Apprenez à informer les clients des retards de projet tout en préservant la confiance et en assurant la transparence de vos relations avec vos clients.

One thing I've found helpful in building client relationships is setting the expectation from the start that you're dedicated to fostering a fruitful relationship. When the expectation is set, you lay a strong foundation for open communication. What sets you apart is being proactive to reduce further delays, which will highlight your commitment to meeting your client's needs. Delays happen! They are a natural part of any project, instead of focusing on the setback, focus on deriving new AND personalized solutions that your client will value and appreciate.

Last updated on 17 juil. 2024

Comment communiquer efficacement les retards de projet à un client tout en maintenant la confiance et la transparence ?

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Les retards de projet sont un aspect difficile mais souvent inévitable des relations avec les clients. Il est essentiel de communiquer efficacement ces retards pour maintenir la confiance et la transparence avec vos clients. Vous devez aborder la conversation avec honnêteté, fournir des raisons claires pour le retard et proposer des solutions ou des alternatives pour atténuer l’impact. Cet article vous guidera à travers les nuances de l’annonce de nouvelles importunes sans nuire à votre relation client.

Des experts chevronnés contribuent à cet article

Sélectionnés par la communauté pour 3 contributions. En savoir plus

Fareeda Elsayed

Senior Recruitment Consultant | Contracts at Harnham

1 Accuser réception tôt

Lorsque vous prévoyez un retard, il est essentiel d’en informer votre client dès que possible. Cette approche préventive vous permet de garder le contrôle du récit et démontre votre engagement envers la transparence. Expliquez clairement la situation, en évitant le jargon technique qui pourrait dérouter les clients non spécialistes. En étant franc, vous respectez la planification et les horaires de vos clients, ce qui peut contribuer grandement à préserver leur confiance.

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Sarah Westergaard

Finance and Operations Executive: Specializing in Startups, Healthcare, and Strategic Consulting
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It's easy to lose a client's trust and much harder to regain it. Keeping things from your client is a surefire way to erode that trust. Delays are unfortunate but common. Acknowledging delays early and quickly explaining why they occurred goes a long way in maintaining a client's trust. While the client might not be happy about the delay and it may cause some conflict, being upfront prevents the loss of trust. Clearly outline what steps you'll take to get the project back on track and keep the client updated on your progress. This transparency demonstrates your commitment to their project and helps preserve their confidence in your work.

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2 Expliquer les raisons

Une fois que vous avez reconnu le retard, expliquez clairement et de manière concise les raisons qui le sous-tendent. Que ce soit en raison d’un manque de ressources, de défis techniques inattendus ou de facteurs externes, votre client mérite un compte rendu honnête. Évitez de blâmer et concentrez-vous sur les faits. Une explication bien articulée aide les clients à comprendre la situation, favorisant une atmosphère de collaboration plutôt que de confrontation.

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Kalipile Candlovu

TRAINEE AUDITOR at AUDITOR GENERAL SOUTH AFRICA
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In a crisis situation, it's always better to seek reasons for crisis and provide solutions then look at you can avoid the crisis going forward which this can be done through well thought of step by step process involving the clients.

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3 Offrir des solutions

Après avoir expliqué les raisons du retard, présentez immédiatement des solutions ou des alternatives potentielles. Cela peut impliquer d’ajuster les calendriers du projet, de réaffecter les ressources ou de réviser la portée du projet. Votre position proactive sur la résolution de problèmes rassure le client sur le fait que vous travaillez activement à minimiser les perturbations causées par le retard et que son projet est toujours une priorité pour vous.

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Fareeda Elsayed

Senior Recruitment Consultant | Contracts at Harnham
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One thing I've found helpful in building client relationships is setting the expectation from the start that you're dedicated to fostering a fruitful relationship. When the expectation is set, you lay a strong foundation for open communication. What sets you apart is being proactive to reduce further delays, which will highlight your commitment to meeting your client's needs. Delays happen! They are a natural part of any project, instead of focusing on the setback, focus on deriving new AND personalized solutions that your client will value and appreciate.

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4 Maintenir la communication

Une communication efficace ne s’arrête pas à la notification initiale d’un retard. Vous devez garder les lignes de communication ouvertes, offrir des mises à jour régulières et être disponible pour répondre à toutes les préoccupations de votre client. Ce dialogue continu est essentiel pour gérer les attentes et renforcer l’idée que vous contrôlez la situation et que vous faites tout votre possible pour la résoudre.

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5 Soyez responsable

Lorsque vous discutez des retards de projet, il est important d’assumer la responsabilité des parties du retard qui sont sous votre contrôle. La responsabilité renforce la confiance et montre à votre client que vous vous engagez dans la réussite du projet. Soyez prêt à discuter des mesures prises pour éviter des problèmes similaires à l’avenir, ce qui peut aider à rétablir la confiance dans votre capacité à tenir vos promesses.

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6 Établir des relations

Enfin, utilisez l’expérience de la gestion d’un retard de projet pour renforcer votre relation avec le client. Faites preuve d’empathie pour tout inconvénient causé et exprimez votre appréciation pour leur compréhension. Un retard ne doit pas nécessairement être une expérience négative ; Géré correctement, il peut démontrer l’intégrité et le dévouement de votre entreprise, ce qui peut conduire à une relation client plus solide et plus résiliente.

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7 Voici ce qu’il faut considérer d’autre

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre ?

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7

1 Accuser réception tôt

2 Expliquer les raisons

3 Offrir des solutions

4 Maintenir la communication

5 Soyez responsable

6 Établir des relations

7 Voici ce qu’il faut considérer d’autre

Relation client

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2 Expliquer les raisons

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5 Soyez responsable

6 Établir des relations

7 Voici ce qu’il faut considérer d’autre

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