4 punti per ripartire al meglio con i tuoi collaboratori

Coinvolgimento, Formazione, Potenziamento, Esercizio

Come Studio e Professionista, in questi ultimi 12 anni dal 2008 al 2020 hai resisto:

• alla crisi finanziaria del 2008 di Lehman Brothers
• a quella del 2011 dei debiti sovrani
• alla 2018 con l'introduzione della fatturazione elettronica
• e per finire, ci auguriamo, la pandemia del 2020.

Diciamo che non ti sei e non ci siamo fatti mancare nulla da un punto di vista di sfide, di imprevisti, di shock, di incertezze. Nel frattempo la tecnologia ti ha dato anche un modo nuovo di lavorare, pensiamo allo Smart Working, al lavoro remoto, ai webinar, a Zoom, a Teams, come avremmo potuto senza il Cloud Computing, o se la pandemia fosse successa 5 anni fa, beh la tecnologia ci ha dato veramente una grossa mano

E in tutto questo i tuoi dipendenti sono rimasti con te.

Hai capito che niente sarà più come prima, e quindi ti sei fatto un'idea di come sarà, dove sarai e quale ruolo vuoi per te e per il tuo Studio nella prossima decade 2021-2030. Certo può spaventare, o magari hai già preso una decisione, ma ne hai parlato e condiviso le tue idee, progetti e paure con i tuoi dipendenti di quello che sarà il tuo e il loro futuro?

Le persone che lavorano in Studio sono chiamate ad abbandonare le funzioni manuali se vogliamo traghettare attraverso la Digital Transformation lo Studio Tradizionale verso un modello di Studio Digitale, o come si dice in questi ultimi mesi : Anti fragile e Resiliente

Primo!: parti dalle persone del tuo Studio

Sono loro la Cultura dello Studio, vanno valorizzati e rappresentati al di fuori dello Studio, li dobbiamo trattare come trattiamo i nostri clienti! 

Ti racconto una storia del 1931, la costruzione dell'Empire State Building

L’Empire State Building è stato costruito in soli 13 mesi, e ciò ha comportato lo smantellamento dell’hotel Waldorf-Astoria. Paul Starrett, il costruttore, trattava piuttosto bene i suoi operai secondo gli standard dell’epoca, prestando molta attenzione alla sicurezza e pagando i dipendenti nei giorni in cui c’era troppo vento per lavorare. Il salario giornaliero era più del doppio del solito e sul cantiere venivano forniti pasti caldi.

Il concetto è noto adesso ai tempi nostri come “salario di efficienza”. Le organizzazioni che compensano bene i lavoratori e li trattano in modo equo possono attrarre personale migliore e più motivato. A differenza della maggior parte dei progetti di costruzione, l’Empire State Building aveva un basso turnover del personale, e i lavoratori suggerivano miglioramenti della produttività, come la costruzione di una linea ferroviaria in miniatura per portare i mattoni in cantiere. Ma Starrett non è stato ingenuamente generoso; ha assunto dei contabili per pattugliare i lavori, controllando che tutti i materiali fossero contabilizzati, e la presenza del personale era registrata quattro volte al giorno.

Coinvolgimento  

Il percorso che uno Studio deve affrontare nella Digital Transformation può essere complesso, complicato, ad ostacoli, ma non può essere a “STRASCICO”: intendo dire che non deve accadere che il titolare decide, magari perché si sente in difficoltà, perchè il periodo ci fa sentire un senso di urgenza di cambiamento per stare a galla, perché ha sentito qualcuno che lo ha fatto, o perché qualche "copy-writer di citazioni e slide da convegno" gli viene detto che è necessario per la sua sopravvivenza.  

Iniziare un percorso sperando che qualcuno ti segua è il primo passo verso l’insuccesso. 

L'errore più grande che si può fare è il mancato coinvolgimento dei propri collaboratori, del proprio staff. La buona riuscita e i risultati si ottengono grazie alla tua visione, ma a realizzarlo saranno loro: il tuo staff, il tuo team, 

non un gruppo di lavoro, ma una squadra con obiettivi ben chiari da raggiungere,

che hanno significati molto diversi. 

Non bisogna mai dimenticare che i primi clienti di uno STUDIO sono i TUOI collaboratori interni e che un indicatore molto importante per sapere se uno studio gode di buona salute è proprio la soddisfazione dei propri dipendenti.  I collaboratori sono il primo touch point con i tuoi clienti aziende. Costruire la fidelizzazione dei nostri clienti finali sarà molto più facile se riusciamo a fidelizzare per primi i nostri collaboratori.  

È difficile quantificare l’impatto che collaboratori insoddisfatti possono avere sui clienti di uno STUDIO, ma è sicuro che un atteggiamento positivo da parte dei collaboratori, il rispetto, la cortesia e il calore che utilizzano nella gestione della relazione con i clienti aiuti moltissimo a migliorare i rapporti tra questi e l’organizzazione stessa.  

Quando un collaboratore non è soddisfatto il problema ricade, necessariamente, sui vertici dello Studio. Ci si è assicurati, ad esempio, che la persona in questione sapesse esattamente cosa ci si aspetta da lei? Le è stato comunicato se stava rispettando le aspettative oppure no e cosa fare per migliorare, eventualmente offrendole tutto il supporto e l’aiuto necessari per affrontare il cambiamento?  

Hai mai pensato di fare periodicamente dei workshop (non riunioni) con i tuoi collaboratori dove co-disegnate e pensate insieme il tuo Studio Digitale, mettendo per iscritto i primi passi da fare, scrivendo la prima "carta" dello Studio? 

Oggi più che mai non basta uno stipendio, ma serve dare una direzione: le persone vogliono sentirsi parte di qualcosa. Rilevare e mantenere costantemente, mediante analisi o colloqui periodici, la soddisfazione dei collaboratori porta i seguenti vantaggi:  

• Migliora la fedeltà dei collaboratori;  
• Porta i collaboratori a reagire velocemente alle sollecitazioni dei clienti dello Studio 
• Metabolizzano prima del titolare le esigenze e le insoddisfazioni del cliente  
• Contribuisce alla crescita, all’evoluzione dello Studio 
• Ultimo, ma anche il più importante, riduce i costi legati al turnover

Formazione  

Se il titolare di Studio ha una visione e degli obiettivi ben precisi, ma quando si gira indietro vede il vuoto di sé, sarà difficile raggiungerli. Incontro spesso molti studi che investono tempo, energie e risorse economiche nella definizione di ruoli e responsabilità, chiamando fior fiori di consulenti,

• ma quanto investono nel gestire attivamente lo sviluppo delle competenze?
• Oppure si preoccupano di tracciare ogni anno un percorso di sviluppo personale e crescita professionale? Coltivare la loro crescita nel corso del tempo può offrire enormi benefici. 

Nel corso degli incontri di brainstorming che tengo con i collaboratori di studio, cresce sempre di più l’esigenza, da parte dei dipendenti: 

• Di avere la governance degli strumenti, per avere maggiore controllo sui processi 
• Di avere aggiornamenti costanti sulle tecnologie  
• Di partecipare a corsi di crescita professionale, non solo fiscale e amministrativa, ma di gestione e organizzazione, di management dello Studio, in modo da sentirsi attore attivo nell’evoluzione dello studio.
• Negli eventi si trovano principalmente i titolari di studio e pochissimi collaboratori, mentre sono convinto che entrambi debbano crescere parallelamente
• Di essere responsabilizzati a risolvere i problemi, anche sbagliando e "guidandoli" a correggere gli errori

Puntare sulla formazione aumenta anche l’autonomia del team a gestire i processi e prendere decisioni, permettendo a sua volta ai professionisti di dedicarsi ad attività a maggior valore. 

Potenziamento 

Una delle maggiori sfide che gli Studi devono affrontare lungo il loro cammino di trasformazione digitale è potenziare le skill e la mentalità dei propri collaboratori, mentalità che serve per l'innovazione. L'innovazione è spesso limitata quando il team dei collaboratori di Studio non sono abilitate a operare al di fuori del loro lavoro quotidiano, fermandosi alla consegna della scadenza e dell’adempimento.  

La cultura digitale impone di saper lavorare in team per poter essere produttivi e governare i processi, perciò tendo a privilegiare la valorizzazione delle risorse interne, formandole e ampliando le loro competenze. 

Se accresciamo le skill dei nostri collaboratori, consentendo l'accesso e la gestione dei dati, a un livello più alto di analisi dati e di contabilità analitica (facendo solo qualche esempio) possiamo accelerare la produzione e la consegna. 

Una stima dell’Osservatorio del Politecnico di Milano ha rilevato che esiste la consapevolezza negli stessi lavoratori, e che nei prossimi 2 anni il 41% dei lavoratori crede che dovrà sviluppare le proprie skill. Quindi è importante che il primo passo lo faccia il Professionista, il titolare di Studio, che deve mettersi in gioco modificando il proprio approccio sui collaboratori.

Ultimamente si nota un proliferare di video e tutorial degli Studi Professionali come mezzo di informazione e brand reputation, ma quasi il 99% è fatto e registrato dal titolare di Studio. Questo è classico delle organizzazioni tradizionali con organigramma verticale, ma si sa che ha poco a che fare con la Digital Transformation, nella quale si predilige un'organizzazione più orizzontale. Perché non sono i nostri collaboratori a registrarli? In questo modo: 

• Aumenteresti la loro autostima  
• Aumenteresti la loro autonomia  
• Non saresti l’unico punto di contatto di valore dello Studio 
• I tuoi clienti ti percepirebbero come un'organizzazione, aumentando così il valore del tuo Studio  
• Potresti creare un calendario e un piano editoriale molto più ampio, perché da solo non puoi far tutto
• Accorceresti la distanza tra il cliente e lo studio 

I dipendenti sono generalmente più felici se hanno l’autonomia e gli strumenti necessari per fare il loro lavoro. E quando i dipendenti sono più felici sul posto di lavoro migliora la soddisfazione del cliente/azienda e i benefici del business dello studio.

Esercizio come Strategia

Come dicevo nel capitolo del coinvolgimento, evita il metodo a "strascico", non funziona più che strategia, ti consiglio un esercizio che ho trovato utile nella mia azienda, identifica

• chi tra i tuoi collaboratori tiene davvero alla tua crescita professionale e dello studio, ma non intendo in termini di fatturato, stila un elenco, devi essere coraggioso e sincero
• ringraziali e pensa qualcosa che puoi fare tu, per aiutare la loro crescita
• scrivi 3 collaboratori con cui fare un team e segna in agenda una volta alla settimana un incontro, le prime colte se possibile in presenza, di aggiornamento sulle attività, sulle strategie da mettere in atto, e sui risultati e sulle idee che possono nascere dal confronto e incontro
• poi una volta ogni mese o 2 mesi organizza un incontro (fisico o virtuale) con gli altri colleghi e collaboratori per raccontare a tutto lo studio cosa avete pensato e come e' andata
• ti stupirai dei risultati che otterrai, i tuoi stessi collaboratori saranno i tuoi Ambassador per coinvolgere tutto lo studio

Buon esercizio e Buon Anno