Impulse las habilidades de facilitación de su equipo con estrategias para una gestión eficaz del tiempo y la priorización de tareas, esenciales para el éxito de una nueva carrera.

Start by creating a clear schedule and setting realistic deadlines for each task. Use time management techniques like the Eisenhower Matrix to categorize tasks based on urgency and importance. Delegate tasks to team members whenever possible to free up your time for more strategic activities. Prioritize tasks that align with the team's goals and objectives, and be flexible to adjust your priorities as needed. By effectively managing your time and prioritizing tasks, you can ensure that the team stays focused, productive, and on track to achieve its goals.

Last updated on 8 oct 2024

A continuación, te explicamos cómo puedes gestionar el tiempo de forma eficiente y priorizar las tareas como nuevo facilitador de equipo.

Con tecnología de la IA y la comunidad de LinkedIn

Como nuevo facilitador de equipos, su papel es fundamental para dirigir al grupo hacia la productividad y el éxito. Este puesto requiere una combinación de habilidades de liderazgo, organización y comunicación para administrar el tiempo de manera efectiva y priorizar las tareas. La capacidad de hacer malabarismos con estas responsabilidades puede ser desalentadora al principio, pero con algunos enfoques estratégicos, puede dominar el arte de la facilitación de equipos y guiar a su equipo para lograr sus objetivos de manera eficiente.

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1 Comprender los roles

Comprender los roles y fortalezas de cada miembro del equipo es crucial para una delegación de tareas eficiente. Al reconocer quién sobresale en qué áreas, puede asignar responsabilidades que se alineen con la experiencia de cada miembro. Esto no solo garantiza que las tareas se completen de manera más efectiva, sino que también promueve un sentido de propiedad y motivación entre el equipo. Es fundamental tener líneas de comunicación abiertas para entender la capacidad y la voluntad de cada persona para asumir tareas específicas, lo que te ayudará a priorizar la carga de trabajo del equipo en consecuencia.

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Tanuja Mahajan

Scrum Master@ Capgemini Pune | CSM Certified | SAFe Scrum Master | Payments domain ISO20022 certified | Ex-TechMahindra |
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Start by creating a clear schedule and setting realistic deadlines for each task. Use time management techniques like the Eisenhower Matrix to categorize tasks based on urgency and importance. Delegate tasks to team members whenever possible to free up your time for more strategic activities. Prioritize tasks that align with the team's goals and objectives, and be flexible to adjust your priorities as needed. By effectively managing your time and prioritizing tasks, you can ensure that the team stays focused, productive, and on track to achieve its goals.

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Waqas Khan Niazi

Immigration Officer | Federal Investigation Agency
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By assigning roles aligned with expertise, tasks are completed efficiently, fostering ownership and motivation. Open communication helps gauge capacity and willingness, aiding in prioritizing workload effectively.

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2 Establece metas claras

El establecimiento de objetivos claros es la columna vertebral de la facilitación eficaz del equipo. Como facilitador, debes articular los objetivos del equipo y asegurarte de que todos entiendan el final. Esta claridad ayuda a priorizar las tareas, ya que es más fácil identificar qué actividades contribuyen directamente a lograr estos objetivos. Anima a tu equipo a dividir los objetivos más grandes en tareas más pequeñas y manejables con plazos, creando una hoja de ruta que guíe los esfuerzos y la gestión del tiempo de todos.

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3 Priorizar tareas

Para priorizar las tareas de manera efectiva, debe diferenciar entre lo que es urgente y lo que es importante. Emplea herramientas como la Matriz de Eisenhower, que clasifica las tareas en cuatro cuadrantes en función de la urgencia y la importancia. Este método ayuda a visualizar dónde enfocar la atención inmediata y qué se puede programar para más tarde. Recuerda, no todo lo que parece urgente es crucial para los objetivos de tu equipo, así que sopesa cada tarea con respecto a tus objetivos establecidos antes de asignarle tiempo.

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Waqas Khan Niazi

Immigration Officer | Federal Investigation Agency
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Prioritizing tasks means distinguishing between urgency and importance. Utilizing tools like the Eisenhower Matrix clarifies where immediate attention is needed versus what can wait. Not all urgent tasks align with team goals, so always evaluate against objectives before dedicating time.

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4 Bloqueo de tiempo

El bloqueo de tiempo es una técnica poderosa para administrar el horario de su equipo. Asigne bloques de tiempo específicos para diferentes categorías de trabajo, desde tareas enfocadas en profundidad hasta breves actualizaciones administrativas. Este método ayuda a evitar el desbordamiento de tareas y minimiza el impacto de las interrupciones en la productividad. Anime a su equipo a respetar estos bloques como citas consigo mismos, asegurándose de que cada tarea reciba toda la atención que requiere dentro del tiempo designado.

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Víctor Corrales

Product Director | Autor de «Hackea tu Tiempo»
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Time Blocking is best used in batch mode, i.e. grouping similar tasks such as sending emails, responding to slack/teams chats, documentation tasks, etc. In this way, we optimise the cognitive load of task switching and delegate it to Time Block switching. On the other hand, it is important to know one's biorhythms, or at what time of day one is more or less productive, in order to dedicate blocks of time to more difficult, creative tasks or those that require more cognitive effort during the time when one is more productive, and blocks of time that require less effort during the time when one is less productive (in my case, after lunch).

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5 Supervisar el progreso

El seguimiento de los progresos es esencial para mantenerse al día con el tiempo y las prioridades. Implemente controles regulares con su equipo para evaluar el avance de las tareas y ajustar las prioridades según sea necesario. Utilice estas reuniones para abordar cualquier cuello de botella o problema que pueda surgir, asegurándose de que nadie se sienta abrumado o se quede atrás. Este ciclo continuo de retroalimentación y ajuste ayudará a mantener el impulso y a mantener a todos alineados con los plazos y objetivos del equipo.

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6 Adáptese de forma flexible

Ser adaptable es clave para el éxito de la facilitación del equipo. Reconozca que las prioridades pueden cambiar, pueden surgir tareas inesperadas y los plazos pueden cambiar. Manténgase flexible y listo para reevaluar la situación, volver a priorizar las tareas y reasignar el tiempo según sea necesario. Anima a tu equipo a mantener una capacidad de adaptación similar, fomentando un entorno de trabajo dinámico en el que todos estén preparados para pivotar y afrontar los retos de frente.

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7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más te gustaría añadir?

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Chantelle Kohn

Facilitator | Social Change Catalyst | Coach | Educator. I help leaders and teams build the mindsets and skills to create workplaces and communities where all can thrive. Based on Turrbal and Yuggera Country.
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It can be helpful to create a parking lot of any topics or ideas that come up that aren't directly related to what you're focussing on in the moment. Having a visual place to record the parking lot helps normalize that you can't cover everything and if something isn't directly relevant, put on the lot to explore at a later time. It works best if participants feel that they, along with the facilitator, can add items to the parking lot.

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1 Comprender los roles

2 Establece metas claras

3 Priorizar tareas

4 Bloqueo de tiempo

5 Supervisar el progreso

6 Adáptese de forma flexible

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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A continuación, te explicamos cómo puedes gestionar el tiempo de forma eficiente y priorizar las tareas como nuevo facilitador de equipo.

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1 Comprender los roles

2 Establece metas claras

3 Priorizar tareas

4 Bloqueo de tiempo

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6 Adáptese de forma flexible

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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