Last updated on 16 juil. 2024

Vous naviguez dans l’intégration logicielle. Comment maintenir l’engagement des parties prenantes pour la réussite du projet ?

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L’intégration de logiciels peut être une tâche complexe, mais elle est cruciale pour la croissance et l’efficacité de votre entreprise. En tant qu’analyste d’affaires, votre rôle est de vous assurer que toutes les parties du système fonctionnent ensemble de manière transparente. Cependant, le succès de tels projets ne dépend pas seulement du savoir-faire technique ; Il est tout aussi important de maintenir l’engagement et l’information de toutes les parties prenantes tout au long du processus. Les parties prenantes peuvent aller des membres de l’équipe interne aux partenaires et clients externes, chacun ayant ses propres intérêts et préoccupations. Leur engagement continu est essentiel pour aligner les attentes, recueillir des commentaires précieux et favoriser un environnement collaboratif qui fait avancer le projet.

Des experts chevronnés contribuent à cet article

Sélectionnés par la communauté pour 15 contributions. En savoir plus

1 Plan d’engagement

Pour maintenir l’engagement des parties prenantes, vous avez besoin d’un plan d’engagement solide. Ce plan doit décrire comment vous communiquerez avec les parties prenantes à chaque étape du processus d’intégration. Il est important d’identifier qui a besoin de quelle information et quand il en a besoin. Adaptez vos méthodes de communication aux différentes parties prenantes – certaines peuvent préférer des rapports détaillés, tandis que d’autres peuvent n’avoir besoin que de résumés de haut niveau. Des mises à jour régulières, des délais clairs et des jalons aident à maintenir la transparence et la confiance. N’oubliez pas que l’engagement n’est pas un événement ponctuel mais un processus continu qui s’adapte à l’évolution du projet.

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Basima Ja'ara

Ph.D. in Management | PMP/PMI, ISTQB, ITIL, WCM Portal, EOT | Creativity & Innovation
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1. Clear Communication: Provide regular updates on progress and milestones. 2. Stakeholder Involvement: Invite input and feedback at key decision points. 3. Demonstrate Benefits: Show how integration enhances workflows or efficiency. 4. Address Concerns: Address stakeholder questions promptly. 5. Training Opportunities: Offer sessions to familiarize stakeholders with new software.

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Lex Raj Shylaja

Digital Transformation Specialist | Certified Scrum PO | Business Analysis, Product & Change Consulting | STEM & Business Mentor | ACS SA Emerging Professional | Ladies Beyond Flying
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Dear @LinkedIn, Your article is insightful and to the point. However, it seems more aligned with the Change Management category than Business Analysis. :)

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Parth Thaker

Data Intelligence Intern @Techsalerator | MS in Information Technology and Analytics | President @MITSA | Data and Product
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Engaging stakeholders is essential for successful software integration. Active involvement makes them project champions, ensuring smooth execution and meeting all needs. Start with a kickoff meeting to set objectives and communication channels. Provide regular updates and celebrate milestones to maintain morale. Tailor communications to stakeholders' interests and seek their feedback. Set clear goals and realistic timelines, addressing conflicts promptly. Use visual tools and celebrate successes to highlight project value. Gamify the process to boost engagement. These strategies foster ownership, excitement, and commitment, ensuring a smooth and impactful integration.

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Runjhun Singh

Business Analyst
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In my experience, the best Engagement Strategy is regular Demonstrations to the stakeholders. Nothing beats a working model demoed to the required stakeholders.

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Iaroslav Beliaev

ICT Business Analyst with 7+ years of experience in AdTech | Banking | Software development | Data Analytics
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It's important to let stakeholders know how the project is progressing. You can call them for a demo after each sprint if you are working on Scrum, or you can agree on a schedule of meetings (weekly, fortnightly, monthly). In my practice, stakeholders are busy people and don't really like to be included every week. Sometimes email updates are enough. The format of reports depends on the project. For some stakeholders a board in Jira is enough. It is important to keep them informed, even if the developers don't meet the deadlines specified in the roadmap.

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2 Boucles de rétroaction

La création de boucles de rétroaction efficaces est essentielle à l’engagement des parties prenantes. Les boucles de rétroaction donnent aux parties prenantes l’occasion d’exprimer leurs préoccupations et leurs suggestions. Ces commentaires sont inestimables pour affiner le processus d’intégration et s’assurer que le produit final répond aux besoins de chacun. Utilisez divers canaux de rétroaction, tels que des enquêtes, des entretiens ou des groupes de discussion, et assurez-vous que les parties prenantes savent que leurs commentaires sont non seulement les bienvenus, mais aussi pris en compte. La reconnaissance et la mise en œuvre des commentaires des parties prenantes démontrent que vous appréciez leur contribution, ce qui peut considérablement stimuler l’engagement.

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Nina Malakhova

Business Analyst and Requirements Engineer in IT | Over 8+ Years in Marketing | ex. Accenture
(modifié)
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Depending on the project and stakeholders, different methods can be used to collect feedback. In addition to classic surveys and interviews, you can try: focus groups, feedback through social media, website data analysis, forums and communities, reviews on platforms, user testing, feedback via email, surveys and feedback forms, analysis of support calls, feedback through messengers, monitoring mentions on the Internet.

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3 Formations

Offrir des sessions de formation est un moyen proactif de maintenir l’engagement des parties prenantes. Lorsque les parties prenantes comprennent le logiciel et ses avantages, elles sont plus susceptibles de soutenir le processus d’intégration. La formation doit être adaptée aux différents groupes d’utilisateurs et à leurs besoins respectifs. Pour certains, un aperçu des capacités du logiciel suffira, tandis que d’autres peuvent nécessiter des instructions approfondies sur des fonctionnalités spécifiques. La formation sert également de plate-forme aux parties prenantes pour poser des questions et exprimer leurs préoccupations, augmentant ainsi leur niveau de confort avec le nouveau système.

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Markus Wepfer

Retired : Freelancer, Avaloq Consultant, Oracle Expert
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Zuerst müssen die verschiedenen Stakeholder der Schulung identifiziert werden (Datenerfasser, Kontrolleure, Entscheider etc). Dann sind Schulungen so aufzubauen, dass sie den Ansprüchen der Stakeholder optimal gerecht werden. Der Entscheider ist eher an aussagekräftigen Statistiken interessiert, der Daten-Erfasser vielleicht eher an Tastatur-Kürzeln und Abkürzungen im Workflow. Wenn die Stakeholder und deren Bedürfnisse identifiziert sind, gilt es, die Präsentations-Form zu planen. Hier ein paar Beispiele: - klassische Schulung (Instruktor spricht, Teilnehmer hört zu) - Workshop (Gruppen-Bildung; jede Gruppe erhält entsprechende Aufgaben) - Offline (Folien verteilen) - Online (multiple choice mit anschließender Bewertung).

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Parth Thaker

Data Intelligence Intern @Techsalerator | MS in Information Technology and Analytics | President @MITSA | Data and Product
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Training sessions are key to engaging stakeholders in software integration. They provide hands-on experience and build confidence in the new system. Use interactive elements like live demos, Q&A, and role-playing scenarios. Offer customized training for different user groups (e.g., IT staff, end-users). Encourage feedback and adjust training as needed to ensure everyone is comfortable and proficient.

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4 Gestion du risque

La gestion des risques est un élément essentiel de l’engagement des parties prenantes. Une communication claire des risques potentiels et de vos plans pour les atténuer peut atténuer les inquiétudes et maintenir la confiance des parties prenantes. Soyez transparent sur les défis qui peuvent survenir pendant le processus d’intégration et montrez que vous avez mis en place des plans d’urgence. Cela prépare non seulement les parties prenantes à d’éventuels revers, mais démontre également votre engagement envers la réussite du projet. Une gestion efficace des risques implique une surveillance et une mise à jour continues des parties prenantes sur la façon dont les risques sont traités.

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Parth Thaker

Data Intelligence Intern @Techsalerator | MS in Information Technology and Analytics | President @MITSA | Data and Product
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Transparency in risk management is crucial for stakeholder engagement. Clearly communicate potential risks and your mitigation strategies to alleviate concerns and build trust. Be upfront about challenges that may arise during integration and have contingency plans in place. Regularly update stakeholders on how risks are being addressed to demonstrate your commitment to the project's success and maintain their confidence.

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Markus Wepfer

Retired : Freelancer, Avaloq Consultant, Oracle Expert
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Risiken rechtzeitig erkennen und einschätzen und darstellen in einer Matrix mit mindestens 4 Quadranten: - Vertikal : Eintretens-Wahrscheinlichkeit : "unwahrscheinlich" bis "extrem wahrscheinlich" - Horizontal : Schadens-Höhe : "unbedeutend" bis "extrem" Risiken, deren Eintreten als wahrscheinlich eingestuft wird und die bei Eintreten ein grösseren Schaden (finanziell, Reputation etc.) anrichten können, müssen bei Projekt-Einführung unbedingt abgedeckt sein, andere können eher auf einen späteren Release verschoben werden.

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5 Célébrations marquantes

Célébrer les étapes importantes est un excellent moyen de garder le moral et l’engagement des parties prenantes. Reconnaître l’achèvement des principales phases du processus d’intégration procure un sentiment d’accomplissement et peut dynamiser l’équipe pour les prochaines étapes. Il contribue également à renforcer l’importance du projet et l’effort collectif nécessaire à l’atteinte de ces objectifs. Les célébrations n’ont pas besoin d’être somptueuses ; De simples reconnaissances ou de petites récompenses peuvent grandement contribuer à montrer l’appréciation du travail acharné de chacun.

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Markus Wepfer

Retired : Freelancer, Avaloq Consultant, Oracle Expert
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Meilensteine müssen im voraus bekannt sein und an der Erfüllung messbarer Kriterien definiert werden, z.B. "Automatische Verbuchung von Kunden-Zahlungen". Je nach Komplexitäts-Grad der Umsetzung sind Team-Events vorteilhaft, z.B. - gemeinsame Nachtessen - Party auf Firmenkosten - vielleicht sogar ein Wochenende zusammen verbringen

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6 Soutien continu

Enfin, il est essentiel de fournir un soutien continu pour maintenir l’engagement des parties prenantes après l’intégration. Les parties prenantes doivent sentir qu’elles ont accès à de l’aide chaque fois qu’elles en ont besoin. La mise en place d’un système de soutien, qu’il s’agisse d’un service d’assistance, de ressources en ligne ou d’une équipe dédiée, permet aux parties prenantes de résoudre rapidement les problèmes. Ce soutien continu contribue non seulement au bon fonctionnement du logiciel intégré, mais renforce également la confiance des parties prenantes dans votre engagement envers la réussite à long terme du projet.

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Markus Wepfer

Retired : Freelancer, Avaloq Consultant, Oracle Expert
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Unterstützung kann auf verschiedenen Ebenen erfolgen: - Wiki-How-To's - Handbücher - 1:1 sessions - Schulungen in Schulungs.Räumen - "Spielwiese": Nicht-produktive Applikations-Umgebung, in welcher alles ausprobiert werden kann, ohne Schäden an produktiven Daten anzurichten Wichtig ist, dass die Unterstützung auf den Anwendungsfall abgestimmt und adressaten-gerecht ist. Der Manager hat einen anderen Schulungs-Bedarf als der Benutzer, der Transaktionen und Stammdaten erfasst.

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7 Voici ce qu’il faut considérer d’autre

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre ?

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Wahib Antonio Barquet Kuri

Pricing & Revenue + CRM + Big Data + Business Development + Commercial Strategy
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Keeping stakeholders engaged during a software integration project is vital for its success. By fostering open communication and demonstrating the project's value, you build trust and collaboration. Regular updates and clear milestones ensure everyone is aligned and aware of progress. Listening to stakeholder feedback and addressing concerns promptly shows respect for their insights and helps preempt potential issues. This proactive engagement not only drives the project's success but also strengthens relationships, creating a cohesive team committed to achieving shared goals. 🌟🔧 #ProjectManagement #StakeholderEngagement #SoftwareIntegration

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1 Plan d’engagement

2 Boucles de rétroaction

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