Dari kursus: Dasar-Dasar Manajemen Proyek

Menjalankan rapat yang efektif

Dari kursus: Dasar-Dasar Manajemen Proyek

Mulai uji coba gratis 1 bulan

Menjalankan rapat yang efektif

“

- Rapat menghabiskan waktu dan energi yang dapat digunakan orang untuk menyelesaikan sesuatu. Dan karena rapat melibatkan beberapa orang, biayanya lebih mahal daripada pekerjaan lainnya. Namun terkadang, itu adalah cara terbaik untuk bekerja dan berkomunikasi. Jika Anda mengadakan rapat, buatlah itu berarti. Langkah pertama untuk rapat yang produktif adalah mengetahui apa yang ingin Anda capai. Identifikasi tujuan rapat, dan hasil yang Anda butuhkan, seperti persetujuan untuk melanjutkan, atau untuk menyelesaikan masalah. Buat agenda, dengan begitu Anda dapat memastikan untuk mencakup setiap item. Anda dapat terus berdiskusi tentang topik, dan Anda akan memiliki kesempatan bertarung untuk menyelesaikan rapat tepat waktu. Pada agenda, cantumkan topik diskusi. Jangan lupa untuk menyertakan perkiraan waktu Anda untuk setiap topik. Semakin banyak orang yang Anda miliki dalam rapat, semakin sulit untuk menyelesaikan sesuatu. Itulah mengapa langkah ketiga adalah membatasi peserta pada orang-orang yang Anda butuhkan untuk mencapai tujuan Anda. Juga, beri peserta kesempatan untuk bersiap. Jadwalkan rapat saat sesuai untuk mereka, dan kirim undangan rapat dan materi sebelumnya. Misalnya, jika Anda ingin pemangku kepentingan menyetujui rencana yang direvisi, kirim permintaan rapat dan rencana sebelum rapat. Mulai dan selesaikan rapat tepat waktu, meskipun semua peserta tidak ada di sana. Jadilah kuat. Jangan mundur ketika orang datang terlambat, itu hanya memperkuat perilaku kasar mereka. Fasilitasi rapat agar semua orang tetap fokus pada tujuan rapat. Sebagai manajer proyek, Anda memiliki banyak hal yang harus dilakukan dalam rapat. Mintalah orang lain untuk menjadi fasilitator. Fasilitator memulai pertemuan dengan pengantar singkat, tujuan rapat, topik agenda, peserta, dan aturan dasar interaksi. Fasilitator dapat membujuk orang untuk berpartisipasi, atau, jika diskusi mulai keluar jalur, mereka dapat membingungkannya kembali pada topik. Misalnya, dengan menambahkan topik ke tempat parkir untuk ditangani nanti. Terakhir, buat catatan rapat yang baik. Bagaimana lagi Anda akan mengingat keputusan, item tindakan, dan siapa yang bertanggung jawab atas mereka? Selama rapat, seseorang dapat mendokumentasikan item di papan tulis, atau flip chart. Jika memungkinkan, tunjuk orang lain untuk menjadi juru tulis. Setelah rapat, Anda dapat mengedit catatan untuk menekankan item tindakan, siapa yang bertanggung jawab atas mereka, dan kapan jatuh tempo. Distribusikan catatan kepada peserta dan siapa pun yang perlu mengetahuinya. Jika Anda menjalankan rapat yang efektif, proyek Anda akan berjalan lebih lancar, dan Anda pasti akan memenangkan kontes popularitas di tempat kerja. Beri diri Anda awal yang lebih baik. Untuk latihan, buat daftar periksa hal-hal yang harus dilakukan sebelum Anda mengadakan rapat.

Konten