Découvrez des stratégies clés pour maintenir l’engagement des parties prenantes lors des mises à jour du projet grâce à des techniques de communication efficaces.

This is the most important one - learn how they pay attention and tailor accordingly: do they drift off in 5 mins? Use interactivity (video's etc) BIG number and BIG statements. Do the only have 5 mins: prepare your elevator statement and send the rest later. Do they know everything better? Ask questions!

Last updated on 14 juil. 2024

Les principales parties prenantes se déconnectent pendant les mises à jour du projet. Comment captiver efficacement leur attention ?

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Captiver l’attention des parties prenantes lors des mises à jour du projet est un art subtil qui nécessite une communication et un engagement stratégiques. Lorsque vous vous présentez à des personnes qui ont un impact significatif sur la réussite d’un projet, il est essentiel de reconnaître qu’elles sont souvent pressées par le temps et qu’elles ont une multitude de préoccupations qui se disputent leur attention. Le défi consiste non seulement à leur fournir l’information dont ils ont besoin, mais aussi à la présenter d’une manière à la fois attrayante et respectueuse de leurs contraintes de temps. En vous concentrant sur les techniques clés pour rendre vos mises à jour concises, pertinentes et attrayantes, vous pouvez vous assurer que votre message trouve non seulement un écho auprès des principales parties prenantes, mais les incite également à agir.

Des experts chevronnés contribuent à cet article

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Rachel Ersen-Reunis

1 Personnaliser le contenu

Comprendre votre public est primordial lorsque vous engagez des parties prenantes seniors. Adaptez votre contenu en fonction de leurs intérêts et de leurs préoccupations. Commencez par identifier ce qui compte le plus pour eux, qu’il s’agisse du retour sur investissement, de la gestion des risques ou de l’innovation. Ensuite, structurez votre mise à jour pour répondre à ces intérêts directement et dès le début. En alignant votre présentation sur leurs priorités, vous démontrez une compréhension claire de leur point de vue, ce qui contribue à les maintenir engagés. N’oubliez pas d’éviter le jargon et le langage trop technique, sauf s’il s’agit d’un standard de l’industrie et connu du public.

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Rachel Ersen-Reunis
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This is the most important one - learn how they pay attention and tailor accordingly: do they drift off in 5 mins? Use interactivity (video's etc) BIG number and BIG statements. Do the only have 5 mins: prepare your elevator statement and send the rest later. Do they know everything better? Ask questions!

Texte traduit

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Céline Herment

Rédactrice web SEO et formatrice en marketing digital - journalisme
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L'étude de cible est, ici aussi, essentielle. Pensez à un angle de vue, une manière de présenter les choses inédite, pour dynamiser l'attention de votre audience. Humanisez vos thématiques, laissez libre cours à la créativité. Vous pouvez par exemple utiliser le storytelling, qu'on pourrait qualifier de fable 2.0. Toute écriture, toute perspective encore inexploitée est une potentielle piste de décollage. Il est temps d'innover, il est temps d'oser...

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2 Aides visuelles

Tirez parti des aides visuelles pour transformer les mises à jour de votre projet en récits captivants. Les graphiques, les infographies et les diagrammes peuvent transmettre des données complexes plus efficacement que les diapositives contenant beaucoup de texte. Utilisez les couleurs et les formes de manière stratégique pour mettre en évidence les points clés et les tendances. Cela permet non seulement de rompre la monotonie d’une présentation, mais aussi d’aider les parties prenantes à saisir rapidement les informations. La narration visuelle peut faire la différence entre une mise à jour oubliable et une mise à jour qui reste dans l’esprit de votre public, l’incitant à attendre avec impatience votre prochain rapport.

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Céline Herment

Rédactrice web SEO et formatrice en marketing digital - journalisme
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Multipliez les formats : texte, images, vidéos, shorts, diaporamas, infographie. Ces grandes catégories de formats contiennent une palette étendue de déclinaisons, qui vous permettront de ne jamais lasser votre audience, et de la garder toujours en suspens. Gardez des habitudes récurrentes pour ne pas perturber vos lecteurs et les fidéliser. Un post sur les réseaux sociaux n'a par exemple pas le même impact et le même objectif qu'une newsletter ou encore qu'un article de blog.

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3 Mises à jour concises

Gardez vos mises à jour concises pour maintenir l’attention des parties prenantes. Le temps est une denrée précieuse pour les parties prenantes de haut niveau, et la brièveté est essentielle. Concentrez-vous sur les aspects les plus critiques du projet, tels que les étapes majeures, l’état du budget ou les risques et opportunités importants. En distillant les informations jusqu’à ce qui compte vraiment, vous montrez du respect pour leur temps et vous vous assurez qu’ils peuvent rapidement comprendre l’avancement du projet et prendre des décisions éclairées.

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Céline Herment

Rédactrice web SEO et formatrice en marketing digital - journalisme
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La lecture sur le web est totalement différente d'une lecture sur livre papier. Il est essentiel de comprendre que sur le web, vous avez 3 secondes pour convaincre. L'internaute lambda lit en diagonale, et les sous-titres. Vous devez donc rédiger à la manière d'un entonnoir, d'abord le plus important, le plus général : vous donnez ensuite les détails. Soyez précis et bref dans vos présentations de sous-titre afin de ne pas leurrer vos lecteurs. La stratégie du putaclic (titre aguicheur sans commune mesure avec la réalité) sont déconseillés pour forger une audience propre et durable, et convaincre un segment qualitatif.

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4 Livraison dynamique

Une prestation dynamique peut faire toute la différence pour retenir l’attention d’une partie prenante principale. Utilisez un ton confiant, maintenez un contact visuel et variez vos modèles de discours pour souligner les points importants. Engagez-vous avec votre public en posant des questions rhétoriques ou en utilisant de brèves anecdotes liées au projet. Cette approche rend non seulement la mise à jour plus intéressante, mais encourage également les parties prenantes à être plus attentives et interactives pendant la présentation.

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5 Boucle de rétroaction

Établissez une boucle de rétroaction pour que les parties prenantes restent investies dans la conversation. Encouragez-les à poser des questions ou à partager des idées pendant la mise à jour. Cela vous fournit non seulement des perspectives précieuses, mais permet également aux parties prenantes de se sentir entendues et valorisées. En créant un dialogue bidirectionnel, vous favorisez un environnement collaboratif où les parties prenantes sont plus susceptibles de rester engagées et de contribuer de manière constructive à la réussite du projet.

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Céline Herment

Rédactrice web SEO et formatrice en marketing digital - journalisme
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Incitez toujours votre audience à réagir et tenez compte de leurs retours pour les fois suivantes. N'hésitez pas à leur rappeler "vous avez été nombreux à me faire part de..., je vais donc y répondre". Agir ainsi crée du lien et les valorise. Cela renforce leur attachement envers vous / votre marque / votre entreprise. Rappelons que l'engagement augmente de manière significative le montant du panier moyen.

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6 Mesures de suivi

Terminez chaque mise à jour par des actions de suivi claires pour maintenir l’engagement des parties prenantes au-delà de la réunion. Fournissez-leur des étapes ou des décisions spécifiques qui nécessitent leur contribution ou leur approbation. Cela leur donne non seulement un sentiment d’appartenance, mais aussi une compréhension claire de leur rôle dans la progression du projet. En décrivant les prochaines étapes, vous créez une responsabilisation et un sentiment d’urgence, en veillant à ce que le projet reste une priorité pour eux même après la fin de la réunion.

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7 Voici ce qu’il faut considérer d’autre

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre ?

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Leticia Pelayo

Learning & Development
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When I run projects I task everyone on the team with areas to work on. But not just tasks, I ask them what work they like from the project. This is the work they receive so they become more engaged when they enjoy what they are doing. I also highlight the team member’s accomplishments as part of the updates. People appreciate recognition. And lastly, I ask everyone what they want or need from the project and incorporate their needs. This last step ensures everyone is invested and excited about the work and delivering a positive project outcome!

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1 Personnaliser le contenu

2 Aides visuelles

3 Mises à jour concises

4 Livraison dynamique

5 Boucle de rétroaction

6 Mesures de suivi

7 Voici ce qu’il faut considérer d’autre

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