Vous êtes confronté à des annulations de clients et à des demandes de reprogrammation. Comment pouvez-vous garder votre emploi du temps intact ?

1 Effacer les politiques

L’établissement de politiques claires d’annulation et de report est la première étape pour gérer efficacement votre emploi du temps. Assurez-vous que vos clients comprennent les termes de ces polices dès le départ. Cela comprend la fixation de dates limites pour lesquelles les annulations sont autorisées sans pénalité et les frais, le cas échéant, encourus pour les annulations tardives. Communiquez ces politiques par écrit et verbalement, en vous assurant qu’elles font partie de l’entente initiale. Des politiques fermes mais équitables peuvent dissuader les changements de dernière minute et encourager l’engagement.

2 Système de réservation

Utilisez un système de réservation fiable qui permet aux clients de voir vos disponibilités et de prendre leurs propres rendez-vous. Ce système devrait également leur permettre de reprogrammer facilement dans les paramètres que vous avez définis. Les rappels automatisés peuvent réduire considérablement les absences et les changements de dernière minute en gardant les rendez-vous en tête des préoccupations de vos clients. Le bon logiciel peut vous faire économiser du temps et des efforts administratifs, ce qui rend votre processus de planification plus efficace.

3 Équilibre de flexibilité

Bien que les politiques soient importantes, une certaine souplesse peut aider à maintenir de bonnes relations avec les clients. Prévoyez une certaine marge de manœuvre pour le reprogrammation d’urgence, mais définissez ce qui est considéré comme une urgence. De cette façon, vous faites preuve d’empathie pour les circonstances imprévues tout en protégeant votre emploi du temps. La mise en place d’un système d’échange où les clients peuvent échanger des créneaux entre eux, sous réserve de votre approbation, peut également offrir de la flexibilité sans perturber votre agenda.

4 Système de consigne

Envisagez de mettre en place un système de dépôt où les clients paient une partie des frais de session à l’avance. Cet engagement financier peut faire réfléchir les clients à deux fois avant d’annuler. S’ils annulent dans les conditions convenues, l’acompte peut être appliqué à leur prochaine session ; En cas d’annulation tardive, vous conservez l’acompte en guise de compensation pour votre temps. Cette approche encourage la participation et aide à atténuer les pertes financières dues aux annulations.

6 Proposition de valeur

Enfin, le renforcement de la valeur de vos services peut rendre les clients plus enclins à respecter leurs engagements. Rappelez-leur leurs objectifs et les progrès qu’ils ont réalisés. Offrez des incitations pour une présence régulière, comme le suivi des progrès ou des sessions bonus occasionnelles. Lorsque les clients voient des avantages tangibles et ont le sentiment d’atteindre leurs objectifs, ils sont moins susceptibles de perturber leur parcours de coaching avec des annulations.

7 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre ?