Smart Working e flessibilità nelle agenzie di eventi: un nuovo modello di lavoro.

Le agenzie di eventi hanno storicamente operato con un forte legame al lavoro in presenza. La natura stessa degli eventi richiede una supervisione diretta, un coordinamento immediato e una gestione on-site per garantire che tutto si svolga nei tempi e nelle modalità previste. Tuttavia, con l’introduzione del lavoro remoto durante la pandemia e la crescente diffusione delle tecnologie digitali, anche il settore degli eventi ha dovuto rivedere i propri paradigmi. Lo smart working si è rivelato una risposta utile per continuare a operare in modo efficiente, riducendo i costi operativi e dando ai dipendenti maggiore autonomia.

Il passaggio allo smart working è avvenuto gradualmente, con una forte accelerazione durante la pandemia. Le agenzie di eventi si sono adattate a questa nuova realtà implementando strumenti digitali che hanno permesso di gestire le attività a distanza, come ad esempio software di gestione progetti in team e videoconferenze

Ma quali sono i benefici?

1. Maggiore produttività: molti dipendenti si sono trovati in grado di lavorare in modo più concentrato, senza le distrazioni tipiche di un ufficio affollato. Inoltre, l’eliminazione del pendolarismo ha consentito di guadagnare tempo da dedicare al lavoro o al miglioramento delle proprie competenze.
2. Migliore bilanciamento tra vita privata e professionale: ha avuto un impatto positivo sulla qualità del lavoro e sulla creatività, essenziali nel settore degli eventi.
3. Riduzione dei costi operativi: legati agli spazi fisici, alla gestione degli uffici e ad altre spese generali. Questi risparmi possono essere reinvestiti in innovazione, formazione e sviluppo di nuovi servizi.
4. Attrarre talenti: le agenzie di eventi sono diventate più attrattive per i talenti. Questo consente alle agenzie di ampliare il proprio pool di candidati e di trovare professionisti altamente qualificati, anche residenti in località non per forza prossime agli uffici dell’agenzia. 

Ma quali sono le sfide da affrontare?

1. Difficoltà nella gestione logistica e on-site: alcuni aspetti del lavoro nell’organizzazione di eventi, come la supervisione sul campo e il coordinamento degli allestimenti, non sono facilmente riproducibili da remoto.
2. Mantenere la coesione del team: la collaborazione a distanza richiede nuove modalità di comunicazione per mantenere un buon spirito di squadra, rafforzare il legame tra colleghi e favorire l’innovazione.
3. Gestire il diverso approccio verso i clienti: molti clienti potrebbero essere abituati alla gestione tradizionale. E’ fondamentale educare i propri clienti nel comprendere i benefici della flessibilità, garantendo comunque la stessa qualità del servizio.

CONCLUSIONE

Il futuro delle agenzie di eventi sembra essere orientato verso una combinazione di lavoro in presenza e lavoro remoto, con un modello ibrido che permette di ottenere il meglio di entrambi i mondi. L’on-site rimarrà cruciale per la gestione pratica degli eventi, ma il lavoro da remoto può essere utilizzato per tutte le fasi di progettazione, pianificazione e comunicazione. Questo approccio ibrido consente alle agenzie di eventi di rimanere competitive, di rispondere alle esigenze dei collaboratori e dei clienti, e di innovare nel settore.