Responsable du service administratif et gestion des formations (H/F)

Entreprise

Une université d'excellence

Université de recherche intensive, leader mondial en écologie, l'Université de Montpellier est un établissement public expérimental qui figure dans le top 200 du classement de Shanghai. Elle couvre plusieurs champs disciplinaires sciences et techniques, droit, économie, environnement, administration, gestion, médecine, pharmacie, activités physiques et sportives, biologie, informatique, sciences de l'éducation, science politique. Elle a obtenu en 2022 la labellisation I-SITE (Initiative Science Innovation Territoires Economie) qui associe 15 partenaires de recherche et d'innovation du territoire. Ce Programme d'Excellence (PEI) porté par l'Université de Montpellier s'articule autour des enjeux "Nourrir, Soigner, Protéger" et s'appuie sur tous les domaines scientifiques de l'Université et de ses partenaires. Elle coordonne le Pôle Universitaire d'Innovation (PUI).

Une université engagée

Vigilante envers toutes formes de discriminations, l'Université de Montpellier est engagée pour la promotion de la diversité, l'égalité entre femmes et hommes et pour l'inclusion des personnes en situation de handicap. L'UM place aussi le développement durable au cœur de sa politique et de son savoir-vivre. Une démarche saluée par le palmarès du Times Higher Education qui la place en tête des universités françaises les plus performantes en terme de développement durable.

Structure de rattachement : CFA EnSup-LR

Environnement de travail : Le CFA EnSup-LR connait un fort développement depuis sa création en 2015, tant au niveau des effectifs (4624 en 2023-2024) que des ressources financières. De plus, dans le cadre de la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel, de nouvelles modalités de fonctionnement de l'apprentissage sont mises en place, impliquant une complexité de la gestion des contrats d'apprentissage et des délais contraints ainsi qu' une multiplication du nombre de partenaires avec de nouveaux acteurs, notamment les opérateurs de compétences (OPCO). Pour la gestion de ces missions, le CFA est organisé en 4 services. Plus particulièrement, le service administratif et gestion des formations prend en charge l'instruction, l'édition et le suivi des contrats d'apprentissage. Suite au départ de la cheffe de service pour obtention d'un concours, nous recrutons un(e) chef-fe de service.

Description Du Poste

Mission principale : Gérer une équipe, organiser et coordonner la mise en œuvre des activités du service en cohérence avec les orientations stratégiques et les décisions de la direction(Actuellement 9 gestionnaires de formation qui traitent et suivent les contrats d'apprentissages des entités constituant le CFA EnSup-LR : Université de Montpellier, Université de Nîmes, Université Paul Valéry Montpellier 3, Université de Perpignan via Domitia, Ecole Nationale Supérieure de Chimie, Institut Agro de Montpellier).

Activités

• Assurer l'encadrement des personnels et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative des contrats d'apprentissage
• Assurer la coordination et la réalisation des activités administratives du service
• Mettre en place une organisation optimale du travail, sur le plan technique et humain et réadapter l'organisation et les calendriers en fonction des événements et des évolutions
• Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir les contentieux
• Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
• Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques, réaliser totalement ou partiellement des études, des rapports et des enquêtes
• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services du CFA EnSup-LR, de l'Université de Montpellier et les partenaires extérieurs
• Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure
• Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble du domaine de gestion de l'apprentissage en enseignement supérieur
• Contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités de la structure
  
  

Spécificités / Contraintes Du Poste

• Le CFA EnSup-LR fonctionne toute l'année civile
• Adaptation rapide aux nouvelles formations à gérer à chaque rentrée
  
  

Description Du Profil

Bac +2 avec expérience à Bac+5 dans le domaine administration et pilotage

Connaissances

• Connaissance des populations accueillies, du positionnement et du but recherché par l'établissement
• Techniques de management : définition des orientations stratégiques, gestion des priorités et des arbitrages, conduite, planification et contrôle des services et des tâches.
• Gestion des groupes et des conflits
• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur
• Règlementation, environnement et réseaux professionnels de l'apprentissage
• Méthodologie de conduite de projet
• Techniques d'élaboration de documents
• Techniques de communication : méthodes pour communiquer efficacement à l'oral comme à l'écrit
• Connaissance générale des ressources humaines
• Maîtriser les outils de gestion utilisés par le CFA EnSup-LR : YPAREO, STUDEA, UNI'SERVICE Excel, Word ...)
  
  

Compétences Opérationnelles

• Réaliser des synthèses
• Rédiger des rapports ou des documents
• Conduire des entretiens : savoir définir les objectifs de l'entretien et son cadre, adapter sa préparation au type d'entretien, respecter les différentes phases.
• Déléguer et évaluer
• Encadrer et animer une équipe : définir des objectifs, construire des plans d'action et développer sa capacité à communiquer afin de motiver son équipe. Capacité à gérer une équipe de collaborateurs, définir le rôle de chacun des membres ; exercer un contrôle et une évaluation de l'activité
• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
• Concevoir et analyser des tableaux de bord
  
  

Compétences Comportementales

• Rigueur / Fiabilité
• Réactivité
• Sens relationnel
  
  

Pourquoi nous rejoindre?

Rejoindre l'université de Montpellier, c'est bénéficier de nombreux avantages dans une région qui offre un cadre de vie qualitatif.

> Dispositifs de développement des compétences : accès à une grande offre de formation, préparation aux concours internes

> Jusqu'à 56 jours de congés / an (pour un temps plein à 38h45)

> Temps de travail aménageable

> Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (selon les modalités de la charte de TT applicable à l'UM)

> Restauration collective

> Aide et prestations sociales

> Prise en charge partielle des abonnements au transport de la ville

> Accès aux activités sportives, culturelles et de loisirs de l'université

> Soutien à la parentalité : club de loisirs pour enfant, partenariat de crèches, jours enfant-malade

Avantages dépendant de la nature et la durée du contrat, des nécessités de services et des conditions d'éligibilité

Informations Complémentaires

Rémunération : de 2225 € à 2405 € brut mensuel, dont 180 € d'indemnité mensuelle des agents contractuels (prime)

Prise de poste : octobre 2024

Type de contrat : CDD de catégorie A

Durée du contrat : 12 mois

Clôture des candidatures : 20/09/2024