Comment gérez-vous les changements de fournisseurs dans vos projets ?

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Les changements de fournisseurs sont inévitables dans tout projet impliquant des fournisseurs, des entrepreneurs ou des consultants externes. Qu’il s’agisse d’un changement de portée, de budget, de calendrier, de qualité ou de personnel, vous devez gérer efficacement ces changements pour éviter les risques, les retards et les conflits. Dans cet article, vous apprendrez à appliquer certaines bonnes pratiques de gestion des fournisseurs pour gérer les modifications apportées aux fournisseurs dans vos projets.

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1 Définir des processus clairs de gestion du changement

Avant de travailler avec un fournisseur, il est essentiel d’établir un processus de gestion des changements clair et mutuellement convenu qui décrit comment les changements seront demandés, approuvés, communiqués, mis en œuvre et suivis. Ce processus doit être documenté dans le contrat ou l’énoncé des travaux

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Padma Rallapalli

Senior Director of Revenue Assurance & Compliance | Driving Operational Excellence & Financial Outcomes Via Credit Management, Revenue Assurance & Process Improvement
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In my experience, making the transition as seamless as possible is key for the project to keep moving forward. We had a change in vendors during a fairly large project and they key was to keep both vendors engaged for a smooth transition. The points above in change management are well noted too.

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2 Communiquer les changements rapidement et efficacement

La communication est essentielle pour gérer les changements de fournisseurs dans vos projets. Vous devez notifier immédiatement tout changement qui affecte votre fournisseur, et vice versa. Utilisez les bons canaux et outils tels que le courrier électronique, le téléphone, la vidéoconférence ou les logiciels de gestion de projet pour communiquer les changements. Pour assurer une communication efficace, soyez clair et concis sur la nature, la raison et l’impact du changement. De plus, fournissez des documents ou des preuves à l’appui du changement, comme un formulaire de demande de changement, un EDT révisé ou un plan de projet révisé. Demandez des commentaires et une confirmation à votre fournisseur sur le changement. Répondez à toutes leurs questions ou préoccupations. Surveiller les progrès de la mise en œuvre du changement et les tenir au courant de tout problème ou risque qui pourrait survenir. Assurez-vous de documenter et d’archiver toutes les communications liées aux changements à des fins de référence et de vérification futures. Une communication rapide et efficace vous aidera, vous et votre fournisseur, à maintenir la confiance, la transparence et la collaboration tout au long du cycle de vie du projet.

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Padma Rallapalli

Senior Director of Revenue Assurance & Compliance | Driving Operational Excellence & Financial Outcomes Via Credit Management, Revenue Assurance & Process Improvement
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Absolutely agree! Communication is the one thread that keeps it all together so maintaining transparency and collaboration is critical!

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3 Négocier les changements équitablement et respectueusement

Parfois, les changements de fournisseur peuvent nécessiter une négociation entre vous et votre fournisseur, surtout s’ils impliquent des changements importants dans la portée, le budget, le calendrier ou la qualité. La négociation est une compétence qui exige du tact, de la diplomatie et du respect mutuel. Vous devriez vous efforcer d’obtenir un résultat gagnant-gagnant qui satisfasse les intérêts et les objectifs des deux parties, tout en maintenant une relation positive et professionnelle. Pour assurer le succès de la négociation, il est préférable de se préparer et de faire des recherches avant la négociation, telles que la justification, l’impact et les alternatives pour le changement. Il est également important d’écouter et de faire preuve d’empathie à l’égard du point de vue de votre fournisseur. Concentrez-vous sur les intérêts et les avantages des deux parties plutôt que sur leurs positions ou leurs revendications. Utiliser des critères et des données objectifs pour appuyer vos arguments et propositions; telles que les normes de l’industrie, les points de référence ou les meilleures pratiques. De plus, explorez les options et les compromis qui peuvent créer de la valeur pour les deux parties. Enfin, rechercher un accord et un engagement sur les termes et conditions définitifs du changement; Documentez-les dans un ordre de modification ou un contrat révisé ou un EDT. Négocier les changements de manière équitable et respectueuse vous aidera, vous et votre fournisseur, à établir la confiance, les relations et la loyauté; favoriser un partenariat stratégique à long terme.

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Padma Rallapalli

Senior Director of Revenue Assurance & Compliance | Driving Operational Excellence & Financial Outcomes Via Credit Management, Revenue Assurance & Process Improvement
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Keeping interests of both sides in mind will help get us there. While they are vendors, I like to consider them as partners - there is mutual benefit with success and also the reverse with failure. We have to work in unison. Relationship management is key to a successful relationship and projects.

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Chris Ripley

Partner at Dialexa | Industrial GTM Lead | Driving Growth, Mentoring Leaders
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Managing vendor changes well mid-flight is a lot like changing the tires on a moving car. It's possible, but not a lot of teams can do it well. How can your teams get this right? 1. Effectively articulate the need for this change to the appropriate audiences, including the vendor you are replacing. 2. Clearly communicate the impacts this vendor change will have: * An extended project timeline *The need to support a new vendor ramp-up *An additional funding request to support a new team 3. Align on the established vision and ensure everyone remains committed. 4. Empathize with your affected team members and support them, especially if the burden falls to them in time & work balance. The list could go on, but this is a good start.

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4 Gérer les changements de manière proactive et adaptative

La gestion des changements de fournisseurs dans vos projets est un processus continu qui nécessite une gestion proactive et adaptative. Établissez et utilisez des indicateurs de performance clés et des mesures pour mesurer les résultats, effectuer des examens réguliers avec votre fournisseur, mettre en œuvre des actions correctives ou préventives pour remédier à tout écart, célébrer les réussites et apprendre et améliorer des expériences. Tous ces efforts vous aideront, vous et votre fournisseur, à mener à bien le projet avec succès et efficacité, tout en améliorant vos aptitudes et compétences en gestion des fournisseurs. La surveillance et le contrôle du rendement et des résultats des changements, ainsi que l’ajustement des plans et des mesures en conséquence, sont essentiels à une gestion proactive et adaptative.

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Padma Rallapalli

Senior Director of Revenue Assurance & Compliance | Driving Operational Excellence & Financial Outcomes Via Credit Management, Revenue Assurance & Process Improvement
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Periodic reviews are critical of all KPI’s and targets. In order for no one to be blind sided - a regular cadence of read outs at various levels is a must have.

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5 Voici ce qu’il faut prendre en compte

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre?

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Abay Syzdykov

Proficient in managing large datasets and translating complex data into actionable insights.
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There shall be more info about milestones. In case if milestone achieved, then supplier get a reward if not supplier shall be changed. The other supplier also shall be prepared for seamless change

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1 Définir des processus clairs de gestion du changement

2 Communiquer les changements rapidement et efficacement

3 Négocier les changements équitablement et respectueusement

4 Gérer les changements de manière proactive et adaptative

5 Voici ce qu’il faut prendre en compte

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