Last updated on 25 août 2024

Vos lignes directrices changent de façon inattendue en cours de projet. Comment allez-vous ajuster le calendrier de votre projet en conséquence ?

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Naviguer dans des changements inattendus dans les lignes directrices des subventions en cours de projet peut donner l’impression de se heurter à un obstacle. Mais avec la bonne approche, vous pouvez ajuster le calendrier de votre projet pour vous aligner sur les nouvelles exigences. L’administration des subventions exige une planification minutieuse et de la souplesse, et lorsque les règles changent, votre capacité d’adaptation devient cruciale. La première étape consiste à bien comprendre les nouvelles directives et à réévaluer les objectifs, le budget et le calendrier de votre projet. Vous devez communiquer ces changements à votre équipe et aux parties prenantes pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et prêt à aller de l’avant avec un plan révisé.

Dans cet article collaboratif, vous trouverez des réponses d’experts

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1 Évaluer l’impact

Lorsque les lignes directrices sur les subventions changent, l’étape immédiate consiste à évaluer minutieusement l’impact sur votre projet . Examinez les nouvelles exigences et déterminez comment elles modifient la portée, les objectifs et les livrables de votre projet. Il est crucial d’identifier quels aspects de votre projet sont touchés et dans quelle mesure. Cette évaluation servira de base pour ajuster le calendrier de votre projet. Tenez compte des ressources dont vous disposez, comme le personnel, le budget et les matériaux, et évaluez si elles sont toujours adéquates en vertu des nouvelles directives.

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Tywanna T.

Bonus mom - Licensed Consultant - Nonprofit Executive - Racial Justice Champion
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When grant guidelines shift unexpectedly mid-project, it's crucial to first assess the impact of these changes on current plans. Begin by reviewing the new guidelines in detail and identifying areas where adjustments are needed. Communicate with your team to understand how these changes affect their tasks and timelines. If necessary, pivot your strategy to align with the new requirements, ensuring that all stakeholders are informed and on board. By reassessing and adapting your project timeline, you can maintain progress and meet the updated expectations effectively.

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2 Réviser le plan

Après avoir évalué l’impact, vous devez réviser votre plan de projet. Il s’agit de mettre à jour les objectifs et les livrables de votre projet afin de les rendre conformes aux nouvelles lignes directrices des subventions. Vous devrez réaffecter les ressources, ajuster les calendriers et peut-être redéfinir les rôles de l’équipe pour s’adapter aux changements. Il est essentiel de créer un calendrier révisé qui reflète les nouvelles échéances et les jalons dictés par la subvention. Assurez-vous que ce plan mis à jour maintient l’intégrité des objectifs de votre projet tout en respectant les nouvelles directives.

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3 Communiquer les changements

Une communication efficace est essentielle lorsqu’il s’agit de faire face à des changements inattendus. Vous devez informer toutes les parties prenantes, y compris votre équipe de projet, les bailleurs de fonds et tous les partenaires, des nouvelles lignes directrices sur les subventions et de leur impact sur le projet. Fournissez une explication claire et concise des modifications apportées à l’échéancier et de toute nouvelle attente. Cela garantit la transparence et permet de gérer les attentes de chacun. Le fait de garder les lignes de communication ouvertes peut également fournir des commentaires précieux qui peuvent aider à affiner le plan de projet.

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4 Gérer les risques

L’adaptation aux nouvelles lignes directrices en cours de projet présente des risques supplémentaires. Il est important de gérer ces risques en identifiant les problèmes potentiels qui pourraient découler des changements. Élaborer des stratégies pour atténuer ces risques, comme des plans d’urgence pour les composantes essentielles du projet. Examinez régulièrement l’avancement du projet par rapport au calendrier révisé et ajustez-le si nécessaire pour rester sur la bonne voie. La gestion des risques est un processus continu qui vous aidera à assurer le succès de votre projet malgré le changement inattendu des lignes directrices.

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5 Suivre les progrès

Avec un plan de projet révisé en place, le suivi des progrès devient plus important que jamais. Mettre en place un système pour surveiller l’avancement de chaque composante du projet par rapport au nouvel échéancier. Il peut s’agir de réunions d’état régulières, de diagrammes de Gantt mis à jour ou d’un logiciel de gestion de projet spécialisé. Garder un œil attentif sur les progrès vous aidera à identifier rapidement tout écart par rapport au plan et permettra d’intervenir en temps opportun pour maintenir le projet sur la bonne voie.

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Artisha L.

Program Officer, Greater Toledo Community Foundation
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Manage the process, don't allow this change to manage you. Think of creative and less burden methods to collect the necessary information while communicating emerging changes. For example, would it benefit the team to have 15 minutes huddles once per week or daily? Is there a central location that everyone can access to provide periodic updates online? These are just a few methods I used while managing a city-wide youth program that often received grant support.

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6 Ajuster le budget

Enfin, vous devrez peut-être ajuster le budget de votre projet en réponse aux nouvelles lignes directrices sur les subventions. Analysez les implications financières des changements et mettez à jour votre budget en conséquence. Il peut s’agir de réaffecter des fonds entre les catégories budgétaires, de rechercher des sources de financement supplémentaires ou de réduire les coûts dans certains domaines. Un budget révisé doit appuyer le plan de projet mis à jour et veiller à ce que toutes les ressources financières soient optimisées pour atteindre les objectifs du projet dans le nouveau cadre.

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7 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

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1 Évaluer l’impact

2 Réviser le plan

3 Communiquer les changements

4 Gérer les risques

5 Suivre les progrès

6 Ajuster le budget

7 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

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1 Évaluer l’impact

2 Réviser le plan

3 Communiquer les changements

4 Gérer les risques

5 Suivre les progrès

6 Ajuster le budget

7 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

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