L’utilisation des Outils d’IA dans la Gestion de Projets Agiles
Dans un monde où l'agilité et la rapidité sont devenues des impératifs dans le développement de logiciels, l'intégration de l'intelligence artificielle (IA) dans les processus de gestion de projet agile ouvre de nouvelles perspectives fascinantes. Imaginez un outil capable de faire le refinement de vos 'user stories', d'optimiser la collaboration d'équipe et de réduire les délais de livraison – le tout avec une précision et une efficacité intéressantes. Dans cet article, nous nous prêtons au test de l’utilisation de l’IA dans nos process quotidiens, spécifiquement ChatGPT, et explorons comment elle peut transformer le refinement des 'user stories' dans les projets agiles.
L’IA : un allié indispensable pour affiner vos User Stories Agile ?
Dans les cérémonies agiles, et en particulier dans les sessions de backlog refinement et d’estimation des user stories, la référence est presque devenue systématique : « l’US n’est pas claire, il aurait fallu demander à ChatGPT ! ». Souvent en effet, sur des projets digitaux, les détails d’une user story mériteraient d’être enrichis et détaillés. Les critères d’acceptance ne sont pas toujours renseignés et l’US elle-même mériterait d’être redécoupée. L’implémentation de la fonctionnalité devient compliquée, voire chronophage pour les équipes de dev et pour les QA avec de nombreux allers-retours avec les business analysts et les product owners avant d’avoir tous les éléments permettant de livrer une fonctionnalité complète et apportant la valeur business attendue.
Nous avons donc pris les squads agiles au mot et fait l’exercice de passer une user story au scan de l’IA afin de voir ce que cela peut, ou ne peut pas encore, apporter en termes de qualité et de time to market. Pour ce test, nous avons utilisé une user story en cours d’implémentation par nos équipes afin de pouvoir identifier plus facilement les pistes intéressantes identifiées grâce à l’IA (et peut-être les manques, les zones d’ombres non éclaircies aussi).
Première étape indispensable : bien écrire ses « prompts »
Comment aider l’IA à générer du contenu de qualité
Afin de guider les réponses de l’IA, il est important d’établir un contexte. De la qualité des prompts rédigés viendra la pertinence des réponses apportées par l’IA. Finalement, de la même façon que lorsque nous rédigeons une user story nous donnons la valeur business (as…, I want… in order to…), nous allons effectuer la même opération afin de préciser à l’IA dans quel rôle elle doit se positionner pour que nous obtenions une réponse pertinente.
En effet, les points majeurs à retenir lorsque l’on souhaite utiliser l’IA resteront systématiquement les mêmes :
Par convention, il est recommandé d’utiliser le framework JICA lorsqu’on crée un prompt :
Utiliser ce système permettra d’obtenir des réponses plus précises, plus pertinentes et répondant de façon plus ciblée à notre besoin.
Utiliser plusieurs rôles agiles dans la construction d’une réponse pertinente
Le rôle du Business Analyst dans la recherche de détails
Pour réaliser notre test, nous commençons par nous positionner comme un business analyst qui reçoit une user story de la part d’un PO et a besoin de détails. Nous demandons donc à ChatGPT de se positionner comme un BA qui prépare une session de questions/réponses avec son PO et lui donnons le détail de l’US à clarifier. Après plusieurs essais, nous pouvons déterminer quelques règles complémentaires à utiliser pour obtenir des réponses valides à savoir :
Question posée : En tant que business analyst, le product owner te transmet une feature qui permet au client d’accéder à son espace personnel et de déposer ou télécharger des documents. Tu dois analyser cette story pour fournir des détails, des critères d’acceptance, des priorités, des risques et des dépendances, la valeur business et le modèle de données. La user story fournie par le PO est « en tant que client, je veux entrer dans mon compte personnel afin de déposer ou télécharger des documents ». Prépare une liste de questions pour la première interview avec le PO permettant de clarifier cette story.
Réponse obtenue :
Notre feedback : Ces questions sont en effet très pertinentes dans notre contexte. Les domaines de complexité, et points de friction principaux sont correctement identifiés. Il s’agit en effet d’un bon point de départ pour une discussion plus approfondie avec un PO. Nous avons donc poussé l’analyse en essayant d’obtenir davantage de user stories liées à notre feature initiale.
Utiliser les performances de ChatGPT pour générer des idées, des innovations
L’avantage principal de ChatGPT est d’apporter des suggestions d’innovation. Il est capable de se baser sur les tendances du marché, des benchmarks, des retours clients, des données sectorielles afin de proposer des idées supplémentaires.
C’est donc dans ce contexte que nous allons approfondir notre test en lui demandant d’apporter une valeur supplémentaire au client. Ici, il est important de préciser que nous utilisons le « chained prompting » (obtenir plusieurs contenus rattachés à une même requête en enchainant plusieurs demandes à la suite pour les préciser).
Question posée : Quelles user stories supplémentaires pourrions-nous envisager pour apporter davantage de valeur à l’utilisateur ?
Réponse obtenue :
Notre feedback : Si certaines propositions nous semblent loin du contexte évoqué initialement (ie : la dépose et le téléchargement de documents), elles sont toutes bien contextualisées et permettent à minima d’évoquer le sujet avec le PO pour valider ou éliminer ces besoins. Par exemple, on rentrera peu dans le détail de la story évoquant la personnalisation de l’espace personnel du client car ces aspects existent déjà par ailleurs. En revanche, il est intéressant de discuter avec le PO du besoin de notification, des filtres de recherche ou de la pré-visualisation (qui sont toutes des fonctionnalités effectivement attendues). Pour ce qui est de la qualité des US proposées par l’IA, la plupart sont en effet correctes d’un point de vue découpage, mais il y avait quelques exceptions. En termes de bonnes pratiques, il est toujours mieux de splitter chaque action dans une US différente afin de réduire les dépendances, la complexité et des critères d’acceptance flous. Cela permet également une meilleure estimation des story points et donne la possibilité de prioriser l’une ou l’autre des US séparément. Il aura fallu reformuler/relancer la demande plusieurs fois pour obtenir une liste d’US correctement splittées. Les pistes évoquées et moins pertinentes comme les pistes d’audit ou l’édition collaborative sont liées au fait que l’IA ne dispose pas dans notre première question d’un élément important : seul le propriétaire du compte dispose de ce droit de dépose/téléchargement de document. Un audit ou une édition collaborative ont donc moins de sens à ce stade de la fonctionnalité. Néanmoins ce sont des éléments intéressants à garder en tête dans le cadre d’une v2, et à discuter donc avec le métier sur un prochain PI.
Plus on précise et plus les réponses de l’IA deviennent pertinentes
Capitaliser sur la fonction auto-apprenante de l’IA
Dans le cadre de ce test, nous avons reformulé notre besoin en donnant cet élément de contexte supplémentaire et quelques autres éléments basés sur la réponse obtenue. Nous avons pu voir qu’à chaque fois que nous retestons le process, les réponses deviennent plus précises. Nous reformulons donc plusieurs fois afin d’obtenir le résultat suivant :
Question posée : Quelles user stories supplémentaires pourrions-nous envisager pour apporter davantage de valeur à l’utilisateur en tenant compte du fait que seul le rôle propriétaire peut déposer ou télécharger des documents, qu’il ne peut le faire que document par document via drag and drop avec des tags pour identifier les fichiers, et qu’il aura besoin de notification, de prévisualisation et de règles de contrôle sur le format et la taille des documents ?
Réponse obtenue :
Notre feedback : Ici, après 5 ou 6 reformulations successives, on obtient un set de user stories pertinentes pour notre cas d’usage. Bien que cela ne couvre pas à 100% le périmètre que nous avions en tête, c’est suffisamment pertinent pour poursuivre notre exercice jusqu’au bout en demandant cette fois de préciser les critères d’acceptance et de suggérer une priorisation.
Produire de la valeur sur les user stories
A ce stade du test, nous allons nous concentrer sur les points qui restent souvent perfectibles lors de l’écriture des user stories. Par exemple, les critères d’acceptation sont souvent trop peu détaillés, générant beaucoup d’allers-retours lors de la phase de QA, et beaucoup de tickets (bugs/évolutions) créés. Cela génère une charge supplémentaire non négligeable pour le projet et il est intéressant de voir ce que peut nous apporter l’IA sur ce type de problématiques.
Nous allons également demander à l’IA de prioriser la liste des user stories qui ont été générées. Ainsi, nous essayons de tirer profit de la capacité de l’IA à identifier facilement les connexions, adhérences, contraintes inhérentes à la priorisation.
Question posée : Priorise ces stories ainsi que la story initiale afin d’éviter les dépendances et de maximiser la valeur business. Ecris des critères d’acceptance pour chaque story.
Priorisation proposée par l’IA :
1. Story initiale :
En tant que client, je souhaite accéder à mon espace personnel pour déposer ou télécharger des documents.
2. Stories additionnelles apportant une valeur business supplémentaire :
En tant que propriétaire, je souhaite recevoir des notifications en temps réel lorsqu'un chargement ou un téléchargement de document est terminé.
En tant que propriétaire, je souhaite avoir la possibilité de définir les préférences pour les balises par défaut.
Recommandé par LinkedIn
En tant que propriétaire, je souhaite pouvoir prévisualiser les documents directement dans l'application avant de confirmer l'upload ou le téléchargement.
En tant que propriétaire, je souhaite que le système effectue des vérifications automatiques des types de documents lors du téléchargement.
En tant que propriétaire, je souhaite que le système vérifie la taille des documents lors du chargement.
En tant que propriétaire, je souhaite pouvoir définir des balises spécifiques pendant le processus de glisser-déposer.
En tant que propriétaire, je souhaite pouvoir personnaliser les paramètres de notification.
En tant que propriétaire, je souhaite disposer d'une fonctionnalité permettant de suivre et d'afficher facilement l'historique des téléchargements et des téléchargements de documents.
En tant que propriétaire, je souhaite pouvoir restreindre les téléchargements de documents en fonction des rôles ou des autorisations des utilisateurs.
En tant que propriétaire, je souhaite un tableau de bord récapitulant les statistiques des documents.
En tant que propriétaire, je souhaite pouvoir mettre à jour ou modifier facilement les balises du document après le téléchargement initial.
En tant que propriétaire, je souhaite recevoir des notifications en cas d'échec de chargement ou de téléchargement.
Critères d'acceptation proposés par l’IA :
Critères d'acceptation pour les stories additionnelles :
1. En tant que propriétaire, je souhaite recevoir des notifications en temps réel lorsqu'un téléchargement de document est terminé.
2. En tant que propriétaire, je souhaite pouvoir définir les préférences pour les balises par défaut.
3. En tant que propriétaire, je souhaite pouvoir prévisualiser les documents directement dans l'application avant de confirmer l'upload ou le téléchargement.
4. En tant que propriétaire, je souhaite que le système effectue des vérifications automatiques des types de documents lors du téléchargement.
5. En tant que propriétaire, je souhaite que le système vérifie la taille des documents lors du téléchargement.
6. En tant que propriétaire, je souhaite pouvoir définir des balises spécifiques pendant le processus de glisser-déposer.
7. En tant que propriétaire, je souhaite pouvoir personnaliser les paramètres de notification.
8. En tant que propriétaire, je souhaite disposer d'une fonctionnalité permettant de suivre et d'afficher facilement l'historique des chargements et des téléchargements de documents.
9. En tant que propriétaire, je souhaite pouvoir restreindre les téléchargements de documents en fonction des rôles ou des autorisations des utilisateurs.
10. En tant que propriétaire, je souhaite un tableau de bord résumant les statistiques des documents.
11. En tant que propriétaire, je souhaite pouvoir mettre à jour ou modifier facilement les balises du document après le téléchargement initial.
12. En tant que propriétaire, je souhaite recevoir des notifications en cas d'échec de chargement ou de téléchargement.
Notre feedback : En termes de priorisation, certains choix nous semblent discutables. Par exemple, la notification d’un nouveau document a une priorité élevée, mais la notification du statut d’avancement d’un chargement (éventuellement un échec) a une priorité faible. Cela nous semble peu cohérent et méritera d’être retravaillé par un BA/PO. Il serait aussi possible de réécrire un prompt précisant pourquoi la priorisation proposée ne nous semble pas cohérente (en donnant des éléments tangibles) et voir ce qu’une nouvelle priorisation génèrerait.
Quant aux critères d’acceptation, si le contenu semble pertinent, certaines formulations ne sont pas suffisantes pour un travail correct avec la QA. Par exemple, sur les critères de l’US 10, il est précisé « Le tableau de bord offre un aperçu clair et visuellement attrayant. ». Ce critère est trop subjectif pour en faire un critère valide. Néanmoins, ces critères donnent une bonne base pour pouvoir être ensuite enrichis avant de passer en QA.
Après une journée complète de tests et d'expérimentations avec ChatGPT, nous avons découvert que l'IA peut être un partenaire intéressant dans le refinement des user stories et l'amélioration de la gestion de projet agile. Bien que l'IA ne remplace pas l'expertise humaine, elle se révèle être un assistant formidable, capable de générer des idées neuves et de mettre en lumière des perspectives inattendues. Cet outil peut considérablement enrichir notre façon de travailler, nous aidant à créer des solutions plus précises et plus efficaces. Nous sommes impatients d'explorer d'autres domaines de la gestion de projet où l'IA pourrait apporter une valeur ajoutée significative. En tant que professionnels de l'agilité, nous sommes à l'aube d'une ère passionnante où l'IA et l'humain collaborent pour atteindre des sommets de performance et d'innovation.
Pour aller plus loin :
Project Manager Officer & Product Owner, certifié PSM™ I, PO & Design Thinking
2 moisArticle très intéressant, et très formateur. Merci pour cet échange de qualité !
Directrice des Ressources Humaines chez Astrelya
2 moisArticle très intéressant et beaucoup d'informations partagées. Top Bénédicte Rondet 👌
Business Manager IT - Astrelya
2 moisTrès intéressant, et très complet ! Merci pour le partage Bénédicte Rondet !