Last updated on 2 sept 2024

Estás gestionando un evento en directo con un presupuesto ajustado. ¿Cómo manejas a los clientes que quieren más invitados de los planeados?

Con tecnología de la IA y la comunidad de LinkedIn

Cuando tienes la tarea de gestionar un evento en vivo, especialmente con un presupuesto ajustado, cada decisión cuenta. El desafío se intensifica cuando los clientes quieren aumentar la lista de invitados más allá de la capacidad planificada. Es un baile delicado de equilibrar la satisfacción del cliente con las limitaciones financieras, y requiere estrategia, habilidades de negociación y creatividad. Deberá abordar este escenario con una comprensión clara de sus limitaciones y, al mismo tiempo, estar abierto a encontrar soluciones que puedan adaptarse a los deseos de su cliente sin arruinarse.

Conclusiones clave de este artículo

Evaluate guest impact:

Assess how adding more guests affects venue capacity, catering, and seating. Transparent discussions with clients about costs and logistics help manage expectations and find feasible solutions.### *Creative cost options:Explore alternative catering or program adjustments to accommodate extra guests without extra expenses. Negotiate with vendors or seek sponsorships to cover additional costs while maintaining event quality.

Este resumen se basa en la IA y estos expertos

1 Evalúe el impacto

En primer lugar, evalúe el impacto de agregar más huéspedes. Esto significa verificar la capacidad de su lugar, recalcular el catering y la disposición de los asientos, y considerar el efecto en la experiencia general. Es posible que descubra que puede acomodar a algunas personas adicionales sin costos adicionales significativos. Sin embargo, si los números son sustanciales, deberá tener una discusión franca con su cliente sobre los costos asociados y los desafíos logísticos. Mantener siempre la transparencia sobre lo que es factible dentro del presupuesto y ofrecer alternativas que puedan satisfacer sus necesidades.

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Jess Circi ✨
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Just a spin on assessing impact as an answer... Assess the impact on adding guests on the actual business goal of your client. Clients are often obsessed with the number of guests and completely forget about what they're trying to achieve in the first place. Getting a certain number of guests through the door is just a small step towards a much bigger goal, right? What is it? It's a question I ask at the very beginning of any working relationship so we can all deliver on meaningful results.

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THANASIS TZIASTAS

From the month of April 2023 I assumed the duties of Operations Manager at the Xenios -Theoxenia Hotel in Ouranoupoli Halkidiki, a seasonal hotel and we close on 15/10/2023
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We just divide the pie among the most. All welcome, we are not scared we are not afraid, we are cool and moving forward. Managing an event can create various problems, there you need to be dynamic and rise to the occasion and not give the impression of panic.

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2 Diálogo con el cliente

Iniciar una conversación con tu cliente es clave. Explique las limitaciones presupuestarias y los posibles compromisos que podrían ser necesarios para incluir a más huéspedes. Sé empático pero firme en tu comunicación, asegurándote de que entiendan las compensaciones. Por ejemplo, agregar más invitados puede significar degradar otros elementos del evento. Ofrézcales una descripción detallada de las implicaciones de costos y trabajen juntos para priorizar lo que es más importante para el éxito de su evento.

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Jonathan A.

16+ Years of Experience in Live Events | Learning & Development Expert | Client Success Advocate Focused on Engagement and Retention
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When working with folks who are not familiar with Live events, it is important to remember that they are not experts on the subject and as a result may not fully understand the implications. An example would be with venues, most folks rent a venue and think it is theirs to with as they please. They don't think about things such as fire-code, max seating, the comfortable capacity or even can the bathrooms handle this many people. As such when working with clients it is important to keep this in mind and be prepared to explain these challenges or in some cases laws/requirements before you get too much farther into the process.

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Naf ‎

FutureLIVE: Building Possibilities for the Post-Live Era // Producer, Researcher, PhDc // 20+ years in Live.
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This can be a cultural element. Just for an out of event context: Many Scandinavians invite guests based on the number of seating available. In other cultures, the priority is less about seating but more about the vibe. This is one school of thought to transfer an idea into the live domain. If the event is an informal event like a private concert for client employees, you may be able to work around the venue setting and create more space and perhaps add the costs to the bar tab. If it is a formal dinner with high-profile external guests, this may have repercussion if it goes wrong. So every aspect needs to be reassessed and explored on whether it will be feasible or could cause more harm than good.

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3 Soluciones Creativas

Ahora es el momento de ser creativo. Busque alternativas rentables que podrían no haber sido su primera opción, pero que aún así mantengan la integridad del evento. Tal vez pueda encontrar una opción de catering menos costosa o modificar el programa para hacer espacio para más invitados sin incurrir en costos adicionales. Negocie con los proveedores o busque patrocinadores que puedan estar dispuestos a cubrir algunos gastos a cambio de la exposición. La flexibilidad y el ingenio son sus mejores activos en este escenario.

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4 Costos incrementales

Comprender los costos incrementales es crucial. Estos son los gastos adicionales por cada huésped adicional, como comida, asientos y comodidades. Presente estos costos a su cliente de manera transparente, para que pueda tomar una decisión informada. A veces, mostrar las matemáticas puede ayudar a los clientes a comprender mejor la situación y conducir a una solución más agradable. Si están dispuestos a cubrir los costos adicionales, asegúrese de que esto esté documentado y acordado por escrito para evitar futuras disputas.

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Stan Kruss

Exhibit Stands Proven to Win Customers. | CEO at Expo Centric | I built Australia's leading exhibition stand company from 15 years of industry excellence. | Immerse your customers with experiential trade shows.
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When managing a live event with a tight budget and clients want more guests than planned, it's crucial to communicate the implications clearly. Explain how the increase in guests will affect costs, such as catering, seating, and venue capacity. Offer creative solutions to accommodate the additional guests within the existing budget, such as adjusting the menu or reconfiguring the space. If the budget cannot be adjusted, consider suggesting alternative ways to involve the extra guests, such as virtual participation or a separate event. Clear communication and flexibility will help manage the situation effectively.

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5 Aplicación de políticas

Si no es posible alojar a más invitados sin poner en peligro el evento, tendrás que aplicar tus políticas. Antes de que la planificación del evento avance demasiado, asegúrese de que haya un acuerdo claro sobre el número máximo de invitados y las consecuencias de exceder ese número. Esto podría incluir cargos adicionales o la necesidad de recortar la lista. Es importante ser coherente y justo en la aplicación de las políticas para mantener tu integridad profesional.

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6 Ajustes finales

Por último, una vez que se toma una decisión, actúe rápidamente para realizar los ajustes necesarios. Si vas a añadir invitados, coordina con tus proveedores y personal para asegurarte de que todos estén en sintonía. Si mantienes el recuento de invitados original, ayuda a tu cliente a finalizar la lista de invitados. De cualquier manera, concéntrese en brindar la mejor experiencia posible dentro de los parámetros acordados. Su objetivo es crear un evento memorable que cumpla tanto con las expectativas de su cliente como con sus requisitos presupuestarios.

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1 Evalúe el impacto

2 Diálogo con el cliente

3 Soluciones Creativas

4 Costos incrementales

5 Aplicación de políticas

6 Ajustes finales

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