La première étape pour créer un budget consiste à définir la portée de votre projet ou de votre département. Quels sont les objectifs, les livrables et les jalons que vous devez atteindre? Qui sont les principales parties prenantes, clients et fournisseurs que vous devez impliquer? Combien de temps durera le projet ou le département et quels sont les délais et les contraintes ? En répondant à ces questions, vous aurez une idée claire de la portée et de l’ampleur de votre travail, ainsi que des exigences et des attentes que vous devez satisfaire.
Set project objectives. Project objectives are what you plan to achieve by the end of your project. They’re a good place to start because they help you understand where work is headed, and act as a north star. Define project scope. Your project scope sets boundaries for your project, such as what work you’ll and what deliverables you’re working towards. This includes the available resources and time constraints. List required resources. What do you need to do to acquire external resources? For example, you may need a team member to research the best products to use, communicate with sales reps, and purchase a tool. Estimate amounts. This helps to win new business and lead to a successful project execution.
Defining the scope is indeed a crucial first step in budget creation. However, it's worth emphasizing that scope isn't static - it evolves and changes. Constant alignment with stakeholders on shifting objectives, deliverables, and constraints is crucial. Budgeting should be an iterative process that mirrors the dynamic nature of the project or department. Additionally, remember that budgeting is more than meeting requirements and expectations. It should also serve as a tool for strategic decision-making, enabling the optimal allocation of resources for value maximization.
Defining the scope is a crucial first step in budgeting. It's like drawing the blueprint for our financial plan. By outlining our project's objectives, stakeholders, and constraints, we establish clear boundaries and expectations. This ensures that our budget aligns perfectly with our goals, making financial management smoother and more effective.
Experience from multi-year project management, regarding multi-year budgets that depend on multiple currencies (due to international subcontractors) indicates that the quality of the raw input data into the budget play the most significant role. The experienced budget analyst will realize the problematic areas and question the contribution of sub-project managers prior to incorporating them into the budget. In addition to the data quality, the next important aspect is the budgetary slack. Managers have an impulse and maybe a motivation to create slack via the misrepresentation of the data, in order to make sure that they shall achieve the defined goals and because they are risk averse, sometimes justifiably so due to information asymmetry.
L’étape suivante consiste à estimer les coûts de votre projet ou de votre département. Les coûts peuvent être divisés en deux catégories : fixes et variables. Les coûts fixes sont ceux qui ne changent pas quel que soit le volume ou l’activité de votre projet ou de votre département, tels que le loyer, les salaires ou l’équipement. Les coûts variables sont ceux qui dépendent du niveau ou de la fréquence de votre projet ou service, tels que les matériaux, les déplacements ou les services publics. Pour estimer les coûts, vous pouvez utiliser différentes méthodes, telles que des données historiques, des avis d’experts, des études de marché ou une estimation ascendante. Vous devez également tenir compte de la qualité, de l’exactitude et de la fiabilité de vos sources de données, ainsi que des risques et des incertitudes qui peuvent affecter vos coûts.
Estimating costs is a vital step in budgeting, with fixed and variable costs each requiring careful attention. But it's equally important to remember that cost estimation isn't a static process. Market conditions, resource availability, and project risks continuously change and these changes can affect costs. Regular reviews and adjustments to cost estimates can ensure the budget remains aligned with reality. Additionally, cost efficiency should be kept in mind. Striving for the optimal balance between costs and value delivered is essential. Remember, the cheapest option isn't always the best. Long-term value, sustainability, and strategic fit should drive budget decisions.
In my experience, cost estimation is like assembling a financial puzzle. You've got fixed costs that stay constant and variable costs that ebb and flow with your project. To nail it, you can use past records, specialized knowledge, market analysis, or take a detailed breakdown approach. The key is having rock-solid data sources and staying vigilant about potential budget surprises, like risks and uncertainties.
La troisième étape consiste à identifier les sources de revenus de votre projet ou de votre département. Les revenus peuvent provenir de différentes sources, telles que les ventes, les subventions, les dons ou les frais. Vous devez estimer le revenu que vous pouvez générer à partir de chaque source, en fonction de vos projections, hypothèses et conditions du marché. Vous devriez également tenir compte du moment, de la fréquence et de la certitude de vos sources de revenus, ainsi que des possibilités et des défis potentiels qui peuvent les affecter.
The process I use to prepare budgets is to actually complete the revenue section before completing the expense budget. then once the expense budget is completed during the comparison phase numbers are adjusted as needed to get a hopefully accurate budget for the year. Obviously unforeseen events will create variances but otherwise the budgeted and actual numbers should be close when done correctly.
Additionally, prioritize financial stability by diversifying income streams. Be agile in exploring new revenue sources and stay vigilant for opportunities while preparing for potential disruptions.
La quatrième étape consiste à calculer le budget de votre projet ou département. Le budget est la différence entre votre revenu et vos coûts, et il indique si vous avez un excédent ou un déficit. Pour calculer le budget, vous pouvez utiliser différents outils, tels que des feuilles de calcul, des logiciels ou des modèles. Vous devez également utiliser différents formats, tels que les flux de trésorerie, le compte de résultat ou le bilan, en fonction de votre objectif et de votre public. Vous devez également vérifier l’exactitude, la cohérence et l’exhaustivité de vos calculs, ainsi que l’alignement avec votre portée et vos objectifs.
I would keep a 5 to 10% towards cost escalation and other contingencies in any budget. The percentage could vary depending on the country and place where your department or project is located. In more developed countries the contingency percentage could be a bit lower and in countries where procedures are slow and government and other external factors impact the project timelines, may take require more contingency. It is a call local to the location
La cinquième étape consiste à communiquer et à négocier le budget avec vos parties prenantes. Les parties prenantes sont les personnes ou les groupes qui ont un intérêt ou une influence sur votre projet ou votre service, tels que les sponsors, les clients, les fournisseurs ou les employés. Vous devez communiquer et négocier le budget avec eux pour vous assurer de leur compréhension, de leur accord et de leur soutien. Pour communiquer et négocier le budget, vous pouvez utiliser différentes techniques, telles que des présentations, des rapports ou des réunions. Vous devez également utiliser différentes stratégies, telles que la persuasion, le compromis ou la collaboration, en fonction de votre relation et de votre situation.
Engaging stakeholders in budget communication and negotiation is like fine tuning a symphony. Each note matters, and adapting our approach to the audience and situation can create harmonious results.
É importante os stakeholders serem envolvidos nos processos decisórios e posteriormente assumirem a responsabilidade de acompanharem periodicamente os resultados e revisões necessárias no planejamento orçamentário previsto e realizado, para atender a expectativa do shareholder.
La dernière étape consiste à surveiller et à examiner le budget tout au long du projet ou du département. Surveiller et examiner le budget signifie comparer votre performance réelle avec votre budget prévu et identifier les écarts ou les écarts. Vous devez surveiller et examiner le budget régulièrement et systématiquement, en utilisant différents indicateurs, tels que les revenus, les dépenses, les bénéfices ou les ratios. Vous devez également signaler et expliquer tout écart ou écart, ainsi que prendre des mesures correctives ou des ajustements si nécessaire.
Create a Period variance tracking report as well as year to date (YTD) variance report to understand how the specific period, in general, monthly period and in some instances quarterly, actuals to budget variance is and the all the periods leading upto the current period for the year (YTD) variance will give where one stands against the over all budget. This will make sure one is staying the course for the over all budget as well as monthly variations, so that one can understand if the variance is something that is needs to be adjusted for the entire year or one of situation
Venkat's suggestion to track period and YTD variances provides valuable insight into budget performance. Yet, it's important to remember that variance analysis is more than just comparing numbers. It's about understanding the story behind the numbers - the why. Why did the variance occur? Was it due to an internal issue, an external event, or a miscalculation in the estimate? Only by understanding the reasons can effective actions be taken. It’s not just about adjusting numbers, but potentially altering strategies, processes, or behaviors to address the root causes of the variance. Remember, budgeting is strategic management.
what's your projected occupancy for room service what kind projected occupancy of rooms what kind of % are u expecting for breakfast lunch and dinner....and much more