assistant président, direction générale dga stratégie H/F (Réf. AEHGHA)

Sous l’autorité hiérarchique du Directeur Général des Services, en binôme avec l’assistante du pôle en poste, vous assurez les missions liées au secrétariat de Direction et assistez le Président, le Directeur Général des Services et le Directeur Général Adjoint à la Stratégie en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossier. Vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du secrétariat de direction.

Missions

Planification, suivi et assistance

• Gérer les agendas du Président, du DGS et du DGA à la Stratégie, prendre et organiser les rendez-vous ;
• Renseigner des tableaux de suivi des activités (tableau des tâches, tableau des dates importantes-) ;
• Gérer, en cas de besoin, la représentation de la CARPF par les élus communautaires, et pourvoir aux remplacements nécessaires lors des périodes d’intérim ;
• Assistance auprès de la direction des affaires juridiques et du foncier lors des bureaux et conseils communautaires.
  
  

Traitement des dossiers et rédaction de documents

• Mettre en forme tous types de courriers et d’écrits professionnels à la demande du Président, du DGS et du DGA à la Stratégie ;
• Rédaction de notes de service ;
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques sur l’adresse électronique commune ;
• Gérer et actualiser une base d’informations (base de données protocole, fichiers élus, bureau et conseil-) ;
• Rechercher des informations, notamment règlementaires ;
• Edition de publipostages selon les besoins des services du siège.
  
  

Gestion de l’information, classement et archivage de documents

• Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers ;
• Créer des fichiers/dossiers informatiques (cartes de visite, dossiers de suivi -) ;
• Mettre à jour les fichiers (base de données, commissions, vœux, carte de visite -) ;
• Rechercher et diffuser des informations ;
• Préparer les dossiers pour les instances (tableau des dates importantes, procuration-).
• Savoirs
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, messagerie et agenda électronique) ;
• Connaissance du logiciel CIRIL appréciée ;
• Permis B.
• Savoir-faire
• Maîtrise des techniques rédactionnelles (courriers administratifs, courriels, notes administratives) ;
• Savoir-être
• Disponibilité et réactivité ;
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
• Sens du relationnel ;
• Représentation de la CARPF auprès des interlocuteurs du Président et de la Direction Générale.
  
  

Contraintes Du Poste

• Présence aux réunions mensuelles (bureau et conseil communautaire) programmées après 18h00 ;
• Prises de congés en alternance avec l’autre assistante du pôle ;
• Horaires fixes imposés, liés à l’accueil du public ;
• Déplacements divers.