CDI - Coordinatrice Administrative (H/F)

Hermès, maison d’artisans, est fière d’une tradition ancrée et vivante de conception et de production de très beaux objets.

Sa stratégie de communication repose sur la transmission de messages institutionnels et de son modèle d’entreprise. Elle participe à faire rayonner la signature Hermès dans le monde.

Le métier de la communication chez Hermès est mu par les mêmes principes que ceux de l’ensemble des métiers : l’acte créatif – et non marketing – comme point de départ, l’excellence des savoir-faire, l’exigence de qualité d’exécution (notamment des évènements, des objets d’édition et des films) et le respect du cadre budgétaire et temporel.

Positionnement :

Le titulaire du poste est rattaché au Directeur Production Expérientielle, membre du Comité de Direction (CODIR) de la Direction de la Communication d' Hermès International.

Le poste est à pourvoir en CDI à partir de Septembre 2024 et sera basé à Paris 8ème.

Contexte :

La Direction de la communication réunit des experts de la stratégie, de la conception, de la production et conduit ou met en place les outils de communication adoptés par les filiales du Groupe.

Il s’agit d’une équipe dont la mission est de faire rayonner la maison et de maintenir son modèle d’entreprise.

Forte d’une tradition de communication singulière, la maison Hermès porte une attention particulière à la qualité de ses réalisations, à travers des d’idées originales concrétisées dans des outils d’une qualité d’exécution irréprochable.

La maison Hermès parle d’une même voix à travers le monde tout en préservant et en encourageant les sensibilités et expressions locales. L’équilibre entre une cohérence de ton et une richesse multi-locale est un point clé du rôle de l’équipe de communication.

L’équipe de Production expérientielle d’Hermès International réunit :

• Les expertises de productions évènementielles et l’atelier de production (9 collaborateurs), en charge de la production d’évènements tels que les défilés, les inaugurations de sites, les expositions, les dîners / fêtes pour les clients …
• Les expertises de la fabrication « print » (2 collaborateurs), en charge de la fabrication des outils imprimés : Le Monde d’Hermès, les cartes de vœux et d’invitation, les dossiers de presse …
• Les expertises de la production audiovisuelles (2 collaborateurs) en charge de la production de films à vocation essentiellement interne ;
• Les expertises de la production digitales VR-AR (1 collaborateur) en charge de la production d’outils intégrant les nouvelles technologies.
  
  
  

L’équipe travaille étroitement avec les talents créatifs internes et externes et l’ensemble des collaborateurs des équipes de communication à Paris et en filiales.

Mission générale :

Rattaché-e au Directeur Production Expérientielle, il/elle travaillera en transverse pour l’ensemble des expertises de la production et aura pour missions :

• L’appui à la gestion administrative et budgétaire de l'équipe
• L’appui à la gestion des voyages, hébergements et restauration des équipes
• Participation active à la vie du département.
  
  
  

Dans le cadre de ses missions, il/elle sera en relation avec la Direction financière, la Direction juridique et la Direction des achats indirects Groupe.

Activités principales :

• Appui à la gestion administrative et budgétaire de l'équipe
• Création des bons de commandes, création des comptes fournisseurs
• Suivi des factures avec le service comptabilité (validation et règlement)
• Pré-validation en conformité avec le budget et en collaboration avec les différentes expertises, gestion des free-lances
• Suivi des budgets (Excel) et de la facturation
• Réception des livraisons, sur un outil interne spécifique
• Assistance et support juridique
• Appui éventuel pour les passations de marchés des projets ;
• Appui à la gestion des voyages, hébergements et restauration sur les projets gérés par le département
• Gestion des déplacements de l'équipe et des free-lances : voyages (avion, train, taxi, etc.), hébergements et restauration ;
• Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts ;
• Gestion des avances de frais ;
• Rappel aux missionnaires des consignes de sécurité avant chaque mission et inscription sur Ariane ;
• Commande des prestations spécifiques (traiteur, traduction, interprétariat, etc.) si nécessaire ;
• Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements ;
• Dans certains cas : gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements.
• Vie du département
• Appui aux missions logistiques du département ;
• Mise en place des démarches d’intégration (badges, e-mail, ordinateur…) des nouveaux arrivants et des freelances ainsi que de leur sortie ;
• Commande globale des fournitures ;
• Commande et envoi cadeaux/remerciements (bouquets de fleurs ou autres) ;
• Support IT global au département.
• Assistanat de direction
• Prises de rendez-vous et gestion de l’agenda du Directeur Production Expérientielle
• Organisation des déplacements avec l’agence de voyage (billets d’avion), réservation d’hôtels et obtention des pass aéroport…
• Gestion des remboursements des notes de frais du Directeur Production Expérientielle
  
  
  

Finalité :

• Soutenir l'équipe dans les tâches administratives, budgétaires et logistiques ;
• Participer, par son soutien quotidien à l’équipe, à la réalisation des objectifs du département ;
• Assurer le reporting sur ses activités.
  
  
  

Profil et compétences requises :

• Sensibilité comptable, bonne agilité avec les chiffres et maîtrise d'Excel
• Rigueur organisationnelle
• Maîtrise indispensable de l’anglais tant général que technique
• Sens du relationnel et du travail en équipe
• Capacité à travailler en transverse