Assistant.e administratif F/H

À propos de nous

L’Université de Lorraine forme plus de 62 000 étudiants implantés sur des campus répartis sur 2 métropoles ainsi que 10 villes et agglomérations de son territoire. 7 000 personnels œuvrent à la réussite de ses missions dont 4000 personnels d’enseignement et de recherche, au sein de 60 unités de recherche structurées et reconnues.

Mission

Vous intégrerez la Direction Recherche et Valorisation (DRV) de l'Université de Lorraine, au sein du service "Sous-Direction des Études Doctorales (SDED).

Vous assurerez des missions de gestionnaire administratif d'une école doctorale ainsi que des missions d'assistant.e de la sous-direction.

En tant que gestionnaire administratif d'une école doctorale, vous serez en charge de :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique et Renseigner les candidats/doctorants
• Orienter les candidats vers les interlocuteurs adaptés
• Vérifier le contenu et la conformité des dossiers d’inscription des doctorants
• Suivre les différentes étapes de validation des dossiers d'inscriptions/réinscriptions
• Suivre et contrôler la qualité des informations saisies par les doctorants via leur compte ADUM
• Réaliser les inscriptions administratives et pédagogiques sur l'application dédiée.
• Organiser administrativement les soutenances de thèse.
  
  

En tant que 'assistant de la sous-direction, vous serez en charge de :

• Réaliser un accueil physique et téléphonique et renseigner les visiteurs
• Assurer une gestion logistique : organiser les réunions de service, effectuer les commandes, gérer le courrier
• Gérer les demandes de césures, suspensions de thèse et confidentialités de thèse
• Gérer les conventions de prises en charge des frais de scolarité
• Vérifier les diplômes et attestations de réussite pour signature Président et application du timbre sec
• Rédiger les courriers divers (refus d’inscription ou abandons) et répondre aux recours formulés
• Aider les personnels à organiser leurs missions extérieures (réservation de nuitées, transport...) via une application dédiée.
  
  

CDD de 12 mois, prise de poste à partir de septembre 2024.

Date de clôture des candidatures : 25 août Profil

Vous maitrisez les techniques de gestion administrative et de secrétariat notamment qualités rédactionnelles, gestion du flux des documents, circuits de signature et archivage. Vous maitrisez les techniques de communication orale et écrite, ainsi que l'usage des outils bureautiques.

Une connaissance de l'environnement universitaire (notamment du doctorat) serait un plus.

Vous possédez d'excellentes qualités relationnelles, notamment une bonne capacité d'écoute et de compréhension.

Vous êtes une personne rigoureuse, dynamique, réactive et motivée.

Référence de l'offre : p9389hew6s