Vous êtes confronté à une demande de rétrofacturation. Comment gérez-vous efficacement cette situation ?

2 Communiquez rapidement

Une communication efficace est essentielle. Contactez votre client dès que vous êtes informé de la rétrofacturation. Il est important de rester calme et professionnel, même si vous estimez que la demande n’est pas justifiée. Demandez-lui pourquoi il s’agit de la rétrofacturation et écoutez attentivement ses préoccupations. Parfois, un simple malentendu peut être résolu sans impliquer la société de carte de crédit, ce qui vous permet d’économiser du temps et des ressources.

3 Consulter la documentation

Rassemblez tous les documents pertinents liés à la transaction en question. Cela inclut les reçus de vente, les confirmations de livraison, les conditions de service et toute communication avec le client. Il est essentiel que ces informations soient organisées et facilement accessibles lorsque vous présentez votre cas à la banque ou à l’émetteur de la carte de crédit. Cela démontre votre diligence et peut influencer considérablement le résultat en votre faveur.

4 Réagir efficacement

Une fois que vous avez toutes les informations nécessaires, répondez rapidement à la rétrofacturation. Les émetteurs de cartes de crédit ont des délais stricts pour les réponses aux rétrofacturations, et le non-respect de ces délais peut automatiquement entraîner le maintien de la rétrofacturation. Votre réponse doit inclure toutes les preuves à l’appui de la validité de la transaction d’origine et toute communication montrant que vous avez tenté de résoudre le problème avec le client.

5 Résolution ou contestation

Après avoir examiné votre dossier, la banque décidera de confirmer ou d’annuler la rétrofacturation. S’il est inversé, les fonds vous seront restitués. Toutefois, si la rétrofacturation est maintenue, vous avez la possibilité d’accepter la décision ou de la contester davantage. Si vous choisissez de contester, préparez-vous à un processus potentiellement long qui pourrait nécessiter des preuves supplémentaires ou un avocat.

6 Apprendre et s’adapter

Quel que soit le résultat, utilisez l’expérience comme une occasion d’apprentissage. Analysez ce qui a conduit à la rétrofacturation et demandez-vous s’il existe des moyens d’améliorer vos processus de paiement ou votre service client pour éviter de futurs problèmes. Il peut s’agir d’une communication plus claire sur le point de vente, d’un meilleur suivi des livraisons ou de conditions générales plus détaillées. L’adaptation de vos pratiques peut contribuer à réduire la probabilité de rétrofacturations et à améliorer la satisfaction globale des clients.