
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Once the impact of the scope change has been assessed and stakeholders have been engaged, the next step is to update the project plans accordingly. This involves revising the project schedule, reallocating resources, and adjusting task dependencies to reflect the new scope. Updating plans ensures that all project documentation is current and accurately reflects the new project parameters. It also provides a clear roadmap for the project team to follow, reducing confusion and ensuring that everyone is aware of the new priorities. In some cases, updating plans may also involve revisiting contracts, agreements, or other formal documents to ensure that they align with the revised scope.

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4 Análisis del riesgo

Realizar un análisis de riesgos es esencial a la hora de repriorizar las tareas. Este proceso implica la identificación de nuevos riesgos introducidos por el cambio de alcance y la evaluación de su impacto potencial en el proyecto. Al comprender estos riesgos, puede priorizar las tareas que los mitiguen antes de que se conviertan en problemas mayores. Este enfoque proactivo no solo ayuda a mantener el control sobre el proyecto, sino también a garantizar que esté preparado para cualquier incertidumbre adicional.

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5 Optimice los recursos

La optimización de los recursos se convierte en una prioridad máxima cuando se trata de cambios de alcance. Debe determinar si el equipo actual tiene la capacidad de manejar tareas adicionales o si se requieren más recursos. Puede implicar la reasignación de personal, equipos o materiales para garantizar que las tareas críticas cuenten con el apoyo necesario. Al administrar los recursos de manera eficiente, puede concentrarse en tareas de alta prioridad sin exceder su equipo o presupuesto.

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6 Supervisar el progreso

Por último, supervisar el progreso es crucial una vez que se han vuelto a priorizar las tareas. Las comprobaciones periódicas y los informes de progreso le ayudarán a estar al tanto del alcance revisado y a garantizar que las tareas se completen según lo previsto. Esta supervisión continua permite ajustes rápidos en caso de que algún aspecto del proyecto se desvíe de la trayectoria esperada. Un seguimiento eficaz garantiza que, incluso con cambios en el alcance, su proyecto permanezca en el camino hacia la finalización con éxito.

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1 Evalúe el impacto

2 Involucrar a las partes interesadas

3 Planes de actualización

4 Análisis del riesgo

5 Optimice los recursos

6 Supervisar el progreso

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