Last updated on 8 jun 2024

A continuación, te explicamos cómo puedes comunicarte de forma asertiva en la organización de conferencias.

Con tecnología de la IA y la comunidad de LinkedIn

Organizar una conferencia puede ser una tarea de alta presión, que requiere que te comuniques de manera efectiva con una amplia gama de partes interesadas, desde oradores y patrocinadores hasta asistentes y personal del lugar. La comunicación asertiva es esencial en este entorno, ya que te ayuda a expresar tus necesidades e ideas de forma clara y respetuosa, asegurando que la conferencia se desarrolle sin problemas y que todos los implicados entiendan sus funciones y responsabilidades. Al ser asertivo, puede navegar por las complejidades de la organización de conferencias con confianza, fomentando relaciones positivas y un evento exitoso.

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Clementina “The Sustainable Latina” Martinez-Masarweh

Award Winning Filmmaker, Slow Fashion Designer, Storyteller and Public Speaker on textile waste, plastics & toxins in…

1 Conozca sus objetivos

Comprender sus objetivos es la piedra angular de la comunicación asertiva en la organización de conferencias. Antes de comprometerse con alguien, debe tener una visión clara de lo que quiere lograr con la conferencia. Esta claridad guiará tus interacciones y te ayudará a comunicar tus expectativas de manera efectiva. Ya sea que esté discutiendo los arreglos del lugar, estableciendo plazos para las presentaciones de los oradores o esbozando los beneficios del patrocinio, conocer sus objetivos le permite articular sus puntos con confianza y negociar los términos que se alinean con el éxito del evento.

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2 Esté preparado

La preparación es clave para la comunicación asertiva. Antes de entrar en cualquier discusión o reunión, ármate con toda la información necesaria. Esto incluye comprender la agenda de la conferencia, los perfiles de los oradores, las necesidades de los asistentes y los detalles del lugar. Cuando está bien informado, puede abordar preguntas y tomar decisiones rápidamente, lo que demuestra competencia y autoridad. Esta preparación también le permite anticiparse a los posibles desafíos y tener soluciones listas, que pueden impresionar a las partes interesadas y generar confianza.

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Clementina “The Sustainable Latina” Martinez-Masarweh

Award Winning Filmmaker, Slow Fashion Designer, Storyteller and Public Speaker on textile waste, plastics & toxins in fashion.
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Preparation is a must for a smooth discussion. Knowing profiles of the speakers is crucial in having a talk that is not only informative but engaging to all parties. Your audience will also appreciate the very effective interactions from the speakers and the information they share.

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3 Usa un lenguaje claro

Un lenguaje claro y conciso es vital a la hora de comunicarse de forma asertiva en la organización de conferencias. Evite el uso de jerga que pueda confundir a las partes interesadas o explicaciones demasiado complejas que puedan dar lugar a malentendidos. En su lugar, opta por un lenguaje sencillo que transmita tu mensaje sin ambigüedades. Por ejemplo, cuando se discutan los plazos, especifique las fechas y horas exactas; Al establecer tareas para los miembros del equipo, describa entregables claros. Este enfoque garantiza que todos estén en la misma página y puedan cumplir con sus compromisos.

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4 Escuche activamente

La comunicación asertiva no se trata solo de hablar; También se trata de escuchar. La escucha activa implica prestar toda la atención al hablante, comprender su mensaje y responder de forma reflexiva. Durante la planificación de la conferencia, esto significa reconocer las ideas y preocupaciones de los demás y considerar sus comentarios. Al demostrar que valoras sus aportaciones, fomentas un entorno colaborativo en el que se escuchan todas las voces. Esto puede conducir a mejores ideas, más compromiso de los miembros del equipo y una conferencia más exitosa en general.

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Clementina “The Sustainable Latina” Martinez-Masarweh

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Being an effective speaker means you have to be an extraordinary listener. Sometimes in a conference room full of wonderful speakers, that have so much to share, it’s important to recognize the audience benefits from the listening orator who contributes with suggestions or solutions to what was asked.

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5 Mantén la compostura

En el acelerado mundo de la organización de conferencias, las tensiones pueden ser altas y pueden surgir conflictos. Mantener la compostura es esencial para la comunicación asertiva. Mantén tus emociones bajo control, incluso en situaciones estresantes, y aborda los problemas con calma. Este enfoque ayudará a reducir los conflictos y a demostrar sus habilidades de liderazgo. Cuando los demás ven que puedes manejar la presión con gracia, es más probable que respeten tus decisiones y cooperen con tus directivas.

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Being a professional and maintaining composure is essential to having a wonderful outcome at a conference. Most people will turn to you for leadership and follow your cue. It can be difficult with topics or situations that are sensitive or can get heated but knowing how to deescalate and handle those situations is a trait that is crucial to a career where our voice can maintain peace or cause disruption.

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6 Sigue

La comunicación efectiva no termina cuando termina la reunión. El seguimiento es una parte integral para garantizar que las discusiones se traduzcan en acciones. Después de las conversaciones o reuniones, envíe un correo electrónico de resumen que describa los puntos clave y los próximos pasos. Esto no solo sirve como registro, sino que también refuerza la importancia de las tareas en cuestión. Los seguimientos regulares mantienen el impulso y muestran a las partes interesadas que está comprometido con el éxito de la conferencia y valora su participación para que esto suceda.

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7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más te gustaría añadir?

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1 Conozca sus objetivos

2 Esté preparado

3 Usa un lenguaje claro

4 Escuche activamente

5 Mantén la compostura

6 Sigue

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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1 Conozca sus objetivos

2 Esté preparado

3 Usa un lenguaje claro

4 Escuche activamente

5 Mantén la compostura

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