Gestionnaire de scolarité Master F/H

À propos de nous

L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.

Le collège DSPEG est une structure de formation de l’université de Bordeaux qui assure la coordination de l’offre de formation initiale et continue dans les domaines du droit, de la science politique, de l'économie, de la gestion, de l'administration économique et sociale ainsi que du management. Il regroupe 2 facultés, 2 instituts, 2 départements, 2 antennes délocalisées, un service des sports et des services internes et accueille près de 13 000 étudiants.

La faculté économie, gestion, administration économique et sociale c’est tous les métiers de la banque, de la finance, du management, de l’administration et du commerce international.

La faculté est au service de l’orientation étudiante, la construction de parcours individualisés et l’intégration des étudiants dans le monde du travail.

Dans ce contexte, nous recherchons le/la gestionnaire de scolarité au sein du bureau master.

Mission

Intégré(e) dans une équipe de 23 personnes au sein de la faculté d’Économie gestion AES, et plus spécifiquement dans le service de scolarité (12 agents) et du bureau Master (5 agents).

L'adjoint en gestion administrative du Bureau Master effectue et contrôle le paramétrage des inscriptions pédagogiques et de leur bon déroulement. Il participe à l'organisation des examens, la récupération et la saisie des notes, édite les procès‐verbaux de délibération, les contrôle, et organise les délibérations des sessions d’examen d’année et de diplôme.

Il a également pour mission la saisie et la vérification des emplois du temps des formations de master dont il a la gestion dans l’application Hyperplanning.

Enfin, il vérifie et saisie les informations relatives aux services enseignants dans les formations dont il a la gestion.

A ce titre, vos activités se déclinent sur plusieurs axes :

• Centralisation et saisie des emplois du temps de la formation dans l’application Hyperplanning.
• Suivi et saisie des charges d’enseignement dans l’application SGSE de la mention de master en charge.
• Suivi des dossiers vacataires d’enseignements intervenant dans les formations de Master.
• Vérification et accompagnement des IP des étudiants.
• Affectation des étudiants dans les groupes de TD.
• Participation à l’organisation des examens (réception, relecture et mise en forme et suivi des demandes de reprographie des sujets d'examens, édition des étiquettes d'anonymat, participation aux appels, réception et traitement des copies d'examens, lecture optique et intégration des notes et réponses des QCM dans Apogée, lancement des calculs, vérification de la cohérence et de la concordance des résultats, éditions des PV et édition des relevés de notes).
• Organisation des délibérations des jurys d'examens des années d'étude.
• Édition et contrôle des PV de délibération.
• Archivage (copies, dossiers, procès-verbaux).
  
  

Le Cas Échéant, Activités Associées

• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes.
• Classer et archiver des documents.
• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes.
• Retranscrire des informations orales à l'écrit.
• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité.
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité des informations.
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines).
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs), les reproduire et les diffuser.
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés.
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité.
  
  

Le gestionnaire de formation master sera mobilisé(e) de manière plus forte sur les périodes de rentrée et d’examens.

Profil

Vous désirez vous impliquer dans la gestion administrative et pédagogique d’un service dédié aux étudiants de Master ?

Rejoignez la Faculté d’économie gestion et AES de l’Université de Bordeaux !

• Vous disposez d’une première expérience réussie en scolarité,
• Vous êtes à l’écoute et avez un bon sens du relationnel,
• Vous avez une bonne capacité à organiser votre activité pour travailler selon un calendrier définit,
• Vous faites preuve de réactivité et de persévérance,
• Vous savez gérer le stress et faites preuve d’une grande capacité d’adaptation,
• Vous avez le goût du travail rigoureux et êtes force de proposition dans une démarche d’amélioration continue,
• Vous êtes à l’aise avec l’appropriation de logiciels et savez manier la suite Office (Excel notamment),
  
  

La maitrise des logiciels Apogée, ADE, Hyperplanning ainsi que GFC Dépenses serait un plus.

Vous vous reconnaissez ? Postulez-vite !

Avantages Liés Au Poste

• 50 jours de congés annuels
• Horaires flexibles (selon 37h30/semaine)
• Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun de Gironde
• Participation à la mutuelle à hauteur de 15€/mois
• Des offres de loisirs, sport et culture pour tous les personnels
• Forfait « mobilité durables » sur trajet domicile/travail
• Parcours d’accueil et formations
• Possibilité restauration CROUS salarié sur place
  
  

Processus de recrutement : l’annonce est en ligne jusqu’au 31/08/2024 inclus.

Les candidatures seront étudiées au fil de l'eau. Nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien fin août, début septembre.

Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !

Référence de l'offre : ruo7bbcazg