Quelles sont les erreurs les plus courantes à éviter lors de la gestion des modifications de contrat FM ?

2 Erreur n° 2 : Ne pas suivre et documenter les changements

Une autre erreur courante est de négliger le suivi et la documentation des modifications de contrat. Sans un enregistrement approprié des changements, de leur impact et de leur statut, vous risquez de perdre la trace de la portée, du calendrier, du budget et de la qualité du projet. Vous risquez également de manquer des détails importants, de faire des erreurs ou de faire face à des litiges ou des réclamations. Pour éviter cette erreur, vous devez utiliser un système de gestion des modifications fiable qui vous permet de capturer, de stocker et d’accéder à toutes les informations pertinentes sur les modifications de contrat. Vous devez également vous assurer que toutes les modifications sont reflétées dans les documents contractuels et signées par les parties autorisées.

3 Erreur n° 3 : Ne pas communiquer et ne pas collaborer avec les parties prenantes

Une troisième erreur courante est de ne pas communiquer et de ne pas collaborer avec les parties prenantes impliquées dans les modifications du contrat. Sans une communication et une collaboration efficaces, vous risquez de créer des malentendus, des conflits ou de la résistance. Vous risquez également de passer à côté d’une contribution, d’un retour d’information ou d’un soutien précieux de la part des parties prenantes. Pour éviter cette erreur, vous devez établir des canaux de communication réguliers et transparents avec les parties prenantes, tels que des réunions, des rapports ou des mises à jour. Vous devez également les impliquer dans le processus de changement, solliciter leurs opinions et répondre à leurs préoccupations.

4 Erreur n° 4 : Ne pas évaluer et gérer les risques

Une quatrième erreur courante est de négliger les risques associés aux modifications du contrat. En l’absence d’une évaluation et d’une gestion adéquates des risques, vous risquez de vous exposer à des conséquences imprévues ou indésirables. Vous risquez également de compromettre la performance, la qualité ou la sécurité du projet. Pour éviter cette erreur, vous devez effectuer une analyse approfondie des risques pour chaque modification de contrat, en identifiant les dangers potentiels, les impacts et les stratégies d’atténuation. Vous devez également surveiller et contrôler les risques tout au long du processus de changement, en ajustant vos plans et vos actions en conséquence.

5 Erreur n° 5 : Ne pas évaluer les changements et ne pas en tirer les leçons

Une cinquième erreur courante est d’ignorer les leçons tirées des modifications apportées aux contrats. Sans un processus d’évaluation et d’apprentissage approprié, vous risquez de répéter les mêmes erreurs, de gaspiller des ressources ou de manquer des occasions d’amélioration. Vous risquez également de perdre la confiance, la satisfaction ou la fidélité de vos clients ou partenaires. Pour éviter cette erreur, vous devez effectuer un examen post-modification qui mesure les résultats, les avantages et les coûts des modifications de contrat. Vous devez également recueillir et analyser les commentaires, les meilleures pratiques et les recommandations des parties prenantes. Vous devez ensuite utiliser ces informations pour améliorer votre future gestion des changements de contrat.