L’Ecole du Louvre est un établissement d’enseignement supérieur sous tutelle du ministère de la Culture. Elle est située dans le Palais du Louvre et dispense des cours d’archéologie, d’histoire de l’art, d’anthropologie, d’histoire des civilisations et de muséologie.
100 agents permanents et 1 050 enseignants vacataires concourent à assurer le fonctionnement scientifiques, pédagogique et administratif de l’Ecole qui reçoit chaque année plus de 1 600 élèves (licence, master et doctorat) et 15 000 auditeurs libres.
Ses cours sont ouverts aux auditeurs et se déroulent à Paris, en ligne sur un Campus numérique et dans plusieurs villes en région.
Au sein de la direction des études de l’Ecole du Louve, le service de la scolarité comprend dix-sept personnes pour gérer les cursus des élèves depuis leur candidature à l’école jusqu’à leur diplôme. Le service se déploie en quatre secteurs en interaction : admissions et inscriptions, enseignements et plannings, examens et diplômes, vie scolaire.
Liaisons hiérarchiques : Le chargé de scolarité est placé/e sous l’autorité de la responsable de secteur, et de la cheffe de service et de son adjointe. Il travaille quotidiennement avec les deux coordinatrices pédagogiques des classes préparatoires.
Liaisons fonctionnelles : Le chargé de scolarité est en lien avec l’ensemble des agents de la scolarité et plus particulièrement avec les agents de son secteur. Il a des liens avec les autres services de l’établissement, les intervenants et les élèves.
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Au sein du secteur programmation et enseignements, le chargé de scolarité assure la gestion administrative des candidats et des élèves en scolarité dans les classes préparatoires aux concours des restaurateurs et des conservateurs. Il est également responsable du dispositif de validation des acquis de l’expérience (VAE).
Gestion des classes préparatoires conservateurs et restaurateurs (120 élèves) :
Gestion des candidatures et suivi des élèves en cours de scolarité (information et accueil des élèves),
Suivi spécifique de la Prépa Talents en lien avec l’Institut national du patrimoine,
Suivi de l’assiduité, gestion des devoirs, saisie des notes, concours blancs, oraux d’entrainement.
Programmation Des Enseignements Et Suivi Des Enseignants
Mise en place des calendriers de cours en coordination avec la responsable de secteur, les coordinatrices des classes préparatoires et la direction des études,
Saisie de l’ensemble des cours dans le logiciel de gestion des cours et des plannings, ajustements des calendriers en fonction des disponibilités des enseignants, préparation des lettres de commandes et des services faits pédagogiques mensuels,
Gestion des supports de cours et bibliographies, demandes de reprographie,
Suivi, en lien avec le service financier, des ordres de missions des intervenants.
Gestion du dispositif de la validation des acquis de l’expérience (VAE) :
Renseignements des candidats, instruction des dossiers et organisation des jurys,
veille sur l’évolution de la réglementation.
Il suit la gestion des salles de cours en cas d’absence de la responsable de secteur (demandes de réservations de salles de l’administration ou des associations étudiantes).
Il assure la préparation et le suivi du budget des cours et jurys programmés.
Il réalise des statistiques sur son champs de responsabilité : candidatures, résultats aux concours, VAE, etc. ainsi que le rapport d’activité de l’année pour les classes préparatoires et la VAE.
L’agent travaille au sein d’une équipe de 5 personnes : 1 responsable de secteur et 3 autres chargées de scolarité qui coordonnent le premier cycle, le deuxième cycle et les travaux dirigés devant les œuvres.
Le chargé de scolarité intègre une équipe à taille humaine et pourra être amené à intervenir en soutien de ses collègues des autres secteurs lors des pics d’activité.
Conditions particulières d’exercice - spécificités du poste/contraintes/sujétions :
48 jours de congés annuels. Contraintes de congés liées au calendrier universitaire (1 semaine de fermeture obligatoire à Noël et 4 semaines à prendre l’été)
Agent titulaire de la fonction publique de catégorie B (par voie de mobilité ou détachement - secrétaire administratif, rédacteur, ITRF) ou contractuel/contractuelle en CDI de droit public.
Connaissance de l’enseignement supérieur.
Première expérience sur un poste de chargé de scolarité appréciée.
Compétences Techniques
Goût pour l’organisation
Esprit logique et sens pratique
Rigueur administrative
Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
Capacité à s’adapter à des outils informatiques nouveaux (Prothée logiciel de gestion de scolarité, Campus numérique Moodle, Teams)
Savoir-faire
Bonnes capacités d’expression (orale et écrite)
Maitrise des calendriers et des délais
Capacité à alerter et rendre compte
Bonne connaissance de l’enseignement supérieur (LMD), notamment du système de notation en crédits (ECTS).
Des connaissances du secteur d’enseignement (histoire de l’art, musée, patrimoine, culture) seraient un atout.
Compétences Comportementales
Aptitude au travail d’équipe
Qualités relationnelles (poste en lien avec de nombreux interlocuteurs)
Capacité d’écoute et sens des relations humaines
Ponctualité et disponibilité
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Poste ouvert aux agents titulaires de la Fonction publique relevant de la catégorie B , corps principal de Secrétaire administratif et groupe RIFSEEP 3 ou par voie de détachement dans ce corps ou aux agents contractuels groupe d’emploi 2 de la circulaire Albanel.
Contact pour le poste
courriel 1 : helene.charabani@ecoledulouvre.fr
Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le Ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement.
Modalités de recrutement : les candidatures seront examinées collégialement par au moins 2 personnes formées au processus de recrutement.
Tous les postes du Ministère de la culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleurs handicapés.
Niveau hiérarchique
Premier emploi
Type d’emploi
Temps plein
Fonction
Autre
Secteurs
Recrutement et placement de personnel
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