Comment pouvez-vous vous assurer que votre rapport sur les services environnementaux est exploitable ?

2 Structurez votre rapport

La deuxième étape pour rendre votre rapport actionnable est de structurer votre rapport de manière logique et cohérente. Un rapport bien structuré aidera vos lecteurs à suivre vos arguments, à comprendre vos principaux points et à trouver les informations dont ils ont besoin. Un rapport typique sur les services environnementaux peut comprendre les sections suivantes : résumé, introduction, contexte, méthodes, résultats, discussion, conclusions, recommandations et annexes. Toutefois, en fonction de votre objectif, de votre public et de votre portée, vous devrez peut-être ajuster ou modifier ces sections en fonction de votre cas spécifique. Par exemple, si votre rapport est très technique, vous pouvez inclure un glossaire de termes ou une liste d’abréviations pour aider vos lecteurs à comprendre votre jargon.

3 Rédiger des phrases claires et concises

La troisième étape pour rendre votre rapport exploitable est d’écrire des phrases claires et concises. Vos phrases doivent transmettre votre sens sans ambiguïté, redondance ou complexité. Pour y parvenir, vous devez utiliser des mots simples et précis, éviter la voix passive et les nominalisations, utiliser des verbes actifs et des modificateurs, et varier la longueur et la structure de vos phrases. Par exemple, au lieu d’écrire « La mise en œuvre de la stratégie de gestion des déchets proposée devrait entraîner une réduction des émissions de gaz à effet de serre de 25 % », vous pourriez écrire « La stratégie de gestion des déchets proposée réduira les émissions de gaz à effet de serre de 25 % ».

4 Utiliser des visuels et des tableaux

La quatrième étape pour rendre votre rapport exploitable consiste à utiliser des visuels et des tableaux pour compléter et améliorer votre texte. Les visuels et les tableaux peuvent vous aider à présenter des quantités complexes ou importantes de données d’une manière plus accessible et plus attrayante. Ils peuvent également vous aider à mettre l’accent sur les principales conclusions, tendances ou modèles qui soutiennent vos arguments ou vos recommandations. Cependant, vous ne devez pas utiliser de visuels et de tableaux à des fins de décoration ou de remplissage. Vous ne devez les utiliser que lorsqu’ils ajoutent de la valeur ou de la clarté à votre message. Vous devez également les étiqueter correctement, les expliquer dans votre texte et citer leurs sources le cas échéant.

5 Fournir des recommandations exploitables

La cinquième étape pour rendre votre rapport exploitable consiste à fournir des recommandations exploitables. Vos recommandations doivent être basées sur vos conclusions et alignées sur votre objectif. Ils doivent également être spécifiques, réalistes et mesurables, c’est-à-dire indiquer quelles mesures doivent être prises, par qui, quand et comment. Vous devez également expliquer pourquoi vos recommandations sont pertinentes, réalisables et bénéfiques, et quels sont les résultats ou les impacts potentiels de les suivre ou de les ignorer. Par exemple, au lieu d’écrire « Le client devrait envisager d’adopter une stratégie de gestion des déchets plus durable », vous pourriez écrire « Le client devrait mettre en œuvre la stratégie de gestion des déchets proposée dans les six mois afin de réduire les coûts, de réduire les impacts environnementaux et de se conformer à la réglementation ».

6 Relisez et modifiez votre rapport

La sixième et dernière étape pour rendre votre rapport exploitable consiste à le relire et à le modifier. Quelle que soit la qualité de votre contenu et de votre structure, votre rapport perdra de sa crédibilité et de son efficacité s’il contient des erreurs, des incohérences ou des lacunes. Par conséquent, vous devez vérifier que votre rapport ne contient pas d’erreurs d’orthographe, de grammaire, de ponctuation, de formatage et de référencement. Vous devez également vérifier la clarté, la cohérence et l’exhaustivité de votre rapport, et vous assurer qu’il répond aux exigences et aux attentes de votre public et de votre objectif. Vous pouvez également demander à quelqu’un d’autre de lire votre rapport et de vous faire part de ses commentaires ou de suggestions d’amélioration.

7 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre ?