Koronaviruksen myötä yhä useampi työntekijä on jäänyt tekemään töitä kotoa käsin. Näiden vinkkien avulla voit suoriutua arkisista työtehtävistä mahdollisimman normaalisti. Allekirjoittanut on tehnyt etätöitä viimeiset kaksi vuotta, joten matkan varrelta on tarttunut mukaan paljon hyödyllisiä oppeja.
Yhä useampi työntekijä tarvitsee työhönsä vain kannettavan tietokoneen ja internetyhteyden. Etätyöskentely onkin usein hyvä vaihtoehto keskittymistä vaativiin tehtäviin tai vähentämään työmatkoihin kuluvaa aikaa, jos asut kaukana työpaikastasi.
Etätyö kuulostaa helpolta, mutta sen käytännön toteutus ei suju aina aivan suunnitellusti. Videopuhelut pätkivät, lapset kinastelevat taustalla tai et saa mukavaa asentoa työpöydäksi improvisoidun ruokapöydän ääressä.
Ihannetilanteessa kotonasi on erillinen työhuone, jossa on ergonominen työtuoli ja riittävän suuri työpöytä. Kaikilla ei ole kuitenkaan ylimääräistä tilaa, jonka voisi pyhittää pelkälle työskentelylle. Siinäkään tapauksessa ei silti kannata romahtaa läppärin kanssa sohvalle, vaan käyttää ripaus luovuutta mukavan työtilan loihtimiseksi.
Tässä täyspäiväisesti etätöitä tekevän toimittaja-yrittäjän vinkit kotitoimistoon:
1. Tila
Suosittelen varaamaan kodistasi yhden tilan töiden tekemiseen. Paras vaihtoehto on varsinainen työhuone, tai vähintään työpöytä ja -tuoli olohuoneen nurkassa. Kaikkein tärkeintä on kuitenkin, että olet määrittänyt tilan vain työntekoon.
Siirtyminen etätyöskentelyyn on helpompaa, kun jatkat toimistosta tuttuja rutiineja. Siksi aivot on helpompi virittää työskentelyyn, jos töitä tehdään aina tietyssä paikassa. Kun istut pöydän ääreen, aivosi ymmärtävät, että "olet töissä".
Jos teet etätöitä jatkuvasti, suosittelen hankkimaan riittävän suuren työpöydän, joka on sopivalla korkeudella omaan pituuteesi nähden. Pöydän on myös hyvä olla riittävän vankka, ettei se heilu kirjoittaessasi näppäimistöllä. Jos haluat liikkua päivän aikana, suosittelen harkitsemaan sähköllä tai kammella säädettävää pöytää, jota saa vaihdettua seisoma- ja istuma-asennon välillä pitkin päivää.
Kaikkien tarvittavien työvälineiden on hyvä olla käden ulottuvilla. Jos siis tarvitset työssäsi muutakin kuin pelkkää tietokonetta, hanki työpöytäsi alle laatikostoja, ripusta seinälle hyllyjä tai hanki pöydällesi säilytyslaatikoita. Näin et joudu käyttämään aikaasi työkalujen etsimiseen.
2. Istuminen (ja sen välttäminen)
Jos työskentely kotona on säännöllistä, on syytä satsata muutama satanen hyvään työtuoliin. Hyvä ergonomia on tärkeää, jotta vältyt niska- ja selkäkivuilta. Kaiken lisäksi laadukas työtuoli on sijoitus, joka kestää vuosien ajan. Sama tuoli näkee nimittäin elinaikanaan varsin monta kannettavaa tietokonetta, ulkoista näyttöä ja tulostinta.
Omaan työskentelyasentoon kannattaa kiinnittää huomiota, jotta ryhti ei pääse lysähtämään päivän aikana. Suosittelen myös hankkimaan ulkoisen näytön, jotta et joudu kykkimään kannettavan ääressä kuin Notre Damen kellonsoittaja. Toinen vaihtoehto on hankkia jalusta kannettavalle tietokoneelle, jotta saat nostettua sen lähemmäs silmiesi tasoa.
Harva meistä istuu toimistolla neljää tuntia putkeen, joten muista pitää taukoja myös kotona. Voit käydä kävelemässä korttelin ympäri, hakea välipalaa keittiöstä tai vaikka tehdä pieniä lihaskuntoharjoituksia työpäivän lomassa. Puhelinpalaverin aikanakaan ei ole välttämättä pakko istua koneen ääressä.
3. Verkkoyhteydet
Suomessa on ehkäpä maailman parhaat mobiiliverkot ja laajakaistayhteydet. Lisäksi taskustasi löytyy todennäköisesti älypuhelin, josta voit jakaa rajatonta mobiiliyhteyttäsi. Nopean ja vakaan verkkoyhteyden löytäminen on siis harvoin suuri ongelma.
Kotona kaikkein kätevintä on käyttää langatonta verkkoa. Kuukausihinta riippuu asumisratkaisustasi ja tarvitsemastasi nopeudesta, mutta yleisesti ottaen saat riittävän nopean verkkoyhteyden jo 10–20 eurolla kuukaudessa. Suosittelen työntekoon 100 Mbit/s:n verkkoyhteyttä, jotta videopuhelut toimivat ongelmitta.
Kannattaa myös varmistaa, että reitittimesi on päivitetty viime vuosien aikana, jotta se ei muodostu pullonkaulaksi muuten nopealle verkkoyhteydelle. Pidä myös huolta, että reititin on sijoitettu lähelle työpistettäsi, jotta yhteys ei takkuile. Jos asut omakotitalossa tai suuressa asunnossa, suosittelen harkitsemaan mesh-reititintä perinteisen reitittimen sijaan.
Erityisesti haja-asutusalueella ja omakotitaloissa mobiililaajakaista voi olla halvempi vaihtoehto kuin vaikkapa nopean valokuituyhteyden vetäminen. Mobiililaajakaistojen nopeuksiin kannattaa kuitenkin perehtyä ennen ostamista, ettei matkalle satu ikäviä yllätyksiä. Voit tarkistaa operaattoreiden kuuluvuudet näistä linkeistä: Elisa | Telia | DNA.
4. Laitteet ja ohjelmisto
Tarvitsemasi työvälineet ja ohjelmistot riippuvat täysin omasta alastasi, ja tiedät todennäköisesti jo valmiiksi, mitä tarvitset oman työsi tekemiseen. Kokosin kuitenkin yleisimmät huomiot toimistotyöhön.
Pystyt todennäköisesti tekemään suurimman osan töistäsi samalla kannettavalla, jota käytät työpaikallasi. Saatat kuitenkin tarvita muutamia käytännöllisiä lisätarvikkeita, kuten tulostinta, ulkoista hiirtä tai näppäimistöä. Viihtyvyyden lisäämiseksi kannattaa harkita myös esimerkiksi kaapelikouruja johtojen piilottamiseksi.
Työnantajasi tarjoaa käyttöösi todennäköisesti kaikki tarvittavat ohjelmistot, mutta on syytä varmistaa, että sinulla on kaikki käyttöoikeudet myös kotiverkossasi. Toimisto-ohjelmien ja oman alan erikoisohjelmien lisäksi kannattaa panostaa myös kunnolliseen videopuhelusovellukseen, jotta yhteydenpito kollegoihin sujuu ongelmitta.
Muista pitää huolta myös tietoturvasta laadukkaalla virustorjuntaohjelmalla sekä VPN-palvelulla.
5. Pidä huolta myös itsestäsi
Voit tuhlata kuinka paljon rahaa hyvänsä erilaisiin työvälineisiin, mutta ei kannata unohtaa myöskään oman työhyvinvoinnin merkitystä. Kun olet yksin kotona ilman sosiaalisia kontakteja, kannattaa muistaa pitää yhteyttä työkavereihin muissakin kuin työasioissa. Vapaamuotoiset keskustelut kollegoiden kanssa auttavat kaikkia jaksamaan ja piristävät päivää. Pidä myös huolta, että sinulla on kotonasi hyvää kahvia tai teetä ja terveellistä evästä.
Vaikka teet töitä kotonasi, pyri erottamaan työ- ja vapaa-aika. Aloita työt tiettyyn aikaan ja lopeta ne samaan tapaan kuin lopettaisit konttorillakin. Pyhitä työpisteesi ainoastaan työskentelyyn, jos se on kotonasi mahdollista. Moni etätyöntekijä aloittaa työpäivänsä kävelemällä lyhyen lenkin "työmatkana" tai vaihtaa päälle siistimmät työvaatteet. Tärkeintä on löytää omat rutiinit, jotka helpottavat työpäivän kulkua.
