Que faire si la productivité de votre équipe souffre d’une délégation inefficace des tâches ?

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Lorsque vous remarquez une baisse de la productivité de votre équipe, il est crucial de résoudre rapidement le problème de la délégation inefficace des tâches. La délégation de tâches est l’attribution de responsabilités à différents membres de l’équipe, ce qui est un aspect fondamental de la gestion d’équipe dans l’administration publique. Une tâche bien déléguée permet aux membres de l’équipe de travailler en fonction de leurs forces et de leur expertise, ce qui se traduit par une efficacité et une productivité accrues. Cependant, lorsque les tâches ne sont pas correctement attribuées, cela peut entraîner de la confusion, une surcharge de travail pour certains membres et une baisse globale des performances de l’équipe. Il est important de reconnaître rapidement les signes d’une mauvaise délégation et de prendre des mesures correctives.

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Jeffery Hunter

Manufacturing Engineer at Biogen

1 Évaluer les besoins

Pour commencer à remédier à une baisse de productivité, vous devez d’abord évaluer les besoins de votre équipe de manière exhaustive. Tenez compte des aptitudes et des compétences de chaque membre et faites-les correspondre aux exigences des tâches à accomplir. Cette évaluation initiale vous aidera à identifier les inadéquations entre les tâches assignées et les capacités des membres de votre équipe. Comprendre les forces et les faiblesses de chaque individu vous permet de réaffecter les tâches plus efficacement, en vous assurant que la bonne personne s’occupe du bon travail. Cette approche stratégique améliore non seulement l’efficacité, mais favorise également un sentiment de compétence et d’appartenance parmi les membres de l’équipe.

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Jeffery Hunter

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When considering skills and competencies, it can be easy to fall on things like seniority or job description when assigning tasks. Some tasks may get assigned to senior employees because they're more visible, or they have historically been doled out that way. If a task is suffering from low productivity, it may be that the senior employees would be better at some junior tasks that they may be more accustomed to while junior employees would excel at the higher-level tasks based on their desire for more visibility or appropriate skill set. Ensure that each person is right for the role they're filling on a task rather than ensuring that each person's title lines up with their role.

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2 Dialogue ouvert

Encourager un dialogue ouvert est une étape cruciale dans la résolution des problèmes de délégation de tâches. Créez un espace sûr où les membres de l’équipe peuvent exprimer leurs préoccupations et leurs suggestions sans crainte de représailles. Grâce à une communication transparente, vous pouvez avoir un aperçu des défis auxquels ils sont confrontés et de leurs points de vue sur l’attribution des tâches. Cela peut révéler des problèmes sous-jacents tels que des instructions peu claires, des délais irréalistes ou un déséquilibre dans la répartition de la charge de travail. En écoutant activement votre équipe, vous faites preuve d’empathie et d’une volonté d’apporter les changements nécessaires, ce qui peut remonter le moral et favoriser un environnement de travail plus collaboratif.

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3 Réaffectation des tâches

Une fois que vous avez évalué les besoins et encouragé un dialogue ouvert, il est temps de réaffecter les tâches en conséquence. Réexaminez les tâches initiales et apportez des ajustements en fonction de la rétroaction et des évaluations des compétences. Assurez-vous que chaque membre de l’équipe a une charge de travail stimulante mais gérable, qui correspond à ses forces. Il peut s’agir de redistribuer les tâches entre les membres actuels de l’équipe ou de faire appel à des ressources supplémentaires pour alléger la surcharge. Une réaffectation efficace peut conduire à une répartition plus équilibrée du travail et prévenir l’épuisement professionnel, améliorant ainsi la productivité.

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4 Fournir un soutien

Fournir un soutien adéquat à votre équipe est essentiel pour une délégation de tâches réussie. Il s’agit notamment d’offrir des possibilités de formation pour le développement des compétences, de fournir les outils et les ressources nécessaires et d’être disponible pour obtenir des conseils et de l’aide. Le soutien signifie également faire confiance à votre équipe pour effectuer ses tâches sans microgestion, ce qui peut lui donner du pouvoir et renforcer sa confiance. En veillant à ce que les membres de votre équipe disposent de ce dont ils ont besoin pour réussir, vous créez un environnement propice à la productivité et à la haute performance.

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Jeffery Hunter

Manufacturing Engineer at Biogen
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There can be a fine line between micromanaging and simply offering guidance or requesting updates. Regular progress reports should be expected, and guidance can be offered when a manager has an understanding of the task. However, that guidance should be considered a suggestion from a helpful voice rather than a mandate of how things should be done. Intrusive monitoring should only happen if the task is in danger of falling off track or if a struggling employee requests the detailed help.

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5 Surveiller les progrès

Le suivi des progrès est un processus continu qui permet de maintenir une délégation efficace des tâches. Mettez en place des vérifications régulières et des rapports d’avancement pour rester informé de l’état d’avancement de chaque projet et résoudre rapidement tout problème. Cette surveillance vous aide à détecter rapidement les problèmes potentiels et à ajuster les stratégies ou à redistribuer les tâches selon les besoins. La surveillance continue offre également la possibilité de reconnaître les réalisations et de donner des commentaires constructifs, ce qui peut motiver votre équipe et renforcer les comportements positifs.

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Jeffery Hunter

Manufacturing Engineer at Biogen
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Again, there can be a fine line between monitoring progress and micromanaging. Providing deadlines and milestones are important, as is feedback around what is going well and what isn't. However, if "milestones" turn into "yardstones" and the act of providing feedback becomes an impediment to actually making progress, a manager should reassess their approach to understand whether or not the level of critique they're providing is truly necessary.

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6 Processus d’itération

Enfin, comprenez que la délégation de tâches n’est pas un événement ponctuel, mais un processus dynamique qui nécessite une évaluation et une itération régulières. Au fur et à mesure que les projets évoluent et que votre équipe se développe, soyez prêt à réévaluer l’attribution des tâches et à apporter des ajustements. Encouragez votre équipe à fournir des commentaires continus sur le processus de délégation et soyez ouvert à apporter des modifications en fonction de leurs commentaires. En traitant la délégation de tâches comme un processus itératif, vous pouvez vous adapter à l’évolution des circonstances et maintenir des niveaux de productivité élevés au sein de votre équipe.

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7 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

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Que faire si la productivité de votre équipe souffre d’une délégation inefficace des tâches ?

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1 Évaluer les besoins

2 Dialogue ouvert

3 Réaffectation des tâches

4 Fournir un soutien

5 Surveiller les progrès

6 Processus d’itération

7 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

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