Assistant / Assistante de direction (H/F)

Cette offre d’emploi est fournie par Pôle emploi

DescriptionLa sous-direction de la transformation numérique (TN) de la DNE définit la politique de développement du service public du numérique éducatif. Elle en assure le déploiement et la valorisation. Elle est composée de 4 bureaux : accompagnement des politiques publiques numériques pour l'éducation et de la formation (TN1) ; soutien à l'innovation et à la recherche appliquée (TN2) ; accompagnement des usages et de l'expérience utilisateur (TN3) et appui à la conduite des projets numériques (TN4). En tant qu'assistant(e) de la sous-direction, vous serez rattaché(e) directement à la sous-directrice et son adjoint. Vous aurez les missions et responsabilités suivantes : - Assister la sous-directrice, son adjoint et les conseillers qui leurs sont rattachés (6 personnes au total) dans l'organisation quotidienne de leur travail (préparation des dossiers) ; - Gérer leur agenda électronique et contrôler les échéances ; - Assurer l'organisation, la préparation, le suivi des réunions auxquels assistent la sous-directrice ou son adjoint et ceux qu'ils organisent (en moyenne, 15 réunions par semaine) ; - Participer à la réunion de sous-direction hebdomadaire et en assurer le secrétariat (écriture du relevé de décision) ; - Assurer le contrôle formel des courriers (entrants et sortants) et des documents à signer ; - Gérer le suivi de ces courriers et documents, au travers du circuit des parapheurs ou via Elise (application de gestion des documents en ligne) ; - Organiser le classement et l'archivage des documents ; - Assurer l'accueil physique, téléphonique et dématérialisé et orienter les interlocuteurs internes et externes ; - Organiser (via le logiciel CHORUS / DT) et suivre les déplacements des agents de la sous-direction, soumettre les missions (OM et états de frais) à la validation des validateurs (sous-directrice ou adjoint) ; - Coordonner et relayer l'action des secrétariats des bureaux (potentiellement 3 personnes) - Gérer les vacations pour les actions à pilotage national (APN). - Gérer la logistique du séminaire du 11 octobre à Poitiers (invitations notamment). L'assistant(e) de direction est amené aussi à prendre en charge l'activité d'un secrétariat d'un bureau de la sous-direction de façon temporaire à des fins de continuité d'activité, et de façon permanente du bureau TN4 (2 personnes).

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• 24 Mois
  
  

Savoirs et savoir-faire

• Gestion administrative du courrier
• Planning du personnel
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique
• Créer, organiser ou coordonner un évènement
  
  

Savoir-être professionnels

• Faire preuve d'autonomie
• Faire preuve de réactivité
• S'adapter aux changements
  
  

Formations

• Bac+2 ou équivalents
  
  

Source: Pole emploi (https://www.pole-emploi.fr)