Last updated on 14 juil. 2024

Vous organisez une conférence. Comment pouvez-vous tirer parti des commentaires des participants pour de futurs événements inoubliables ?

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Organiser une conférence n’est pas une mince affaire, et votre objectif est de créer un événement qui résonne avec les participants longtemps après sa fin. Pour y parvenir, il est crucial de comprendre et d’utiliser les commentaires des participants. C’est la boussole qui guide la planification des événements futurs vers le succès. Que ce soit par le biais d’enquêtes post-conférence, de sondages en direct ou de conversations informelles pendant l’événement, chaque commentaire est un aperçu précieux de ce qui fonctionne, de ce qui ne fonctionne pas et de ce qui peut être transformé en une expérience inoubliable pour vos futurs participants. En écoutant activement et en répondant à ces commentaires, vous pouvez adapter vos événements pour répondre et dépasser les attentes de votre public, en veillant à ce que chaque conférence que vous organisez soit meilleure que la précédente.

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1 Recueillir des commentaires

Recueillir efficacement les commentaires est la première étape pour en tirer parti pour les futures conférences. Développez une approche globale en utilisant des sondages post-événement, des sessions interactives de questions-réponses pendant la conférence et l’engagement sur les médias sociaux pour recueillir les pensées des participants. Assurez-vous que le processus de rétroaction est aussi simple et accessible que possible pour encourager une participation maximale. Posez des questions spécifiques qui approfondissent divers aspects de l’événement, tels que la qualité du contenu, les opportunités de réseautage et les dispositions logistiques. Cela vous fournira un ensemble de données riche à partir duquel vous pourrez extraire des informations significatives et des éléments exploitables.

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Karen Sero

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One thing I noticed at a recent seminar, were the “pop up” polls that happened. It kept your attention, gathered the survey information promptly, and ensured more audience participation before the event was over. This could be an important asset - most fly out after an event and will never contribute because of the risk to get home/work/ etc.

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Dr. Ranjit Kaur Arora FRSA

Education and Management Consultant at Self-employed
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Agree with all of the above. I have organised several conferences and workshop sessions, all ending with feedback questionnaires which gave attendees an opportunity to express their views anonymously. These questionnaires were not requiring simple yes or no answers. They were open ended, designed to elicit detailed comments on specific aspects/contributions. They also included space for constructive comments and suggestions to improve the delivery.

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2 Analyser les données

Une fois que vous avez recueilli les commentaires, l’étape suivante consiste à analyser les données en profondeur pour identifier les modèles et les principaux points à retenir. Recherchez des thèmes communs dans les réponses, tels que des conférenciers ou des sessions particuliers qui ont été bien accueillis ou des domaines dans lesquels les participants ont estimé que des améliorations pourraient être apportées. Cette analyse vous aidera à comprendre quels éléments de votre conférence résonnent avec votre public et quels aspects doivent être affinés. Ce faisant, vous pouvez hiérarchiser les changements et les améliorations qui auront l’impact le plus significatif sur l’expérience globale de vos futurs événements.

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Dr. Ranjit Kaur Arora FRSA

Education and Management Consultant at Self-employed
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In addition to above and my previoys answer, it is important to communicate this feedback to speakers and group leadets as well as all contributors.

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3 Mettre en œuvre les changements

La mise en œuvre des changements en fonction des commentaires des participants est l’endroit où vos efforts portent leurs fruits. Prenez les informations que vous avez glanées à partir de votre analyse et utilisez-les pour éclairer les décisions concernant les futures conférences. Cela peut impliquer de modifier l’ordre du jour, de sélectionner différents intervenants, d’améliorer les installations du site ou d’améliorer les opportunités de réseautage. Communiquez ces changements aux anciens participants pour montrer que leur contribution a été appréciée et prise en compte. Cela améliore non seulement la qualité de vos événements, mais renforce également la confiance et la fidélité de votre public.

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4 Engagez les participants

Il est essentiel d’impliquer les participants dans les changements apportés en réponse à leurs commentaires pour maintenir un dialogue et démontrer que leurs opinions comptent. Utilisez les plateformes de médias sociaux, les bulletins d’information par e-mail et le site Web de votre événement pour mettre en évidence la façon dont leurs suggestions ont été intégrées à votre planification. Cet engagement favorise un sentiment de communauté et donne aux participants un intérêt personnel dans le succès de vos conférences. Cela les encourage également à continuer à donner leur avis, sachant que leur voix a un impact réel sur l’expérience de l’événement.

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Dr. Ranjit Kaur Arora FRSA

Education and Management Consultant at Self-employed
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You may not always have the same attendees for all your conferences but it is an important principle of consultation and feed back that you are seen to take note of comments (positive and negative) and suggestions received from your audiences. It encourages more people to complete surveys and questionnaires.

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5 Mesurer le succès

Pour vous assurer que les changements que vous avez mis en œuvre ont l’effet souhaité, il est important de mesurer le succès des événements ultérieurs. Comparez les commentaires post-événement de votre conférence mise à jour avec les données précédentes pour évaluer si la satisfaction des participants s’est améliorée. Recherchez une augmentation des commentaires positifs sur des domaines qui ont été critiqués précédemment et surveillez les taux de satisfaction globaux. Cette mesure continue vous aide non seulement à évaluer l’efficacité de vos adaptations, mais établit également une référence pour l’amélioration continue.

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6 Planification future

La planification future en tenant compte des commentaires des participants est un processus itératif qui évolue avec chaque événement que vous organisez. Utilisez les informations que vous avez acquises pour éclairer non seulement les changements immédiats, mais aussi les décisions stratégiques à long terme concernant votre série de conférences. Anticipez les tendances et les préférences en analysant les commentaires au fil du temps, ce qui vous permet de garder une longueur d’avance et d’innover en permanence. N’oubliez pas que tirer parti des commentaires des participants ne consiste pas seulement à réparer ce qui ne fonctionne pas, mais aussi à créer un événement dynamique et réactif qui grandit et s’améliore d’année en année.

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Dr. Ranjit Kaur Arora FRSA

Education and Management Consultant at Self-employed
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Agree with the above. However monitoring on a regular basis is a job in itself. Unless you have appropriate funding for monitoring regular progress and impact on your clients/attendees, it can become a quantitative analysis and adds to piles of data which just gathers dust on your shelves. I would always prefer qualitative monitoring and data analysis to quantitative monitoring.

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7 Voici ce qu’il faut considérer d’autre

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre ?

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1 Recueillir des commentaires

2 Analyser les données

3 Mettre en œuvre les changements

4 Engagez les participants

5 Mesurer le succès

6 Planification future

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