Last updated on 11 juil. 2024

Vous êtes confronté à des changements de dernière minute de la part d’un bailleur de fonds. Comment vous assurez-vous que votre proposition se démarque toujours ?

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Naviguer dans les eaux agitées de l’administration des subventions peut souvent signifier faire face à des changements inattendus de la part des bailleurs de fonds. C’est une situation qui peut provoquer la panique, mais avec la bonne approche, votre proposition peut toujours briller. La clé est de rester adaptable et de comprendre le point de vue du bailleur de fonds. Les modifications de dernière minute peuvent découler de changements de politique, de contraintes budgétaires ou de nouvelles orientations stratégiques. Votre tâche consiste à réaligner rapidement votre proposition sans perdre sa proposition de valeur fondamentale.

Points à retenir de cet article

Prioritize and clarify:

When faced with last-minute changes, identify the most critical adjustments first. Use clear metrics and examples to show how these align with the project goals, demonstrating adaptability without losing sight of your proposal's core value.
Engage intermediaries promptly:

For Just-in-Time Requests from funders, quickly provide the specific information needed. Utilize your organization's established protocols to involve the right officials efficiently, ensuring you meet deadlines with minimal stress.

Ce résumé est optimisé par l’IA et ces experts

1 Restez calme

Lorsqu’un bailleur de fonds demande des changements à la onzième heure, il est essentiel de rester calme. Respirez profondément et examinez attentivement les modifications demandées. Comprenez que ces changements, bien qu’ils ne soient pas pratiques, ne sont pas personnels. Ils reflètent souvent de nouvelles priorités ou de nouvelles idées que le bailleur de fonds a développées. Votre capacité à répondre de manière réfléchie et efficace démontre votre engagement et votre flexibilité, des qualités que les bailleurs de fonds apprécient. Gardez la communication ouverte avec le bailleur de fonds pour clarifier toute ambiguïté et assurez-vous que votre proposition révisée s’aligne sur ses objectifs actuels.

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Aakash M. Suchak

Senior Grants and Contracts Manager, Harvard T. H. Chan School of Public Health
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Just-in-Time Requests (JITs) are common and typically seek a specific piece of information which is lacking and which factors into the funder’s decision. This may include more detailed financials or the current commitments of project personnel. Fortunately, since these requests can be specific, they are not always time-consuming. Your organization will likely have mechanisms in place for addressing such requests, and the process may require engaging your institution’s signing official, if you do not have that authority. So, be prompt in identifying the specific need and presenting the relevant information. From there, pass to the appropriate intermediary. Deadlines are a part of grant work, but do not necessarily need to entail stress.

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Maddy Thompson

Executive Policy Advisor for Education and Higher Education, Office of Governor Inslee
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It is often a good sign that the funder is asking more questions. It means they are giving your proposal serious consideration. Do what you can to be clear and offer concrete examples and data where possible, to help them understand how you will spend their money and what it will achieve.

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Aline Gayet

Chargée de mission ✨Allier la stratégie à l’opérationnel 🐣🏗️ - Fédérer🤝 - Financer💶- Faciliter🧶 - Développement Territorial🏫| Management Transversal🌈| Transition Énergétique 🌱|Coopération 🇪🇺🌍
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Il faut démystifier le rôle du bailleur de fonds, il est rarement là pour saborder vos projets ou vous mettre des bâtons dans les roues. Les demandes ou changements qu'il peut vous faire ont toujours une raison. Il convient d'échanger à ce sujet et de trouver un moyen de répondre à sa demande sans dénaturer votre projet. Se mettre à place de celui qui lit votre dossier et lui faciliter le travail vous permettra de sortir du lot.

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2 Évaluer l’impact

L’évaluation de l’impact des modifications demandées sur votre proposition est une étape cruciale. Déterminez quelles parties de votre projet sont affectées et dans quelle mesure. Cela vous aidera à hiérarchiser votre réponse et à vous concentrer d’abord sur les modifications les plus importantes. Il est essentiel de maintenir l’intégrité des objectifs et des résultats de votre projet tout en tenant compte des besoins du bailleur de fonds. Soyez stratégique dans vos révisions, en veillant à ce que l’essentiel de votre proposition reste intact et continue de répondre à la mission et aux objectifs du bailleur de fonds.

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Carmen Rosa Rodriguez Perez

Especialista en Desarrollo del Potencial Humano, PNL, Psicologia, Coaching Transformacional y laboral Te ayudo a alcanzar tu mejor version en lo personal y profesional.
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Para continuar destacando con tu propuesta ante cambios de última hora, primero revisa los nuevos requisitos del financiador. Evalúa el impacto de estos cambios en tus objetivos y ajusta tu propuesta resaltando cómo estos nuevos elementos siguen alineados con los objetivos del proyecto. Usa métricas claras y ejemplos concretos para demostrar la efectividad y beneficios del proyecto. Mantén una comunicación abierta con el financiador para mostrar tu adaptabilidad y compromiso

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William Ijeh

Business Development and Finance Specialist
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The two fundamentals is to maintain the objectives and goals of the and address the funders demands as value added incentives. It should not change the focus of the project.

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3 Révisez rapidement

Le temps est essentiel lorsque vous apportez des modifications de dernière minute à votre demande de subvention. Hiérarchisez les révisions en fonction de leur impact et de leur complexité. Commencez par les ajustements les plus simples qui peuvent être rapidement mis en œuvre sans perturber la structure globale de la proposition. Assurez-vous que votre récit reste cohérent et que vos objectifs sont toujours réalisables dans le cadre modifié. La rapidité est importante, mais la qualité de vos révisions l’est tout autant.

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4 Communiquer clairement

Une communication claire avec votre bailleur de fonds tout au long du processus de révision est essentielle. Tenez-les informés de la façon dont vous intégrez leurs changements et de la raison de vos décisions. Ce dialogue permet non seulement d’établir une relation plus solide avec le bailleur de fonds, mais aussi de s’assurer qu’il n’y a pas de malentendus au sujet de la proposition révisée. C’est l’occasion de démontrer comment votre projet reste aligné avec leurs objectifs et de renforcer votre engagement dans le partenariat.

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5 Maintenir la qualité

Même sous pression pour réviser rapidement votre proposition, ne faites jamais de compromis sur la qualité. Assurez-vous que chaque changement est mûrement réfléchi et bien intégré à la proposition. Faites attention aux détails tels que la grammaire, le formatage et la clarté de l’expression. Une proposition soignée reflète bien le professionnalisme de votre organisation et augmente vos chances de vous démarquer sous un jour positif. Un travail de haute qualité signale aux bailleurs de fonds que vous êtes capable d’atteindre l’excellence, même dans des délais serrés.

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Briggs Kennedy

Project Manager | Grant Manager | Creative Problem Solver
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Make a change log (or list of potential changes) needed for each grant section. EX: I need to update this budget number in section B, but it will mean I also have to change this budget number in sections G and P. For every change you need to make, write it down in an organized fashion and systematically check each one off.

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6 Tirer parti des forces

Enfin, au milieu de la précipitation pour aborder les changements de dernière minute, n’oubliez pas de tirer parti des points forts de votre proposition initiale. Mettez l’accent sur les aspects uniques de votre projet qui s’alignent sur les objectifs du bailleur de fonds et le distinguent des autres applications. Montrez comment ces forces persistent même avec les changements, et comment elles contribuent au succès potentiel du projet financé. Cette concentration sur les points forts peut aider à faire en sorte que votre proposition reste compétitive et mémorable.

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7 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre ?

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1 Restez calme

2 Évaluer l’impact

3 Révisez rapidement

4 Communiquer clairement

5 Maintenir la qualité

6 Tirer parti des forces

7 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

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2 Évaluer l’impact

3 Révisez rapidement

4 Communiquer clairement

5 Maintenir la qualité

6 Tirer parti des forces

7 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

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