Vous avez du mal avec les membres de l’équipe au sujet de l’allocation de temps. Comment trouver un équilibre entre les tâches du projet ?

Always start with 'Why' and use that the work towards the needs and scope of work. Is it a regulatory change or an operational need that triggered this project in the first place. Having established the context (or the 'Why'), it makes planning easier so that you know what your boundaries or constraints are.

Es importante hacer una planificación previa de todas las tareas que es necesario realizar para cumplir el objetivo, y así distribuirlas equitativamente entre todos los miembros del equipo, o distribuirlas por perfil; además hay que hacer un seguimiento cercano para enterarse de cuál de las tareas está tomando más tiempo o esfuerzo que otra para que el equipo apoye. Yo suelo distribuir las tareas, pero si algo se complica y es importante el resto del equipo suelta por un tiempo su encargo y todos aportamos a solucionar el problema y luego cada uno retorna a su parte. Que todos sepan de esa posibilidad cuando la necesiten los incentiva y hace sentir seguros y en equidad.

Relook at the project and figure out the tasks that are causing the bottle neck. Include your team and have a open discussion with them to ensure you have all the inputs needed to figure out a solution. Let all the stakeholders know that you are having challenges and are working on a solution.

Finding balance in time allocation for project tasks involves open communication, prioritization, and flexibility. Begin by discussing each team member's workload and the project's overall timeline. Prioritize tasks based on urgency and impact, ensuring that critical milestones are clearly defined. Encourage collaboration and resource-sharing to distribute tasks more evenly. Be open to adjusting deadlines or reallocating resources if needed. Regular check-ins can help monitor progress and identify any imbalances early, allowing for timely adjustments to maintain productivity and team morale.

Antes de alocar tarefas, mapeie as habilidades e competências de cada membro da equipe. Conhecer os pontos fortes e áreas de especialização de cada colaborador permite distribuir tarefas de forma mais eficaz, alinhando responsabilidades às capacidades individuais. Isso não apenas melhora a eficiência, mas também motiva os membros da equipe, pois eles se sentem mais confiantes e competentes em suas tarefas.

Incentive uma comunicação transparente e frequente entre os membros da equipe. Promova reuniões regulares onde cada um possa compartilhar seus desafios e sugestões sobre a alocação de tempo. O diálogo aberto permite identificar problemas potenciais antes que se tornem grandes obstáculos e facilita a criação de soluções colaborativas que atendam a todos.

Em vez de apenas listar tarefas, estabeleça um sistema de priorização que classifique o impacto de cada atividade no resultado final do projeto. Utilize métodos como a matriz de Eisenhower para distinguir entre o que é urgente e o que é importante. Isso ajuda a concentrar os esforços nas atividades que realmente impulsionam o progresso e evitam desperdício de tempo em tarefas de menor impacto.

When setting priorities, think beyond just task urgency and impact. Consider aligning tasks with each team member's strengths, allowing them to focus where they can deliver the most value. Also, prioritize based on potential risks—tackling high-risk tasks early can prevent last-minute hurdles. Involving the team in the prioritization process creates ownership and clarity, which improves commitment. Finally, leave room for flexibility; rigid prioritization can backfire if unexpected changes arise, so regularly revisit and adjust priorities as the project evolves.

Flexibility is key especially in the modern technological age we live in. We have to give people an opportunity to excel at the right time. As per the dynamics of the systems development life cycle, you have to allay fears and harness creativity, innovation and flexibility is vital. Miro (an example) as a software tool is excellent for that, you can get your students to work together on various projects and they can edit and refine in their own time and as a facilitator you can see that blossoming into something beautiful over time.

Permita que os membros da equipe ajustem suas agendas de acordo com suas capacidades e demandas do momento. Um cronograma flexível acomoda imprevistos e emergências sem comprometer o prazo final. Isso também ajuda a reduzir o estresse, pois os colaboradores sabem que têm espaço para ajustar suas prioridades quando necessário.

Absolutely 💯! Piece the larger project into bite sized sub parts, let people choose responsibilities according to their comfort zone/capabilities, assign / allocate responsibilities if some members are unable/unwilling to decide their areas of responsibilities, set a timeline with enough buffer to fix bugs/account for exigencies, and create a communication group to encourage/support/troubleshoot and keep everyone updated and progress transparent!

Use relatórios de status e métricas de desempenho para acompanhar o andamento das tarefas. O monitoramento regular não só garante que o projeto esteja no caminho certo, mas também permite identificar rapidamente áreas onde o tempo está sendo mal utilizado. Com essa informação, você pode fazer ajustes pontuais e alocar recursos de maneira mais eficaz.

In my team we have tried several tools. The one that works best for us is definitely Planner, and it's even integrated with Teams so we can easily share and track tasks.

Certifique-se de que todos os membros da equipe tenham os recursos necessários para completar suas tarefas. Isso pode incluir acesso a ferramentas, treinamento adicional ou mesmo apoio psicológico em períodos de alta demanda. Um ambiente de suporte reduz a pressão e melhora a produtividade, garantindo que os membros da equipe possam focar no que realmente importa.