Las relaciones entre tablas. Trabajo en equipo

Llegamos a un momento importante de nuestro proyecto, porque se trata de crear las relaciones entre las tablas. Tenemos ya todas las tablas perfectamente cargadas en el modelo. Vamos a ir a Power Pivot > Administrar, y ahora, si vamos a la Vista de diagrama, podemos echar un vistazo a nuestras tablas que podemos colocar, por ejemplo, como lo están estas que tenemos en pantalla. Si por algún motivo hay alguna tabla que se desplaza, por ejemplo, así, fuera de la visión de la propia pantalla, por ejemplo, así, podríamos estar confundidos y creer que nos falta una tabla. Esto lo podemos solucionar haciendo clic en el botón que vemos aquí en la parte inferior derecha de la pantalla, junto al deslizante del zoom. Hacemos clic en este botón y ahora Power Pivot obliga a que todas las tablas queden a la vista. Ya podríamos organizarlas e, incluso, ahora también podríamos aumentar el zoom para trabajar con más comodidad. Lo que tenemos que decir en este punto es que, en un modelo de datos, hay dos tipos de tablas, son las tablas de hechos, como son estas que tenemos en la parte inferior, y las tablas de dimensión. Las tablas de hechos se distinguen porque tienen las fechas, que son las fechas en las que ocurren los hechos contables o los hechos empresariales, y también tienen las cantidades que deben ser calculadas. También estas tablas de hechos tienen unos códigos que sirven para enlazar la propia tabla de hechos con una tabla de dimensión. Por ejemplo, ID_cuenta es un código destinado a enlazar esta tabla con ID_cuenta de la tabla del Plan contable, ID_dpto con ID_ dpto de la tabla Departamentos, y así sucesivamente. Por su parte, las tablas de dimensión son tablas que tienen descripciones y textos. En el caso de las fechas, o la tabla de Calendario, normalmente son fechas, pero en definitiva, son información complementaria para estas tablas principales o tablas de hechos. Ahora, vamos a iniciar el proceso de relación de cada una de las tablas de dimensión con las tablas de hechos. Por ejemplo, la tabla Departamentos debe ser relacionada con la tabla Diario porque tienen una columna en común; así que hacemos clic sobre ID_dpto y, sin soltar, arrastramos hasta ID_dpto de la tabla Diario y soltamos. Ahora, ID_dpto de la tabla Departamentos también tiene que ser relacionada con ID-dpto del Presupuesto. Vamos ahora con la tabla Calendario. La tabla Calendario tiene a la columna Fecha como la columna clave. Por ello, vamos a relacionar esta fecha con la fecha del Diario, y también esta fecha con la fecha del Presupuesto. Vamos ahora a hacer algo parecido con el PGC. ID_cuenta tiene que ser relacionado con ID_cuenta del Presupuesto y también con ID_cuenta del Diario. Como podemos ver, las relaciones tienen un número 1 en la parte de la tabla de dimensión, queriendo decir que el código que enlaza esta tabla con otra tabla no tiene valores repetidos; es decir, ID_cuenta en esta tabla no tendrá ningún duplicado. Sin embargo, el otro extremo de la relación tiene un asterisco, queriendo decir que el ID_cuenta que hay en Presupuesto sí tendrá duplicados. Esto que vemos en pantalla se llama un esquema en forma de constelación porque tiene o equivale a dos esquemas de estrella. Un esquema de estrella es el que tiene una tabla de hechos y alrededor de ella tiene una o varias dimensiones. Y ahora queda algo muy importante, se trata de la ordenación de las columnas de la tabla de Calendario. Para ello, nos vamos a ir a la Vista de datos. Hacemos clic en Calendario y vamos a seleccionar esta columna, la columna Mes, y, como podemos ver, es una columna que contiene textos, concretamente, los nombres de los meses. Estos textos, si no hiciéramos nada, cuando los utilizáramos en un gráfico, por ejemplo, serían ordenados de forma alfabética, y eso no es conveniente. Las personas entendemos los meses con una ordenación distinta a la alfabética; por ejemplo, el mes enero tiene que estar en un punto de la ordenación que es el número 1, es decir, en primer lugar. Para ello, tenemos que hacer lo siguiente: seleccionamos la columna Mes y ahora hacemos clic en Ordenar por columna, y vamos a asociar a la columna Mes la columna Número del Mes, que la tenemos aquí y tiene números; por lo tanto, enero se asociaría con el número 1. Hacemos clic en Aceptar. Y ahora hacemos lo mismo con la columna Mes y Año. Ordenar por columna, y, en este caso, vamos a asociarle la columna Año y Mes que tenemos aquí. La elegimos, Año y Mes, y hacemos clic en Aceptar. Con todo esto, ya podríamos salir de Power Pivot.