Leggere newsletter è un lavoro

Siccome ne ho accennato qui su LinkedIn, ho pensato potesse essere utile a qualcuno conoscere meglio il metodo con cui gestisco le newsletter che ricevo. È un processo di organizzazione che ha due obiettivi:

1. evitare il sovraccarico di informazioni e la conseguente sensazione di esserne sopraffatta;
2. ridurre il superfluo e la confusione nelle mie inbox, condizione propedeutica a evitare le distrazioni mentre lavoro.

Come tratto le newsletter commerciali

Per intenderci, le newsletter commerciali per me sono quelle che ricevo sul mio indirizzo email privato, arrivano solo dai negozi e dai marchi da cui compro abitualmente e al momento sono 12.

Gestirle è semplice, una volta ogni due giorni scorro velocemente i messaggi e li cancello, a meno che in quel momento io non stia considerando un acquisto dei prodotti proposti.

Se contengono un codice sconto con scadenza a lungo termine li lascio nella inbox, ma li segnalo come importanti.

Cosa faccio con le newsletter professionali

Considero invece newsletter professionali tutte quelle a cui mi sono iscritta per restare informata su aspetti del mio lavoro e dei settori che mi interessano, per imparare qualcosa e per scoprire nuove opportunità. Insomma, quelle che fanno parte della mia sfera professionale.

Ricevo questo secondo tipo di messaggi sull'account 'info' del mio dominio, e ho impostato un filtro Gmail che li archivia appena arrivati in un'apposita cartella. In questo modo non si mescolano alle email di lavoro nella inbox principale.

Come leggo le newsletter

Una volta ogni due giorni circa metto in agenda trenta minuti di lettura newsletter. Sono trenta minuti cronometrati, con tanto di timer per ricordarmi quando smettere, in cui leggo le email in ordine sparso e prendo appunti:

• Le newsletter che contengono soprattutto liste di articoli di magazine e blog, di solito le scorro rapidamente, aprendo solo i link che penso possano interessarmi. Gli articoli che meritano di essere conservati li archivio in Evernote (usando il Web Clipper) nei taccuini dei progetti per cui può servirmi citarli o usarli (newsletter, blog, progetti particolari, ecc.);
• Le newsletter discorsive e argomentative le leggo subito e fino in fondo. Se contengono link, li apro per leggerli in un secondo momento (e li tratto come descritto qui sopra), se leggo frasi che mi colpiscono particolarmente le salvo come citazione completa su una nota Evernote dedicata alle citazioni, di nuovo nel taccuino del progetto in cui può essermi utile.

Una volta letto il messaggio e salvato il contenuto che ritengo possa tornarmi utile, cancello il messaggio.

Le uniche newsletter che conservo sono quelle che mi colpiscono particolarmente da un punto di vista tecnico di email marketing, quindi per come sono scritte, impostate, e/o organizzate graficamente. Questi messaggi vengono archiviati in una cartella dell'account email che ho chiamato 'Reference NL'. Quando devo progettare una campagna di email marketing o una newsletter per me o per dei clienti attingo a questa cartella prima ancora che ad articoli in giro per la rete.

Quando e perché clicco Unsubscribe

Di solito ad agosto e a dicembre faccio una rapida revisione dei contenuti che ricevo e avvio una massiva campagna di Unsubscribe da tutte le newsletter che non sono più allineate con i miei obiettivi professionali.

Mi capita spesso di prendere lunghe pause da newsletter pur interessantissime ma che non ho voglia o non mi serve leggere per un lungo periodo. Così non le vedo impilarsi nella cartella e formare clutter.

Poi ovviamente mi disiscrivo da tutte le newsletter che al terzo/quarto invio ancora non contengono contenuti per me interessanti/utili/piacevoli da leggere.

Infine ci sono due generi di newsletter che non riesco proprio a leggere, quindi appena mi rendo conto di essermi iscritta annullo l'iscrizione. Sono quelle in cui la cifra stilistica principale di chi scrive è la retorica, e quelle che contengono troppi link. Le prime mi irritano (ognuno ha le proprie idiosincrasie) e le seconde mi mettono ansia.

Sono certa che ci sono decine di altri processi organizzativi per trarre il massimo dalla ricezione di newsletter, questo è quello che funziona per me 😊