Está gestionando proyectos de transporte con proveedores externos. ¿Cómo se puede garantizar una comunicación efectiva?

Setting clear goals along with clear constraints or boundaries to not touch is also important. It has to be communicated well in advance to the vendor about things, systems and processes it cannot touch/alter in order to achieve goals. Sometimes to an outsider achieving a goal may seem very easy/obvious as he is not having the view of an insider who knows the constraints in and out and thus providing the same view to the vendor is very important.

It is very important to identify the deliverables clearly, which has to be done with mutual consent. Point of contact to address the issues have to be there from both the sides, who should be well aware about the ultimate goal and the details of the contours drawn to achieve the objective. Approach from both the sides should be resolve the issue which might come up. Honest effort from both the sides will help in smooth and faster execution of projects. Trust is the most important factor.

I feel the process starts at the stage of agreement itself. The clarity of requirements and understanding at both ends makes easy to set achievable goals. Regular follow-up meetings at a planned short intervals gives steady and better outcomes. Adaptability at both ends to accept new challenges and solutions gives faster results. During the changes and deviation an audit will give confidence.

The mist important part of the entire operations. Clear goals and SOP'S must be put into effect from the very start. This however should be carried out with a thorough study which should include practical issues that in most cases are ignored when preparing an operation such as above. Also a few test runs would be advantageous as it will give a better understanding to all which could strengthen the goals in a practical manner.

In my experience there are two types of goals are set up one in the agreement in the form of KPI and other is realistic goals based on day to day operational requirements. Bridging the gap between what is on paper and what is in reality is key to success, like an example daily running kilometres is all depends on terrain and traffic conditions, these can not be a set on one specific standard.

KPIs and SLAs: Establish key performance indicators (KPIs) and service level agreements (SLAs) to measure vendor performance and project success. Regular Reviews: Conduct regular performance reviews with vendors to discuss their progress against these metrics.

A comunicação precisa ser clara, defina e mostre o que se espera do fornecedor. O fornecedor precisa performance dento daquilo que se espera, as metas caso seja necessário, devem ser revisadas. Permita que seu fornecedor através de seu TMS, esteja conectado à sua operação, sugestões e críticas sempre devem ser bem vindas, pois é especial saber o que ocorre na ponta do processo.

Objetivo: Manter todos informados sobre o progresso do projeto. Reuniões Semanais: Agende reuniões regulares para discutir o progresso do projeto, identificar obstáculos e ajustar planos conforme necessário. Relatórios de Status: Envie relatórios de status frequentes para todos os stakeholders, detalhando o progresso, desafios e próximos passos. Experiência Pessoal: Em um projeto recente, implementar atualizações semanais com fornecedores ajudou a detectar e resolver problemas antecipadamente, mantendo o projeto no caminho certo.

Define clear roles and responsibilities. Use standardized and integrated systems. Establish regular and proactive communication. Foster a culture of collaboration. Leverage best practices and tools. Review and improve continuously.

LAs actualizaciones son de vital importancia porque con ellas se esta al dia, tanto en el mercado de servicio solicitado como la necesidad de nustro personal a la hora de solicitar los servicios requeridos.

Objetivo: Garantir uma comunicação bidirecional eficaz. Solicite Feedback Regularmente: Peça feedback dos fornecedores sobre processos e comunicação, e esteja aberto a sugestões de melhorias. Sessões de Avaliação: Realize sessões de avaliação periódicas para discutir o que está funcionando bem e o que precisa ser ajustado. Experiência Pessoal: No passado, criar um ambiente onde os fornecedores se sentiam confortáveis para dar feedback levou a melhorias significativas nos processos de comunicação e operação.

It comes down to this. Knowing who needs to know and learning their communication style and applying your message, empathic to their style. This will help you to communicate effectively. But also part two is the cadence. You need to create a cadence of when or how information is categorized for when it should be communicated.

One thing I feel is regular interactions and feedback with ground operations teams. These feedback should be both ways and not one way monologue, this could help to create realistic solutions to mutual problems. Feedback and interactions are verbal in most of the cases, data based feedback loop is essential for impactful solutions.

Siempre es bueno retroalimentar a todo el que interactua en el proceso, tanto la persona que solicita como el proveedor que brinda el servicio. Con el fin de que todos esten de acuerdo con lo que se esta solicitando y no pidan una cosa por otra.

Creating a robust feedback loop with vendors is vital for long-term success. Encourage open dialogue, allowing vendors to share insights and raise potential concerns, which helps in proactively addressing issues. Two-way communication ensures that decisions are well-informed and aligned with both parties' needs. Regular, structured feedback sessions can pinpoint areas for improvement and reinforce successful practices. Additionally, being receptive to vendor feedback fosters a collaborative environment, showing that you value their expertise. This approach not only strengthens partnerships but also drives continuous improvement and innovation in your processes.

Objetivo: Utilizar tecnologia para melhorar a comunicação e o gerenciamento de projetos. Plataformas de Gestão de Projetos: Utilize ferramentas como Trello, Asana ou Monday.com para acompanhar tarefas, prazos e responsabilidades. Comunicação em Tempo Real: Use plataformas de comunicação em tempo real como Slack ou Microsoft Teams para facilitar a troca rápida de informações. Experiência Pessoal: Implementar uma plataforma de gestão de projetos em uma iniciativa anterior permitiu uma melhor visibilidade do progresso e facilitou a colaboração entre todas as partes envolvidas.

Considero que el uso de herramientas tecnológicas en la nube pueden optimizar significativamente el diseño de rutas de transporte, por ejemplo. Algunas ventajas clave en las que contribuyen en mi gestión: mejoran la visualización geográfica, permitiendo identificar patrones y tomar decisiones informadas. La optimización de rutas más eficientes en tiempo real: incrementando la eficiencia reduciendo los costos operativos al minimizar las distancias recorridas y el tiempo de viaje. Y otra ventaja que me parece fundamental, es el poder facilitar la entrega a tiempo y mejorar la precisión de los tiempos de entrega al cliente.

Son de vital importancia porque por medio de ellas facilitan la comuniacion efectiva y a tiempo. creando el proceso desde la necesidad hasta que sea realizado la solicitud de servicio. incluyendo las notas necesarias para cada proyecto, con el fin de fortalecer el proceso.

En gestión de transporte el uso de tecnología es esencial y un desfogue de trabajo manual. Aprovechando plataformas de SAP como LE-TRA se puede llevar el control de las entregas y mantener informado a la fuerza de ventas. Asimismo asignar correlativo único a cada carga, él cual permite trazabilidad con otros software y apps. Por ejemplo, el correlativo usarlo para el expediente de facturas y albaranes, respaldando una copia en la nube (usando Google Drive o similar). También aprovechar el uso de GPS para seguimiento de la ruta y apoyo mecánico en caso de fallas. Algo sencillo es dar seguimiento en WhatsApp, algo sencillo pero útil para comunicarse.

I believe that in addition to providing technological tools, the educational development of all the components of the group is also very important.

Objetivo: Respeitar e entender as diferenças culturais para melhorar a colaboração. Capacitação Cultural: Promova treinamentos culturais para sua equipe e para os fornecedores, aumentando a conscientização e compreensão das diferenças culturais. Comunicação Adaptada: Adapte a comunicação para respeitar as sensibilidades culturais dos fornecedores, evitando mal-entendidos. Experiência Pessoal: Em um projeto global, reconheci que a sensibilidade cultural desempenhou um papel crucial em construir relações de confiança e evitar conflitos desnecessários.

En tant que comissionnaire et exploitante transport je pense que la transparence est importante tant du coté transporteur que fournisseur. Un communication maitrisée est un début de confiance à long therme.

Es importante tener en cuenta que el respecto cultural de los colaboradores com el del que brinda el servicio, brindando un servicio optimo para nuestros colaboradores

Cultural sensitivity when dealing with external vendors extends beyond language and time zone differences. It involves understanding and respecting diverse business etiquettes, negotiation styles, and decision-making processes. In some cultures, building personal relationships is crucial before business, while others value directness. Awareness of hierarchical structures and formal titles is essential, as is recognizing cultural holidays and observances, which can affect timelines. By adjusting communication strategies, like scheduling around significant events or using simpler language, you demonstrate respect and commitment, fostering trust and long-term collaboration with your partners.

I believe that it is always important to delve deeper into the culture and unite parts. For that you could let the other party help you by being honest and asking for help.

Análise de Riscos: Realize uma análise de riscos no início do projeto para identificar possíveis problemas e suas soluções. Plano de Contingência: Desenvolva planos de contingência para lidar com riscos identificados, assegurando que todos os fornecedores estejam cientes desses planos. Experiência Pessoal: Em um projeto anterior, a implementação de uma análise de riscos detalhada ajudou a antecipar problemas e implementar soluções proativas, evitando atrasos significativos.

The significance of risk management in transportation project management. I completely agree that open communication with vendors is essential. By developing a risk management plan together, we can ensure that both parties are prepared for any challenges that may arise, fostering a transparent and collaborative relationship. I’ll make it a priority to keep the lines of communication open and ensure that any new risks are promptly addressed.

Prestadores deve estar alinhado ao fit cultural da empresa, buscando sem uma operação segura, é de suma importância a utilização de tecnologia para gerenciamento desses riscos, relatórios diários de disponibilidade, modo de condução e penalidades baseado em política de frota sólida ajudam a contingência os riscos.

Un análisis de riesgos es útil por la cantidad de problemas que puede encontrarse en ruta; desde accidentes, protestas y fenómenos naturales hasta roces con clientes. Por tanto, un análisis de riesgo basado en probabilidad e impacto (usando ponderación numérica) es fundamental para estar preparados ante incidentes. Esto nos permitirá tener protocolos y contratar servicios de custodio, seguros o GPS ante estos inconvenientes. Así garantizamos cuidar el producto transportado, la imagen de la empresa y la relación con el proveedor.

Algumas formas de estruturar os processos são: Mapear números reais da operação e identificar gargalos com análise de relatórios, entender a demanda de cada setor e se necessário redesenhar o organograma interno, colaboradores mal gerenciados ou sobrecarregados amarram a operação! Capacite a equipe com treinamentos técnicos, reciclagem, o investimento teórico e prático valoriza e potencializa a equipe. Somente deter um sistema robusto de tecnologia não traz facilidade, é preciso entender a cadeia logística de como as informações chegam no sistema, a gestão de informação precisa ser feita corretamente para que se consiga medir e atacar pontos de melhorias internas.